# Checkliste für die Offsite-Planung | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/de/leitfaeden/offsite-checkliste/ Planen Sie Ziele, Ort, Budget, Dienstleister und Programm Ihres Team-Offsites. Nutzen Sie die Online-Checkliste vor dem Briefing. Ressourcen/Offsite-Checkliste Der Leitfaden · Team-Offsites # Ihre Checkliste für das Team-Offsite. Ein Ort, an dem Menschen gern zusammenkommen. Ein Programm für Ihre Ziele. Praktische Orientierung für Entscheidungen: Schritt für Schritt mit Ihren bestehenden Entscheidungen und offenen Fragen. Die Checkliste durchgehen↗Mein Briefing vorbereiten Ihre Begegnungen, Ihre Begleitung ## Ihr Offsite, Schritt für Schritt Ein Leitfaden für Ziele, Teilnehmer und Dienstleister vor Ihrer Angebotsanfrage. BME übernimmt die persönliche Betreuung. Sourcing Force ist Einkaufssoftware, die Ihr ERP oder S2P ergänzt. AusgangspunktFünf SchritteEin BeispielNächste SchritteFAQ 01 · Ausgangspunkt ## Beginnen Sie, bevor jedes Detail feststeht. Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung Ihres Offsites. Sammeln Sie je Schritt bekannte Angaben und noch zu bestätigende Punkte. Ort, Dienstleister oder Angebot bereits vorhanden? Behalten Sie diese Angaben. Ihr Bedarf kann eine einzelne Leistung betreffen: Catering, Aktivitäten, Unterkunft, Technik oder Koordination. 02 · Fünf Schritte ## Vom ersten Ziel bis zum Veranstaltungstag. Nutzen Sie die fünf Schritte in der passenden Reihenfolge. Bestimmen Sie für jede Entscheidung, wer sie freigibt und was mit Dienstleistern zu prüfen ist. - 01 ### Die Richtung festlegen - ✓Ziel definieren: Team ausrichten, Strategie teilen, zusammenarbeiten oder Zusammenhalt stärken. - ✓Teilnehmerzahl, Ausgangsorte, Barrierefreiheit und Einschränkungen erfassen. - ✓Organisator, Entscheider und interne Freigaben bestimmen. Für Ihr Briefing Vorbereiten: ein Hauptziel, zu bestätigende Teilnehmerzahl und die Entscheider. - 02 ### Format und Rahmen wählen - ✓Offsite mit Übernachtung oder Tagung, gewünschte Termine, Dauer und Flexibilität angeben. - ✓Destination oder Suchgebiet, Erreichbarkeit, Transfers und Unterkunft bestimmen. - ✓Räume für Plenum, Workshops, Catering, Aktivitäten und Alternativen beschreiben. Kapazitäten und Verfügbarkeit prüfen. Für Ihr Briefing Vorbereiten: Kriterien für Ort und Format, bestehende Entscheidungen und Prüfpunkte. - 03 ### Budget und Umfang definieren - ✓Positionen auflisten: Ort, Zimmer, Catering, Transport, Aktivitäten, Technik und Koordination. - ✓Bekanntes Budget, Währung, Steuerbasis sowie Annahmen zu Teilnehmerzahl und Dauer angeben. - ✓Einschlüsse, Ausschlüsse, Optionen, Stornobedingungen und Angebotsfristen prüfen. Unterschiedliche Umfänge nicht direkt vergleichen. Für Ihr Briefing Vorbereiten: erfasste Positionen, Annahmen und zu übertragende Leistungen; unbekannte Beträge bleiben zu klären. - 04 ### Freigaben organisieren - ✓Bestehende Angebote sammeln und erhaltene Vorschläge von bestätigten Leistungen trennen. - ✓Festlegen, wer je Leistung im Einkaufsprozess vergleicht, freigibt und bestätigt. - ✓Benötigte Unterlagen, Vertragsfristen und Anzahlungsbedingungen vor einer Verpflichtung klären. Für Ihr Briefing Vorbereiten: Liste je Leistung mit Dienstleister, tatsächlichem Status, nächster Aktion und Zuständigkeit; keine stillschweigende Zustimmung. - 05 ### Programm und Auswertung planen - ✓Ablauf erstellen: Ankunft, Empfang, Workshops, Pausen, Aktivitäten und Abreise einschließlich Technik. - ✓Teilnehmerinformationen, Ansprechpartner und Alternativen mit den Beteiligten prüfen. - ✓Auswertung planen: Teilnehmerzahl, Feedback, Ist-Kosten und erhaltene Unterlagen. Geschätzte, verpflichtete und bezahlte Beträge trennen. Für Ihr Briefing Vorbereiten: gemeinsames Programm, Zuständigkeiten am Veranstaltungstag und Auswertungsangaben. 03 · Ein Beispiel ## Wie sieht ein klarer Veranstaltungsplan aus? Ein hilfreiches Briefing trennt Entscheidungen, Annahmen und offene Leistungen. Es kann einfach bleiben, ohne einen möglichen Ort als Reservierung zu behandeln. Fiktives Planungsbeispiel: Diese Angaben veranschaulichen die Checkliste. ### Ein Offsite mit Übernachtung vorbereiten Ein Team mit 80 Personen plant zwei Tage Arbeit und Teamaktivitäten. Destination und Budget sind offen; ein möglicher Ort wurde bereits identifiziert. ZielPrioritäten für die nächsten sechs Monate teilen und einen Workshop planen. Bestehende AuswahlDen identifizierten Ort als Option behalten. Kapazität, Zimmer, Zugang und Verfügbarkeit vor Bestätigung prüfen. Zu übertragende LeistungenCatering und Gruppenaktivität vergleichen. Einschlüsse prüfen und Freigabeverantwortliche festlegen. Offene FragenTeilnehmerzahl, Termine, Budget und Freigaben bestätigen. Alternative zur Aktivität im Freien planen. 04 · Nächste Schritte ## Ihre Planung in einem Briefing bündeln. Übertragen Sie Ihre Notizen ins Briefing. Unbekanntes darf offenbleiben; behalten Sie vertraute Dienstleister. Nach Ihrer Prüfung können Sie über das HubSpot-Formular ein Angebot anfragen. ### Budgetpositionen klären Ein Rahmen für Parameter, Einschlüsse und Annahmen, ohne automatische Schätzung. Die Seite ansehen ↗ ### Offsite-Planung entdecken Formate, Leistungen und Ortswahl für Ihre Veranstaltung vorbereiten. Die Seite ansehen ↗ ### Mein Briefing vorbereiten Notizen und offene Leistungen im Briefing sammeln, bevor Sie bei BME ein Angebot anfragen. Die Seite ansehen ↗ BME handelt im Einkauf als zentraler Lieferant. Sourcing Force ergänzt Ihr ERP/S2P für die Steuerung. Bestehende Dienstleister und einzelne Leistungen bleiben möglich. Ein Briefing erstellt weder eine Bestellanforderung noch eine Bestellung und bestätigt keine Leistung. Den Veranstaltungseinkauf in Sourcing Force verstehen ↗ Fragen zur Vorbereitung ## Mit bekannten Angaben weiterkommen. Können wir ohne feste Termine oder Budget beginnen?+ Ja. Gewünschten Zeitraum, Flexibilität und Positionen angeben. Teilnehmerzahl, Beträge und offene Entscheidungen können im Briefing offenbleiben. Müssen wir gewählte Dienstleister neu prüfen?+ Behalten Sie Entscheidungen und Angebote. Trennen Sie Option, Vorschlag und bestätigte Leistung und bestimmen Sie nur noch zu übertragende Leistungen. Bestätigt diese Checkliste eine Reservierung?+ Das Lesen und das Briefing bestätigen keine Reservierung. Jede Leistung folgt ihren Freigaben, Vertragsbedingungen und Einkaufsprozessen. Ihre nächste Veranstaltung ## Sie haben die Orientierung. Gestalten Sie Ihr Projekt. Ein Ziel, bestehende Entscheidungen und offene Leistungen: Beginnen Sie mit dem, was Sie wissen. Mein Briefing vorbereiten↗