# Planificar el presupuesto de tu evento | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/herramientas/presupuesto-evento/ Define tu presupuesto MICE: participantes, duración, destino y proveedores existentes. Solicita una estimación orientativa de IA con hipótesis y exclusiones explícitas. Inicio/Tu presupuesto Tu evento · Un presupuesto por definir # Planifica el presupuesto de tu evento. Un seminario, una velada o una conferencia: identifica los servicios que debes prever y las decisiones ya tomadas. Define un marco claro antes de comparar propuestas. Tu presupuesto MICE ## Define el presupuesto de tu evento. Solicita una estimación orientativa de IA en línea y, si lo deseas, concreta tu proyecto con el equipo de Sourcing Force. ParticipantesDuración (días)NochesDestinoPeríodo DesdeHastaGama deseadaPor definirEconómicaEstándarPremiumLujoMonedaEURUSDCADGBPLos lotes de tu eventoEspacio y salasPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioAlojamientoPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioRestauraciónPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioActividadesPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioTransporte colectivoPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioCoordinaciónPor definirIncluir en la estimaciónYa cubierto (proveedor u oferta existente)No necesarioOfertas existentes, proveedores y detalles ### Estimación de nuestro Agente IA de Eventos Hipótesis generada por inteligencia artificial, sin tarifas verificadas ni presupuesto definitivo. Estimar mi presupuesto con IA Indica al menos los participantes, la duración y el destino. ### Un presupuesto adaptado a tu evento. El equipo de Sourcing Force te ayuda a concretar los servicios y los costes. Solicitar presupuesto↗ Borrar mis datos Tus datosHipótesisPartidas de costeComparar ofertasPreparar el briefProceso de comprasFAQ 01 · Los puntos clave de tu proyecto ## Empieza por tu proyecto. Define participantes, duración, noches, destino, período y nivel de servicio. Los datos desconocidos pueden quedar abiertos. Solicita una estimación orientativa de IA sin contactar con el equipo de Sourcing Force y transfiere tus decisiones al brief. El intervalo es hipotético; las tarifas no están verificadas. Participantes¿Cuántas personas asistirán y qué necesidades de accesibilidad hay? Duración y noches¿Cuántos días, noches y franjas horarias se necesitan? Destino y acceso¿Qué lugar o zona, trayectos y accesos se prevén? Período y flexibilidad¿Qué período se prevé y hay fechas alternativas? Nivel de servicio¿Qué espacios, comidas, equipamiento y actividades se esperan? Alcance y moneda¿Qué servicios están cubiertos, cuáles gestionará el equipo de Sourcing Force y en qué moneda? 02 · Los puntos clave de tu proyecto ## Haz visibles las hipótesis. Documenta alcance, inclusiones, exclusiones y puntos pendientes junto a los importes ofertados. Separa costes fijos, costes según cantidades y servicios incluidos. No cuentes un servicio incluido dos veces. ### Los puntos clave de tu brief - Tu presupuesto objetivo es un dato de planificación, distinto de una estimación orientativa de IA y de un precio firme. - Documenta cantidad, unidad, fuente y vigencia de cada oferta. Los importes desconocidos quedan pendientes de confirmación. - Confirma si los impuestos están incluidos y revisa inclusiones y exclusiones. No se aplica un tipo impositivo universal. - Indica cada moneda. Comparar monedas distintas requiere un criterio de conversión documentado. - Los honorarios y una posible reserva para imprevistos se acuerdan por separado. Aquí no se calcula la comisión contractual de Sourcing Force. 03 · Los puntos clave de tu proyecto ## Ocho partidas para orientar la conversación. Adapta las partidas a tu evento. Conserva tus proveedores y señala solo los servicios que quieres confiar al equipo de Sourcing Force. Estas partidas no incluyen precios orientativos. 01 ### Espacio y salas Espacios y períodos de reserva Define salas, horarios, accesos y zonas privadas. Separa los servicios incluidos de las necesidades adicionales. 02 ### Alojamiento Noches y categorías de habitaciones Documenta noches, ocupación y categorías. Revisa inclusiones, condiciones e impuestos aplicables. 03 ### Restauración Participantes y comidas Enumera pausas, comidas y bebidas. Revisa cantidades, personal, equipamiento y horarios. 04 ### Servicios técnicos Equipamiento y duración Identifica sonido, imagen, iluminación y conectividad. Aclara costes de montaje, operación y desmontaje. 05 ### Actividades y animación Grupos y programa Describe actividades, supervisión y medios. Confirma inclusiones, accesibilidad y alternativas. 06 ### Transporte colectivo Trayectos, vehículos y rotaciones Describe salidas, llegadas y rotaciones. Confirma capacidad, horarios, esperas y servicios ofertados. 07 ### Organización y coordinación Alcance acordado y apoyo presencial Define preparación, participantes y presencia in situ. Los honorarios quedan pendientes de confirmar para el alcance acordado. 08 ### Reserva para imprevistos Riesgos y decisiones documentadas Identifica riesgos y acuerda una reserva explícita si procede. No se aplica un porcentaje estándar ni se cuentan dos veces los servicios incluidos. 04 · Los puntos clave de tu proyecto ## Compara el alcance antes de los importes. Registra servicio, cantidad, unidad, moneda, base impositiva, inclusiones, exclusiones, fuente y vigencia. Aclara anticipos y condiciones de cancelación. Presupuesto objetivo, oferta seleccionada, compromiso de compra, costes reales documentados y pago son datos distintos. Esta planificación no los fusiona. ### Servicios incluidos Comprueba qué cubren el espacio, las comidas, los servicios técnicos y la coordinación. ### Bases de comparación Documenta cantidades, unidades, monedas, impuestos y fechas de las propuestas. ### Puntos pendientes Aclara honorarios, imprevistos y condiciones de cada lote. 05 · Los puntos clave de tu proyecto ## Reúne tu información. Transfiere tus datos, acuerdos existentes e incógnitas desde el formulario al brief. Puedes editar la información adicional. Los ejemplos son situaciones ficticias de planificación, no ofertas confirmadas, reservas ni eventos de clientes. Seminario ### Planificar un seminario Ejemplo ficticio: seminario para 80 personas, dos días y una noche cerca de Lyon. Salas, alojamiento, comidas y actividad por definir. Presupuesto pendiente en EUR; fechas flexibles.Redactar mi brief↗ Reunión o jornada de equipo ### Conservar las decisiones existentes Ejemplo ficticio: jornada de equipo para 40 personas. Sala y equipamiento elegidos; conservar estos acuerdos. Solo restauración y coordinación necesitan apoyo. Presupuesto pendiente en EUR.Redactar mi brief↗ Velada de empresa ### Preparar la comparación de ofertas Ejemplo ficticio: velada para 120 personas. Existe una oferta del espacio. Revisar alcance, exclusiones, unidades, moneda y vigencia. Restauración y animación pendientes de confirmar.Redactar mi brief↗ 06 · Los puntos clave de tu proyecto ## Cada lote conserva sus propias decisiones. El equipo de Sourcing Force te acompaña en un proceso de compras con un proveedor único. Cada proveedor real tiene su propia solicitud de compra o pedido del cliente; el espacio puede confirmarse antes que la restauración. Preparar el presupuesto no crea solicitudes de compra ni pedidos. Sourcing Force calcula la comisión al crear la solicitud de compra; el presupuesto definitivo permite al cliente emitir su pedido oficial. La confirmación exige que el proveedor único reciba dicho pedido para la solicitud correspondiente; una ficha o un presupuesto seleccionado no confirma servicios. Tras la confirmación, Sourcing Force emite los pedidos a proveedores y el equipo de Sourcing Force sigue servicios, facturas y pagos. Sourcing Force gestiona el presupuesto general como complemento de tu ERP/S2P. La estimación IA sigue siendo hipotética y un presupuesto requiere propuestas validadas; esta página no garantiza integración, financiación anticipada ni condiciones financieras. Events define las necesidades y los lotes de tu evento. El proceso de compras conserva las decisiones de cada lote; esta página no genera solicitudes de compra, pedidos ni pagos. Conocer las compras de eventos con Sourcing Force↗ Conocer la gestión de presupuestos de compras con Sourcing Force↗ Acompañamiento humano ## El equipo de Sourcing Force acompaña tu evento. Búsqueda de servicios, organización y coordinación del alcance confiado, conservando tus proveedores y los servicios ya elegidos. Un brief no crea solicitudes de compra ni pedidos. Preguntas que conviene plantearse ## Planifica con tus decisiones existentes. ¿Esta página calcula el coste del evento?+ Puedes solicitar una estimación orientativa de IA sin contactar con el equipo de Sourcing Force. Muestra un intervalo hipotético solo para los lotes estimados, con hipótesis y exclusiones. No es una oferta; sin servicio o datos suficientes, el presupuesto queda por completar. ¿Puedo empezar con un presupuesto desconocido?+ Sí. Deja abiertos los datos desconocidos e identifica los servicios necesarios. Costes, impuestos, honorarios y reserva quedan pendientes de confirmar. ¿Puedo conservar proveedores u ofertas existentes?+ Sí. Marca los servicios como ya cubiertos y describe los proveedores u ofertas existentes. El equipo de Sourcing Force puede encargarse únicamente del alcance restante. ¿Cómo se gestionan los impuestos, las monedas y los honorarios?+ Documenta la base con o sin impuestos y los impuestos de cada propuesta; confirma los servicios incluidos y los honorarios. Mantén las monedas separadas si no hay un criterio de conversión documentado. La página no aplica tipos impositivos, de cambio ni de comisión. ¿La ficha es un presupuesto o una solicitud enviada?+ Prepara tu brief en el popup común y solicita un presupuesto en el formulario de HubSpot después de validarlo. La IA plantea hasta tres preguntas útiles, o ninguna si el proyecto está claro. Recibes una copia del brief en el cuerpo de un correo electrónico. El brief no constituye un presupuesto, reserva, solicitud de compra ni pedido. El próximo gran momento de tu equipo ## Partamos de tu punto de partida. Tus objetivos, las decisiones ya tomadas y las preguntas pendientes. Preparar mi presupuesto↗