# Checklist para organizar un seminario | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/guias/checklist-retiro-empresa/ Prepare objetivos, espacio, presupuesto, proveedores y programa. Use la checklist en línea antes del brief. Recursos/Checklist del seminario La guía · Seminarios de empresa # La checklist de su seminario. Un espacio para reunirse y un programa para sus objetivos. Prepare decisiones paso a paso, con lo elegido y las preguntas abiertas. Recorrer la checklist↗Preparar mi brief Sus encuentros, nuestro acompañamiento ## Su retiro de empresa, paso a paso Una guía para preparar objetivos, participantes y proveedores antes de solicitar un presupuesto. BME ofrece el servicio profesional. Sourcing Force es el software de compras que complementa su ERP o S2P. Punto de partidaCinco pasosUn ejemploSiguiente pasoFAQ 01 · Punto de partida ## Empiece antes de tener cada detalle. Esta checklist ayuda a preparar su seminario. Reúna datos conocidos y puntos por confirmar en cada paso. ¿Ya tiene espacio, proveedor o propuesta? Consérvelos. Su necesidad puede limitarse a catering, actividades, alojamiento, técnica o coordinación. 02 · Cinco pasos ## Del primer objetivo al día del evento. Utilice los pasos en el orden adecuado. Defina quién valida cada decisión y qué debe comprobarse con los proveedores. - 01 ### Definir la dirección - ✓Definir el objetivo: alinear al equipo, compartir estrategia, colaborar o reforzar cohesión. - ✓Registrar participantes, lugares de origen, accesibilidad y restricciones. - ✓Identificar organizador, responsables de decisión y aprobaciones internas. Para su brief Preparar: objetivo principal, participantes por confirmar y responsables. - 02 ### Elegir formato y entorno - ✓Indicar retiro con alojamiento o jornada, fechas, duración y flexibilidad. - ✓Definir destino o zona, acceso, traslados y alojamiento. - ✓Describir salas, talleres, catering, actividades y alternativas. Verificar capacidad y disponibilidad. Para su brief Preparar: criterios de espacio y formato, decisiones y puntos por verificar. - 03 ### Definir presupuesto y alcance - ✓Listar espacio, habitaciones, catering, transporte, actividades, técnica y coordinación. - ✓Indicar presupuesto conocido, moneda, base fiscal e hipótesis de participantes y duración. - ✓Verificar inclusiones, exclusiones, opciones, cancelación y validez. No comparar alcances distintos. Para su brief Preparar: partidas, hipótesis y prestaciones por delegar; importes desconocidos pendientes. - 04 ### Organizar validaciones - ✓Reunir propuestas y separar ofertas recibidas de prestaciones confirmadas. - ✓Definir quién compara, valida y confirma cada prestación en el circuito de compras. - ✓Precisar documentos, plazos contractuales y anticipos antes de comprometerse. Para su brief Preparar: proveedor, estado real, próxima acción y responsable por prestación; sin aprobación implícita. - 05 ### Preparar programa y balance - ✓Crear programa: llegada, recepción, talleres, pausas, actividades y salida, incluida técnica. - ✓Verificar información, contactos y alternativas con los participantes del proyecto. - ✓Preparar balance: participantes, comentarios, costes documentados y documentos. Separar estimado, comprometido y pagado. Para su brief Preparar: programa compartido, responsabilidades e información de balance. 03 · Un ejemplo ## ¿Cómo preparar un marco claro? Un brief útil separa decisiones, hipótesis y prestaciones pendientes. Puede ser sencillo sin tratar un posible espacio como una reserva. Ejemplo ficticio de preparación: estos datos ilustran la checklist. ### Preparar un retiro con alojamiento Un equipo de 80 personas prepara dos días de trabajo y actividades. Destino y presupuesto pendientes; ya se ha identificado un posible espacio. ObjetivoCompartir prioridades de los próximos seis meses y preparar un taller. Decisión existenteConservar el espacio identificado como opción. Verificar capacidad, habitaciones, acceso y disponibilidad antes de confirmar. Prestaciones por delegarComparar catering y actividad. Revisar inclusiones y responsables de validación. Preguntas abiertasConfirmar participantes, fechas, presupuesto y aprobaciones. Prever alternativa a actividad exterior. 04 · Siguiente paso ## Reunir su preparación en un brief. Traslade sus notas al brief. Lo desconocido puede quedar pendiente; conserve sus proveedores. Después de revisar puede solicitar presupuesto mediante HubSpot. ### Precisar partidas del presupuesto Un marco de parámetros, inclusiones e hipótesis, sin estimación automática. Consultar la página ↗ ### Explorar seminarios de empresa Preparar formatos, prestaciones y criterios del espacio. Consultar la página ↗ ### Preparar mi brief Reunir notas y prestaciones pendientes antes de solicitar presupuesto BME. Consultar la página ↗ BME actúa como proveedor único. Sourcing Force complementa su ERP/S2P. Se admiten proveedores existentes y prestaciones individuales. El brief no crea solicitudes ni pedidos ni confirma prestaciones. Comprender las compras de eventos con Sourcing Force ↗ Preguntas para preparar su proyecto ## Avance con la información disponible. ¿Podemos empezar sin fechas ni presupuesto fijos?+ Sí. Indique periodo, flexibilidad y partidas. Participantes, importes y decisiones pendientes pueden quedar por definir. ¿Debemos volver a elegir los proveedores?+ Conserve decisiones y propuestas. Separe opción, oferta y prestación confirmada; defina solo lo pendiente por delegar. ¿Esta checklist confirma una reserva?+ No. Leerla o preparar el brief no confirma reservas. Cada prestación sigue sus aprobaciones, contratos y circuito de compras. Su próximo evento ## Ya tiene las orientaciones. Dé forma al proyecto. Un objetivo, decisiones existentes y prestaciones por concretar: empiece con lo que sabe. Preparar mi brief↗