# Facturas de eventos: prepare el seguimiento | SF Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/blog/recopilar-facturas-eventos/ Prepare documentos, referencias y responsables de las facturas de su evento. Solicite un presupuesto para la gestión administrativa de las prestaciones delegadas. Presupuesto del evento / Guías prácticas / Guías prácticas Su evento · Decisiones que preparar # Prepare el seguimiento de las facturas de su evento. Planifique el seguimiento de las facturas junto con las prestaciones. Identifique documentos pendientes, destinatarios y responsabilidades, y defina el apoyo que desea delegar al equipo Sourcing Force. Solicitar un presupuesto ↗Calcular el presupuesto de mi evento ↗ ## Su lista práctica para descargar Lista de control de documentos del evento. Seis puntos para revisar y un espacio para preparar el brief. Descargar la lista PDF (1 página) ↧Liste los documentos necesarios antes del evento.Compruebe las referencias del proceso de facturación.Relacione los documentos con la prestación realizada.Asigne una acción a cada documento pendiente.Conserve los documentos en el proceso autorizado. ## Liste los documentos necesarios antes del evento. Para cada prestación, anote el proveedor, las referencias conocidas, los documentos esperados y su destinatario. Conserve los presupuestos y acuerdos existentes con sus versiones; la factura no siempre se envía al contacto que recibió la propuesta inicial. Según la situación, pueden esperarse una factura de anticipo, una factura final o una factura rectificativa. Describa los documentos reales y los plazos acordados; ningún plazo universal sustituye las condiciones del proveedor y su proceso interno. - Liste los documentos esperados por prestación. - Identifique el destinatario y el canal autorizado. - Anote las referencias necesarias en los documentos. ## Compruebe las referencias del proceso de facturación. En Francia, Service Public describe datos generales y específicos de las facturas, como números, fechas, partes y detalles de las prestaciones. Esta referencia francesa no establece requisitos de facturación españoles. Pida a su equipo contable que compruebe los requisitos aplicables a su situación. La identidad del destinatario, las referencias de compra, los impuestos y el canal de envío dependen del proceso real. Compruebe las obligaciones de facturación electrónica con los contactos pertinentes; recibir un PDF por correo no demuestra que el tratamiento sea conforme. Referencia: Service Public Entreprendre · Datos de facturación en Francia. - Compruebe el destinatario antes de emitir la factura. - Aclare las referencias y el canal de envío. - Señale los datos faltantes a un contacto autorizado. ## Relacione los documentos con la prestación realizada. Vincule la factura con la propuesta elegida, las aprobaciones y la prestación real. Registre cambios de participantes, ampliaciones, diferencias y documentos rectificativos que revisar. Un documento recibido no está automáticamente aprobado ni pagado. En el modelo Sourcing Force, BME compra y refactura como proveedor único, siguiendo prestaciones, facturación y pagos tras la confirmación. Separe el proceso del proveedor de la facturación al cliente: la conciliación sigue las responsabilidades y documentos del modelo acordado. - Mantenga estados recibido, pendiente de revisión, aprobado o incompleto. - Identifique la diferencia y quién puede resolverla. - Evite contar dos veces anticipos y saldo. ## Asigne una acción a cada documento pendiente. Prepare un seguimiento sencillo: documento esperado, referencia de la prestación, contacto, último intercambio y próxima fecha acordada. El recordatorio debe precisar qué falta, sin volver a solicitar todos los documentos. Ejemplo ficticio: se ha recibido la factura del lugar, pero falta un documento rectificativo del catering tras un ajuste confirmado. Mantenga el punto abierto hasta revisarlo; el pago de otra prestación no lo cierra. - Separe documentos faltantes y diferencias en los recibidos. - Conserve un historial útil de los intercambios. - Pida a personas autorizadas que aprueben las excepciones. ## Conserve los documentos en el proceso autorizado. CNIL destaca la limitación de datos a la finalidad y su seguridad. Comparta documentos con contactos autorizados conforme a las reglas de conservación de su organización y las obligaciones aplicables. Para solicitar apoyo, describa prestaciones, tipos de documentos pendientes y responsabilidades en el brief. No introduzca documentos contables, datos bancarios ni datos personales en el campo IA. El sitio prepara una solicitud de presupuesto; no aprueba facturas ni inicia pagos. Referencia: CNIL · Seis principios del RGPD. - Defina el acceso y almacenamiento autorizados. - Consulte a su equipo la regla de conservación aplicable. - Prepare un resumen sin documentos ni datos confidenciales en la IA. Lista de control de documentos del evento Punto que prepararInformación útilDecisión que registrar PrestaciónProveedor y referenciasResponsable del expediente DocumentoTipo de documento esperadoDestinatario y canal autorizado RecepciónFecha y versión recibidaRevisión que realizar DiferenciaAmpliación, corrección o rectificaciónAcción y contacto autorizado SeguimientoÚltimo intercambio y próxima fechaEstado del documento que actualizar ConservaciónProceso y acceso autorizadosReglas aplicables que comprobar ## Pase de la planificación al brief de su evento. Solicite un presupuesto para las prestaciones delegadas y su seguimiento administrativo según el modelo acordado. Solicitar un presupuesto ↗ Definir indicadores MICE → Preparar anticipos a proveedores de eventos → ## Fuentes - Service Public Entreprendre · Datos de facturación en Francia — consultado el 7 de octubre de 2026. - CNIL · Seis principios del RGPD — consultado el 7 de octubre de 2026.