# Cómo organizar su evento | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/como-funciona/ Prepare el brief de su evento y entienda las aprobaciones, el papel de BME y el proceso de compras de Sourcing Force. Conserve sus proveedores. Inicio/Cómo funciona Explorar · Definir · Confirmar # Su proyecto, paso a paso. Del primer brief a la prestación, conserve sus decisiones y aprobaciones. Un interlocutor de compras y un alcance adaptado a su evento. Preparar mi proyecto ↗Descubrir los pasos Sus encuentros, nuestro acompañamiento ## Apoyo a su proyecto, decisiones claras Describa sus necesidades, conserve proveedores y prepare con BME los servicios que delegar. BME ofrece el servicio profesional. Sourcing Force es el software de compras que complementa su ERP o S2P. - 01Su brief - 02Revisión profesional - 03Propuestas - 04Aprobación de compras - 05Confirmación - 06Seguimiento 01 Brief ## Empiece por lo que sabe. Objetivo, participantes, formato, fechas, destino y servicios que delegar: reúna lo conocido. Un presupuesto abierto o un espacio elegido no impiden preparar el proyecto. Conserve proveedores y presupuestos existentes. Prepare el brief en el diálogo y solicite un presupuesto mediante HubSpot tras revisarlo. La IA plantea hasta tres preguntas útiles, o ninguna si el proyecto está claro. Recibirá una copia por email. El brief no es presupuesto, reserva, solicitud de compra ni pedido. Punto clave Un documento para revisar con objetivos, decisiones y preguntas abiertas. Iniciar mi brief ↗ 02 Profesional ## Defina necesidades antes de consultar proveedores. La revisión profesional debe aclarar alcance, requisitos y datos pendientes antes de buscar proveedores o revisar un presupuesto. Puede delegar solo espacio, catering o técnica. Su brief permite compartir información útil con nuestro equipo y determinar los próximos pasos. Punto clave Defina alcance y requisitos antes de consultar proveedores. 03 Presupuestos ## Compare lo que realmente se comprará. Revise inclusiones, exclusiones, fechas, condiciones y dependencias por servicio. BME compra y refactura como proveedor único. Espacio, catering y actividad pueden tener decisiones y plazos distintos. No necesita confirmar todo el evento al mismo tiempo. Punto clave Inclusiones y condiciones comparables para cada servicio. Entender el proveedor único ↗ 04 Aprobación de compras ## Una aprobación por proveedor real. En Sourcing Force, una solicitud de compra o pedido de cliente corresponde a un proveedor real. Al crear la solicitud, Sourcing Force calcula la comisión y genera el presupuesto BME, enviado por el proceso de email o punch-out existente para obtener el pedido oficial. La web Events no crea solicitudes de compra, pedidos, comisiones ni transferencias automáticas. Un futuro traspaso requiere el identificador de cliente Sourcing Force configurado; otras solicitudes siguen el traspaso manual del proceso existente. Punto clave Una decisión por proveedor real dentro del proceso Sourcing Force. 05 Pedido oficial ## La confirmación requiere el pedido. Un pedido se confirma cuando BME recibe el pedido oficial correspondiente a la solicitud. Un clic, resumen o presupuesto elegido no confirma una prestación. Tras confirmación, Sourcing Force emite uno o varios pedidos a los proveedores correspondientes. Los servicios mantienen su estado: el espacio puede confirmarse antes que el catering. Punto clave El pedido oficial recibido por BME confirma el servicio correspondiente. 06 Seguimiento ## Una visión clara de cada servicio. BME sigue ejecución, prestaciones, entrega, facturación y pagos. Sourcing Force complementa su ERP/S2P; la conexión Pennylane existente apoya facturación y contabilidad. Las opciones de anticipo son contractuales; el factoring pertenece a las condiciones financieras de BME. Aprobaciones y condiciones siguen siendo necesarias antes de comprometerse. El reporting de la web está identificado como demostración. Punto clave Prestaciones, documentos y pagos conservan sus propios estados. Explorar el reporting de demostración ↗ BME actúa como proveedor único en compras. Sourcing Force complementa su ERP/S2P; el brief Events no crea solicitudes de compra ni pedidos. Compras de eventos con Sourcing Force ↗ Sus decisiones, su orientación ## Avance con sus decisiones existentes. ¿Puedo conservar mis proveedores?+ Sí. Conserve sus decisiones e indique solo los servicios que delegar. Empiece con los datos disponibles, incluido un espacio o presupuesto elegido. ¿Debo confirmar todo el evento a la vez?+ No. Cada servicio sigue sus decisiones y plazos, con solicitud de compra o pedido por proveedor real. Confirmar el espacio no confirma automáticamente el catering. ¿El brief crea un pedido?+ No. Brief, resumen o presupuesto elegido no son un pedido confirmado. BME debe recibir el pedido oficial correspondiente a la solicitud de compra. ¿Cómo envío mi solicitud de presupuesto?+ Prepare el brief y complete el formulario de presupuesto. El calendario aparece tras confirmar el envío. La IA plantea solo preguntas útiles y recibe el brief por email; nunca crea un pedido. Su próximo encuentro ## Una idea. Los puntos de partida adecuados. Objetivo, proveedores y servicios por definir: empiece por lo que sabe. Preparar mi proyecto ↗