# Veranstaltungsorganisation | Sourcing Force Events

Source: https://events.sourcing-force.com/de/services/eventorganisation/

Bereiten Sie die Veranstaltungskoordination vor: Umfang, bestehende Dienstleister, Ablauf, Änderungen und freizugebende Entscheidungen.

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Vom Programm bis ins Detail · Gemeinsam

# Ein abgestimmtes Programm. Klare Entscheidungen.

Seminar, Feier oder Konferenz: Verbinden Sie Dienstleister, Programm und anstehende Entscheidungen. Behalten Sie Ihre Auswahl und bestimmen Sie die Organisation, die Sie übertragen möchten.

Meine Veranstaltungskoordination übertragen↗

UmfangKoordinationAblaufÄnderungenQualitätNachverfolgungFAQ

01 · Orientierung für Ihr Projekt

## Beginnen Sie mit den gemeinsam zu verteilenden Aufgaben.

Listen Sie Leistungen, bestehende Entscheidungen und Aufgaben auf, die Ihre Teams behalten möchten: Ort, Catering, Technik, Aktivitäten oder veranstaltungsbezogene Reisen. Die Begleitung kann eine einzelne Leistung oder einen gemeinsam festzulegenden größeren Umfang betreffen.

Zu den hilfreichen Angaben gehören Ziel, Teilnehmerzahl, Termine oder Flexibilität, vorgesehenes Programm, bekanntes oder offenes Budget, bestehende Angebote und Entscheider. Legen Sie Umfang und Zuständigkeiten vor der Organisation fest.

### Ihr Team

Ziele festlegen, Anforderungen teilen und den Freigabeprozess bestimmen.

### Begleitung

Zu koordinierende Leistungen, Ergebnisse und Abstimmungspunkte vereinbaren.

### Dienstleister

Leistungen, Bedingungen und praktische Einzelheiten je Leistung klären.

02 · Orientierung für Ihr Projekt

## Verbinden Sie Leistungen, ohne von vorn zu beginnen.

Ein gebuchter Ort, vertrauter Caterer oder zu prüfendes Angebot gehört zu Ihrem Ausgangspunkt. Klären Sie Schnittstellen: Zugang für Dienstleister, Technikaufbau, Essenszeiten, Pausen, Wege und Anforderungen an Barrierefreiheit.

Mögliche vereinbarte Ergebnisse sind eine Zusammenfassung des Umfangs, ein Vorbereitungsplan, Zuständigkeiten und zu bestätigende Angaben. Bestimmen Sie Inhalt und Aktualisierungshäufigkeit passend zum Projekt.

03 · Orientierung für Ihr Projekt

## Ein Programm, das mit den Beteiligten abzustimmen ist.

Trennen Sie Vorbereitungsfristen vom Veranstaltungsprogramm: Entscheidungen zu Leistungen, erforderliche Bestätigungen, Teilnehmerinformationen sowie Abstimmung von Ankunft, Aufbau und Abreise.

Beispielhafter, anzupassender Ablauf: Empfang, Arbeit oder Präsentation, Pause, Essen und Austausch. Dies ist weder ein Kundenprogramm noch eine verfügbare Leistung. Bestätigen Sie Zeiten, Räume und Kapazitäten mit den betroffenen Dienstleistern.

### Vorher

Programm, erwartete Entscheidungen und benötigte Informationen festlegen.

### Währenddessen

Zeiten, Schnittstellen zwischen Leistungen und Rollen vor Ort klären.

### Danach

Auswertungsinformationen und vorzulegende Unterlagen für den vereinbarten Umfang bestimmen.

04 · Orientierung für Ihr Projekt

## Jede Anpassung braucht eine ausdrückliche Entscheidung.

Änderungen an Teilnehmerzahl, Zeitplan, Ort oder Leistungen: Ermitteln Sie betroffene Leistungen und zu prüfende Auswirkungen. Dokumentieren Sie den Vorschlag und zu bestätigende Bedingungen, bevor Sie eine Anpassung wählen.

Eine Änderungsanfrage ist keine Zustimmung des Dienstleisters. Bedingungen, mögliche Beträge, Fristen und Freigaben richten sich nach den jeweiligen Angeboten und Verträgen. Diese Seite führt keine Änderungen aus.

05 · Orientierung für Ihr Projekt

## Abstimmungspunkte passend zu Ihrem Programm.

Legen Sie hilfreiche Erwartungen fest: Empfangsbedingungen, Eignung der Räume, erwartete Servicequalität, Barrierefreiheit und praktische Informationen. Vereinbaren Sie Prüfungen und Rückmeldungen für Ihre Veranstaltung.

Verfügbarkeit, Ausstattung, Genehmigungen und Kapazitäten sind für das Projekt zu bestätigen. Diese Seite schreibt Dienstleistern keine Zertifizierung, Zufriedenheitsbewertung oder Ergebnisgarantie zu.

06 · Orientierung für Ihr Projekt

## Die nächsten Entscheidungen sehen, Leistung für Leistung.

Die Übersicht bündelt offene Informationen, zu klärende Zuständigkeiten und erwartete Entscheidungen.

BME handelt im Einkauf als zentraler Lieferant. Leistungen behalten getrennte Status; die Auswahl eines Angebots ist keine Bestellung. In Sourcing Force setzt die Bestätigung voraus, dass BME die offizielle Bestellung zur betreffenden Bestellanforderung erhält. Der Briefing-Parcours erstellt weder Bestellanforderungen noch Bestellungen.

Fiktives Beispiel zur Leistungskoordination

LeistungAusgangspunktNächste Entscheidung

OrtBestehende EntscheidungZugang und Zeiten bestätigen

CateringVertrauter DienstleisterEssensprogramm klären

TechnikZu koordinierende LeistungAufbau freigeben

Diese Seite bereitet die Veranstaltungskoordination vor. Den Rahmen für Veranstaltungs- und Reisebeschaffung in Ihrem ERP/S2P erläutert die Branchenpräsentation von Sourcing Force.

Den Veranstaltungseinkauf in Sourcing Force verstehen ↗

Persönliche Begleitung

## BME begleitet Ihre Veranstaltung.

BME übernimmt die persönliche Betreuung: Suche, Organisation und Koordination im übertragenen Umfang. BME handelt als zentraler Lieferant; Ihre bestehenden Dienstleister und gewählten Leistungen bleiben erhalten.

Sourcing Force ist Einkaufssoftware, die Ihr ERP oder S2P ergänzt. Der Veranstaltungsservice und die Software haben unterschiedliche Rollen in Ihrem Einkaufsprozess.

Ein Briefing erstellt weder eine Bestellanforderung noch eine Bestellung. BME muss die offizielle Bestellung erhalten, um die betreffenden Leistungen zu bestätigen.

BME Veranstaltungsreferenzen

## Anvertraute Projekte. Unsere Kunden berichten.

Entdecken Sie Orte und Leistungen, die BME für Firmenveranstaltungen anvertraut wurden. Jede Referenz beschreibt ein einzelnes Projekt.

ASSA ABLOY France

### Eine Firmenfeier auf einem exklusiv gemieteten Schiff

Auf der Seine · Paris

BME anvertraute Leistungen

- Exklusive Raummiete

- Cocktailempfang und Abendessen

- DJ, Ton und Licht

- Fotobox

« Eine schlüsselfertig organisierte Feier auf der Seine, mit einem einzigen Ansprechpartner. »

ASSA ABLOY France · KundenstimmeUnsere Leistungen entdecken: Firmenfeiern →

Lesieur

### Räume und Zugangszeiten auf das Programm abstimmen

COMET Bercy et The Guest House · Paris

BME anvertraute Leistungen

- Besprechungsräume

- Verpflegung

- Zugangszeiten

« BME hat die Zugangszeiten ausgehandelt, die uns fehlten. »

Lesieur · KundenstimmeUnsere Leistungen entdecken: Orte und Dienstleister →

Orientierung für Ihr Projekt

## Entscheidungen mit praktischen Leitfäden vorbereiten.

Vergleichen Sie Optionen anhand konkreter Kriterien und herunterladbarer Checklisten.

### Event-Checkliste: Planen Sie Ihre Meilensteine. →

### Behalten Sie Ihre bewährten Event-Dienstleister. →

Fragen zur Vorbereitung

## Auf Ihren Entscheidungen aufbauen.

Was unterscheidet die Dienstleistersuche von der Veranstaltungskoordination?+

Die Suche ermittelt und vergleicht Optionen für eine Leistung. Die Koordination verbindet gewählte Leistungen: Zeiten, Zugang, Aufbau, Programm und Verantwortlichkeiten. Je nach Ausgangspunkt können Sie eine oder beide Aufgaben übertragen.

Was sollten wir für die Koordination vor Ort angeben?+

Beschreiben Sie Ort, Programm, Mitwirkende, Aufbauzeiten und Empfangsbedarf. BME und Sie vereinbaren Umfang vor Ort, Kontakte, Verantwortlichkeiten und Einsatzbedingungen vor einer Verpflichtung. Das Briefing reserviert keine Anwesenheit vor Ort.

Kann ich meinen Ort und meine Dienstleister behalten?+

Ja. Geben Sie bestehende Entscheidungen und noch zu koordinierende Leistungen an. Legen Sie die Begleitung anhand dieser Vereinbarungen fest.

Kann ich nur einen Teil der Organisation übertragen?+

Ja. Beschreiben Sie die betreffende Leistung oder Aufgabe, Schnittstellen mit Ihren Teams und Entscheidungen, die Sie behalten. Ihre Teams oder Partner können den Rest organisieren.

Wie werden Änderungen an Teilnehmerzahl oder Programm behandelt?+

Ermitteln Sie betroffene Leistungen, neue Angaben und zu prüfende Bedingungen. Stimmen Sie Anpassungen mit den Beteiligten ab; diese Seite ändert keine Verträge.

Wer gibt Vorschläge und Zuständigkeiten frei?+

Definieren Sie Ihren Freigabeprozess und den Umfang der Begleitung vor der Organisation. Bestätigen Sie Leistungsbedingungen mit den Dienstleistern. Ein Klick auf ein Angebot oder das Absenden eines Formulars bestätigt keine Bestellung.

Was bewirkt „Meine Veranstaltungskoordination übertragen“?+

Bereiten Sie Ihr Briefing im gemeinsamen Dialog vor und fragen Sie nach Ihrer Prüfung über HubSpot ein Angebot an. Die KI stellt bis zu drei hilfreiche Fragen oder keine, wenn Ihr Projekt klar ist. Eine Kopie des Briefings erhalten Sie per E-Mail. Das Briefing ist weder Angebot noch Reservierung, Bestellanforderung oder Bestellung.

Der nächste gemeinsame Anlass für Ihr Team

## Beginnen wir bei Ihrem Ausgangspunkt.

Ihre Ziele, bestehenden Entscheidungen und noch offenen Fragen.

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