# Presupuesto de evento: revisar costes ocultos | SF Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/blog/presupuesto-evento-costes-ocultos/ Revise inclusiones, costes olvidados y servicios ya cubiertos en el presupuesto de su evento. Solicite un presupuesto para las prestaciones pendientes. Presupuesto del evento / Guías prácticas / Guías prácticas Su evento · Decisiones que preparar # Presupuesto de su evento: prepare una propuesta completa. Para preparar el presupuesto de su evento, compare las prestaciones realmente incluidas. Conserve las propuestas existentes e identifique con el equipo Sourcing Force los complementos que deben presupuestarse. Solicitar un presupuesto ↗Calcular el presupuesto de mi evento ↗ ## Su lista práctica para descargar Lista de comprobación por partida del presupuesto. Seis puntos para revisar y un espacio para preparar el brief. Descargar la lista PDF (1 página) ↧Empiece con un alcance común.Revise los recorridos de participantes y materiales.Detalle los equipos y los tiempos de intervención.Separe el presupuesto de las condiciones de pago.Un ejemplo de lectura sin precios inventados. ## Empiece con un alcance común. Enumere participantes, fechas, duración, noches y prestaciones previstas. Prepare las noches por separado de los días. Una propuesta con alojamiento no se compara directamente con el alquiler de una sala sin alojamiento. Asigne a cada partida un responsable y un estado: incluida, por presupuestar, ya cubierta o fuera de alcance. Conserve sus proveedores habituales y propuestas existentes; solicite únicamente los complementos necesarios. - Confirme por escrito las prestaciones incluidas. - Anote la moneda y si los impuestos están incluidos. - Compare la misma duración, asistencia y prestaciones. ## Revise los recorridos de participantes y materiales. Examine los trayectos, los traslados entre estación, recinto y hotel, y las entregas. Un lugar alejado puede aumentar las necesidades logísticas. Compruebe también los accesos de carga, el aparcamiento y los horarios de entrega. ADEME recomienda considerar los desplazamientos y la proximidad del alojamiento al elegir el lugar. Estos criterios ayudan a preparar la logística; no establecen una tarifa de transporte. Referencia: ADEME · Elegir un lugar adecuado. - ¿Quién organiza los traslados y con qué horarios? - ¿Están incluidas la entrega y la recogida del material? - ¿Las llegadas tardías requieren una prestación adicional? ## Detalle los equipos y los tiempos de intervención. Pantalla, conexión, sonido, micrófonos y asistencia: distinga la presencia de un equipo de su disponibilidad para su configuración. Una reunión híbrida o talleres simultáneos pueden necesitar un dispositivo específico. Pregunte por todo el periodo de uso: montaje, pruebas, recepción, evento y desmontaje. Las horas adicionales, el personal técnico y la limpieza deben figurar como incluidos o como partidas por aclarar. - Compruebe las necesidades de conexión y transmisión con el recinto. - Aclare los periodos de asistencia y las condiciones de horas adicionales. - Revise la restitución de espacios y la gestión de residuos. ## Separe el presupuesto de las condiciones de pago. Solicite las fechas de anticipos, la confirmación del número de asistentes y las condiciones de modificación o cancelación. Un anticipo es una parte del pago: no lo sume por segunda vez al coste de la prestación. Identifique impuestos, honorarios de coordinación y exclusiones antes de prever una reserva interna. Una reserva decidida por su organización sigue siendo distinta del presupuesto del proveedor. No existe un porcentaje universal para todos los eventos. - ¿Quién aprueba un cambio de alcance? - ¿Qué importe queda por confirmar y con quién? - ¿Qué ocurre si cambia la asistencia o el periodo? ## Un ejemplo de lectura sin precios inventados. Ejemplo ficticio: una jornada de trabajo con dos talleres, seguida de una cena. La sala principal y el almuerzo están incluidos en una propuesta; una segunda sala, la cena y el regreso de los participantes quedan por presupuestar. Complete estas tres prestaciones, compruebe los horarios de montaje y conserve la propuesta inicial. El simulador puede ayudar a estructurar una hipótesis orientativa de IA; solo un presupuesto confirmado precisa las prestaciones y sus condiciones. - Conserve las prestaciones ya cubiertas. - Traslade las preguntas abiertas a su briefing. - Solicite un presupuesto para el alcance pendiente. Lista de comprobación por partida del presupuesto PartidaRevisar en la propuestaDecisión que preparar TransporteTrayectos, traslados, esperas, entregasLugares de salida y horarios TécnicaEquipos, configuración, asistenciaNecesidades presenciales y remotas HorariosMontaje, desmontaje, horas adicionalesPeriodo completo de uso RestauraciónComidas, pausas, servicio, restriccionesAsistencia y programa CondicionesImpuestos, cancelación, modificacionesValidaciones y plazos CoordinaciónPrestaciones y exclusionesServicios realmente confiados ## Pase de la planificación al brief de su evento. Solicite un presupuesto para las partidas que faltan en su evento. Solicitar un presupuesto ↗ Preparar anticipos a proveedores de eventos → Elegir una sala para su equipo → ## Fuentes - ADEME · Eventos responsables — consultado el 7 de octubre de 2026. - ADEME · Elegir un lugar adecuado — consultado el 7 de octubre de 2026.