# Eventbudget planen | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/de/tools/eventbudget/ Planen Sie Ihr MICE-Budget: Teilnehmende, Dauer, Zielort und bestehende Dienstleister. Bereiten Sie Ihr Briefing ohne erfundene Kostenschätzung vor. Startseite/Ihr Budget Ihre Veranstaltung · Das Budget eingrenzen # Planen Sie Ihr Eventbudget. Ein Firmenseminar, ein Abend oder eine Konferenz: bestimmen Sie die benötigten Leistungen und bereits getroffenen Entscheidungen. Schaffen Sie einen klaren Rahmen, bevor Sie Angebote vergleichen. Ihr MICE-Budget ## Planen Sie Ihr Veranstaltungsbudget. Fordern Sie online eine unverbindliche KI-Schätzung an und konkretisieren Sie Ihr Projekt anschließend auf Wunsch mit dem Sourcing Force Team. TeilnehmendeDauer (Tage)NächteZielortZeitraum VonBisLeistungsniveauNoch festzulegenPreisbewusstStandardPremiumLuxusWährungEURUSDCADGBPDie Leistungspakete Ihrer VeranstaltungVeranstaltungsort und RäumeNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtUnterkunftNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtVerpflegungNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtAktivitätenNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtGruppentransportNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtKoordinationNoch festzulegenIn Schätzung aufnehmenBereits abgedeckt (Dienstleister oder Angebot vorhanden)Nicht benötigtVorhandene Angebote, Dienstleister und weitere Angaben ### Schätzung durch unseren KI-Agenten für Veranstaltungen KI-generierte Annahme ohne geprüfte Preise oder verbindliches Angebot. Mein Budget mit KI schätzen Geben Sie mindestens Teilnehmende, Dauer und Zielort an. ### Ein Angebot passend zu Ihrer Veranstaltung. Das Sourcing Force Team hilft Ihnen, Leistungen und Kosten zu konkretisieren. Angebot anfordern↗ Meine Angaben löschen Ihre AngabenAnnahmenKostenkategorienAngebote vergleichenBriefing vorbereitenBeschaffungsprozessFAQ 01 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Beginnen Sie mit Ihrem Projekt. Definieren Sie Teilnehmende, Dauer, Übernachtungen, Zielort, Zeitraum und Leistungsniveau. Unbekannte Angaben können offenbleiben. Fordern Sie eine unverbindliche KI-Schätzung ohne Kontakt zum Sourcing Force Team an und übernehmen Sie Ihre Angaben ins Briefing. Die Spanne ist hypothetisch; Preise sind nicht geprüft. TeilnehmendeWie viele Personen werden erwartet und welche Anforderungen an die Zugänglichkeit sind zu berücksichtigen? Dauer und ÜbernachtungenWie viele Tage, Übernachtungen und Zeitfenster werden benötigt? Zielort und AnreiseWelcher Ort oder welche Region und welche Wege und Zugänge sind vorgesehen? Zeitraum und FlexibilitätWelcher Zeitraum ist geplant und sind alternative Termine möglich? LeistungsniveauWelche Räume, Mahlzeiten, Ausstattung und Aktivitäten werden erwartet? Umfang und WährungWelche Leistungen sind bereits abgedeckt, was soll das Sourcing Force Team übernehmen und in welcher Währung? 02 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Machen Sie Annahmen sichtbar. Dokumentieren Sie Umfang, eingeschlossene und ausgeschlossene Leistungen sowie offene Fragen neben den angebotenen Beträgen. Trennen Sie Fixkosten, mengenabhängige Kosten und enthaltene Leistungen. Zählen Sie enthaltene Leistungen nicht doppelt. ### Die Eckpunkte Ihres Briefings - Ihr Zielbudget ist eine Planungsangabe, die von einer unverbindlichen KI-Schätzung und einem Festpreis zu unterscheiden ist. - Dokumentieren Sie Menge, Einheit, Quelle und Gültigkeit jedes Angebots. Unbekannte Beträge bleiben zu bestätigen. - Klären Sie, ob Steuern enthalten sind, sowie die eingeschlossenen und ausgeschlossenen Leistungen. Es wird kein allgemeiner Steuersatz angewendet. - Geben Sie jede Währung ausdrücklich an. Ein Vergleich verschiedener Währungen erfordert eine dokumentierte Umrechnungskonvention. - Honorare und eine mögliche Reserve sind gesondert zu vereinbaren. Die vertragliche Sourcing-Force-Provision wird hier nicht berechnet. 03 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Acht Kategorien für Ihr Gespräch. Passen Sie die Kategorien an Ihre Veranstaltung an. Behalten Sie Ihre gewählten Dienstleister bei und benennen Sie nur die Leistungen, die das Sourcing Force Team übernehmen soll. Die Kategorien enthalten keine Richtpreise. 01 ### Veranstaltungsort und Räume Flächen und Buchungszeiträume Benennen Sie Räume, Zeiten, Zugänge und exklusive Bereiche. Trennen Sie enthaltene Leistungen von zusätzlichen Anforderungen. 02 ### Unterkunft Übernachtungen und Zimmerkategorien Dokumentieren Sie Übernachtungen, Belegung und Zimmerkategorien. Prüfen Sie enthaltene Leistungen, Buchungsbedingungen und mögliche Steuern. 03 ### Verpflegung Teilnehmende und Mahlzeiten Listen Sie Pausen, Mahlzeiten und Getränke auf. Prüfen Sie Mengen, Personal, Ausstattung und Servicezeiten. 04 ### Technik Ausstattung und Einsatzdauer Ermitteln Sie Bedarf an Ton, Bild, Beleuchtung und Verbindungen. Klären Sie Kosten für Aufbau, Betrieb und Abbau. 05 ### Aktivitäten und Unterhaltung Gruppen und Programm Beschreiben Sie Aktivitäten, Betreuung und Ausstattung. Bestätigen Sie Leistungsumfang, Zugänglichkeit und Alternativen bei Änderungen. 06 ### Gruppentransport Fahrten, Fahrzeuge und Umläufe Beschreiben Sie Abfahrten, Ankünfte und Umläufe. Klären Sie Kapazitäten, Zeiten, Wartezeiten und angebotene Leistungen. 07 ### Planung und Koordination Vereinbarter Umfang und Betreuung vor Ort Definieren Sie Vorbereitung, Beteiligte und Präsenz vor Ort. Honorare sind für den vereinbarten Umfang zu bestätigen. 08 ### Reserve für Unvorhergesehenes Risiken und dokumentierte Entscheidungen Ermitteln Sie Risiken und vereinbaren Sie bei Bedarf eine ausdrückliche Reserve. Kein Standardprozentsatz wird angewendet; enthaltene Leistungen nicht doppelt zählen. 04 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Vergleichen Sie den Umfang vor den Beträgen. Halten Sie Leistung, Menge, Einheit, Währung, Steuerbasis, Leistungsumfang, Ausschlüsse, Quelle und Gültigkeit fest. Klären Sie Anzahlungs- und Stornierungsbedingungen. Zielbudget, gewähltes Angebot, Verpflichtung im Beschaffungsprozess, dokumentierte Istkosten und Zahlung sind unterschiedliche Angaben. Diese Planung führt sie nicht zusammen. ### Enthaltene Leistungen Prüfen Sie, was Veranstaltungsort, Verpflegung, Technik und Koordination abdecken. ### Vergleichsgrundlagen Dokumentieren Sie Mengen, Einheiten, Währungen, Steuern und Daten der Angebote. ### Offene Punkte Klären Sie Honorare, Reserven und die Bedingungen jedes Leistungspakets. 05 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Führen Sie Ihre Informationen zusammen. Übernehmen Sie Angaben, bestehende Vereinbarungen und offene Fragen aus dem Budgetformular ins Briefing. Zusätzliche Informationen bleiben bearbeitbar. Die Beispiele sind fiktive Planungssituationen, keine bestätigten Angebote, Buchungen oder Kundenveranstaltungen. Firmenseminar ### Ein Firmenseminar planen Fiktives Beispiel: Seminar für 80 Personen, zwei Tage und eine Übernachtung nahe Lyon. Räume, Unterkunft, Verpflegung und eine gemeinsame Aktivität sind zu planen. Budget in EUR noch offen; flexible Termine.Mein Briefing verfassen↗ Besprechung oder Teamtag ### Bestehende Entscheidungen beibehalten Fiktives Beispiel: Teamtag für 40 Personen. Raum und Ausstattung bereits gewählt; diese Vereinbarungen bleiben bestehen. Nur Verpflegung und Koordination benötigen Unterstützung. Budget in EUR noch offen.Mein Briefing verfassen↗ Firmenabend ### Angebote vergleichen Fiktives Beispiel: Abendveranstaltung für 120 Personen. Ein Angebot für den Veranstaltungsort liegt vor. Leistungsumfang, Ausschlüsse, Einheiten, Währung und Gültigkeit prüfen. Kosten für Catering und Unterhaltung bleiben zu klären.Mein Briefing verfassen↗ 06 · Die Eckpunkte Ihres Projekts ## Entscheidungen bleiben je Leistungspaket getrennt. Das Sourcing Force Team begleitet Sie in einem Beschaffungsprozess mit einem einzigen Lieferanten. Jeder tatsächliche Dienstleister hat eine eigene Bedarfsanforderung oder Kundenbestellung; der Veranstaltungsort kann vor der Verpflegung bestätigt werden. Die Budgetvorbereitung erstellt weder Bedarfsanforderung noch Bestellung. Die Provision wird in Sourcing Force bei Erstellung der Bedarfsanforderung berechnet. Das endgültige Angebot ermöglicht dem Kunden die Ausstellung einer offiziellen Bestellung. Zur Bestätigung muss der einzige Lieferant diese Bestellung für die betreffende Anforderung erhalten; eine Planung oder ein ausgewähltes Angebot bestätigt keine Leistung. Nach der Bestätigung erstellt Sourcing Force die Lieferantenbestellungen und das Sourcing Force Team verfolgt Leistungen, Rechnungen und Zahlungen. Die allgemeine Budgetsteuerung erfolgt in Sourcing Force als Ergänzung zu Ihrem ERP/S2P. Die KI-Schätzung bleibt hypothetisch und ein Angebot erfordert freigegebene Vorschläge; diese Seite garantiert weder Integration noch Vorfinanzierung oder finanzielle Bedingungen. Events erfasst die Anforderungen und Leistungspakete Ihrer Veranstaltung. Der Beschaffungsprozess bewahrt die Entscheidungen jedes Pakets; diese Seite erstellt weder Bedarfsanforderung noch Bestellung oder Zahlung. Eventbeschaffung mit Sourcing Force kennenlernen↗ Beschaffungsbudgets mit Sourcing Force steuern↗ Persönliche Unterstützung ## Das Sourcing Force Team begleitet Ihre Veranstaltung. Suche nach Leistungen, Organisation und Koordination des vereinbarten Umfangs unter Beibehaltung Ihrer Dienstleister und bereits gewählten Leistungen. Ein Briefing erstellt weder eine Bedarfsanforderung noch eine Bestellung. Fragen zur Vorbereitung ## Planen Sie mit Ihren bestehenden Entscheidungen. Berechnet diese Seite die Kosten meiner Veranstaltung?+ Sie können eine unverbindliche KI-Schätzung ohne Kontakt zum Sourcing Force Team anfordern. Sie zeigt eine hypothetische Spanne nur für geschätzte Leistungspakete, mit Annahmen und Ausschlüssen. Kein Angebot; bei fehlendem Dienst oder unzureichenden Angaben bleibt das Budget zu ergänzen. Kann ich mit einem noch unbekannten Budget beginnen?+ Ja. Lassen Sie unbekannte Angaben offen und benennen Sie benötigte Leistungen. Kosten, Steuern, Honorare und Reserve bleiben zu bestätigen. Kann ich bestehende Dienstleister oder Angebote behalten?+ Ja. Markieren Sie die betreffenden Leistungen als bereits abgedeckt und beschreiben Sie vorhandene Dienstleister oder Angebote. Das Sourcing Force Team kann nur den verbleibenden Umfang übernehmen. Wie werden Steuern, Währungen und Honorare berücksichtigt?+ Dokumentieren Sie die Netto- oder Bruttobasis und Steuern jedes Angebots und lassen Sie enthaltene Leistungen und Honorare bestätigen. Halten Sie Währungen ohne dokumentierte Umrechnungsvereinbarung getrennt. Die Seite wendet keine Steuer-, Wechsel- oder Provisionssätze an. Ist die Planung ein Angebot oder eine versendete Anfrage?+ Bereiten Sie Ihr Briefing im gemeinsamen Popup vor und fordern Sie nach Ihrer Freigabe über das HubSpot-Formular ein Angebot an. Die KI stellt bis zu drei hilfreiche Fragen oder keine, wenn Ihr Projekt klar ist. Eine Kopie Ihres Briefings wird im Text einer E-Mail versendet. Das Briefing ist weder Angebot noch Buchung, Bedarfsanforderung oder Bestellung. Der nächste Höhepunkt für Ihr Team ## Beginnen wir mit Ihrem Ausgangspunkt. Ihre Ziele, bestehende Entscheidungen und noch offene Fragen. Mein Budget vorbereiten↗