# Coordinación de eventos de empresa | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/es/servicios/coordinacion-eventos/ Prepare la coordinación de su evento: alcance, proveedores existentes, programa, cambios y decisiones por validar. Inicio/Coordinación de eventos Del programa al detalle · Juntos # Un programa coordinado. Decisiones claras. Seminario, fiesta o conferencia: conecte proveedores, programa y decisiones pendientes. Conserve sus elecciones y defina la organización que desea delegar. Delegar mi coordinación↗ AlcanceCoordinaciónProgramaCambiosCalidadSeguimientoFAQ 01 · Orientaciones para su proyecto ## Empiece por las tareas que debe repartir. Liste prestaciones, decisiones existentes y tareas que su equipo desea conservar: espacio, catering, técnica, actividades o viajes asociados. El acompañamiento puede cubrir una prestación o un alcance mayor por acordar. Son útiles el objetivo, participantes, fechas o flexibilidad, programa previsto, presupuesto conocido o pendiente, propuestas existentes y responsables de decisión. Defina alcance y responsabilidades antes de organizar. ### Su equipo Fija objetivos, comparte restricciones y define el circuito de aprobación. ### Acompañamiento Acuerde prestaciones coordinadas, entregables y puntos de seguimiento. ### Proveedores Concrete prestaciones, condiciones y detalles prácticos por lote. 02 · Orientaciones para su proyecto ## Conectar prestaciones sin empezar de nuevo. Un espacio reservado, un catering habitual o un presupuesto por estudiar forman parte del punto de partida. Aclare acceso de proveedores, montaje técnico, comidas, pausas, recorridos y accesibilidad. Los entregables acordados pueden incluir resumen del alcance, planificación, responsabilidades y datos por confirmar. Determine contenido y frecuencia de actualización según el proyecto. 03 · Orientaciones para su proyecto ## Un programa por acordar con los participantes. Separe los plazos de preparación del programa del evento: decisiones, confirmaciones, información a los participantes y coordinación de llegada, montaje y salida. Secuencia orientativa: recepción, trabajo o presentación, pausa, comida e intercambios. No es un programa de cliente ni una prestación disponible. Confirme horarios, salas y capacidad con los proveedores. ### Antes Defina programa, decisiones esperadas e información necesaria. ### Durante Concrete horarios, interfaces entre prestaciones y roles en el lugar. ### Después Acuerde información de balance y documentos dentro del alcance contratado. 04 · Orientaciones para su proyecto ## Cada ajuste requiere una decisión explícita. Cambios de participantes, horario, espacio o prestaciones: identifique los lotes afectados y sus posibles efectos. Documente propuesta y condiciones por confirmar antes de elegir el ajuste. Solicitar un cambio no implica aceptación del proveedor. Condiciones, posibles importes, plazos y aprobaciones dependen de presupuestos y contratos. Esta página no ejecuta modificaciones. 05 · Orientaciones para su proyecto ## Puntos de control adaptados a su programa. Defina expectativas útiles: recepción, adecuación de salas, servicio esperado, accesibilidad e información práctica. Acuerde comprobaciones y comentarios para su evento. Disponibilidad, equipamiento, autorizaciones y capacidad se confirman para el proyecto. Esta página no atribuye certificaciones, notas de satisfacción ni garantías de resultado. 06 · Orientaciones para su proyecto ## Ver las próximas decisiones por prestación. El seguimiento reúne información pendiente, responsabilidades y decisiones esperadas. BME actúa como proveedor único. Cada prestación conserva su estado; elegir una propuesta no es emitir un pedido. La confirmación en Sourcing Force exige que BME reciba el pedido oficial correspondiente a la solicitud de compra. brief no crea solicitudes ni pedidos. Ejemplo ficticio de coordinación de prestaciones PrestaciónPunto de partidaPróxima decisión EspacioDecisión existenteConfirmar acceso y horarios CateringProveedor habitualPrecisar el programa de comidas TécnicaPrestación por coordinarValidar el montaje Esta página prepara la coordinación del evento. El marco de compras y su relación con ERP/S2P se explican en Sourcing Force. Comprender las compras de eventos con Sourcing Force ↗ Acompañamiento humano ## BME acompaña su evento. BME presta el servicio humano: búsqueda, organización y coordinación dentro del alcance delegado. Actúa como proveedor único, conservando sus proveedores existentes y las prestaciones elegidas. Sourcing Force es un software de compras que complementa su ERP o S2P. El servicio de eventos y el software tienen funciones distintas en su proceso de compras. El brief no crea solicitudes de compra ni pedidos. BME debe recibir el pedido oficial para confirmar las prestaciones correspondientes. Referencias de eventos BME ## Proyectos confiados. La voz de nuestros clientes. Descubra lugares y servicios confiados a BME para eventos de empresa. Cada referencia describe un proyecto concreto. ASSA ABLOY France ### Una velada de empresa en un barco de uso exclusivo En el Sena · París Servicios confiados a BME - Alquiler exclusivo del lugar - Cóctel y cena - DJ, sonido e iluminación - Fotomatón « Una velada en el Sena organizada llave en mano, con un único interlocutor. » ASSA ABLOY France · Testimonio del clienteDescubrir nuestros servicios de veladas de empresa → Lesieur ### Adaptar los espacios y los horarios de acceso al programa COMET Bercy et The Guest House · Paris Servicios confiados a BME - Espacios de reunión - Restauración - Horarios de acceso « BME negoció los horarios de acceso que nos faltaban. » Lesieur · Testimonio del clienteDescubrir nuestros servicios de lugares y proveedores → Orientación para su proyecto ## Prepare sus decisiones con guías prácticas. Compare opciones con criterios concretos y listas de comprobación descargables. ### Planificación de eventos: prepare sus hitos. → ### Conserve sus proveedores habituales de eventos. → Preguntas para preparar su proyecto ## Prepare a partir de sus decisiones. ¿Qué diferencia hay entre buscar proveedores y coordinar el evento?+ La búsqueda identifica y compara opciones para un servicio. La coordinación conecta los servicios elegidos: horarios, accesos, montaje, programa y responsabilidades. Puede delegar una de estas tareas o ambas según su punto de partida. ¿Qué debemos indicar para una coordinación presencial?+ Describa el lugar, el programa, los participantes en las sesiones, los horarios de montaje y las necesidades de recepción. Acuerde con BME el alcance presencial, los contactos, las responsabilidades y las condiciones de intervención antes del compromiso. El brief no reserva presencia en el lugar. ¿Puedo conservar mis proveedores y mi espacio?+ Sí. Describa las decisiones existentes y el alcance por coordinar. No es necesario rehacer toda la organización. ¿Puedo delegar solo una parte de la coordinación?+ Sí. Concrete prestaciones, interfaces y tareas que conserva su equipo. El acompañamiento se acuerda para ese alcance. ¿Cómo se gestionan los cambios del programa?+ Identifique prestaciones afectadas y condiciones por revisar. Todo ajuste requiere una decisión explícita y la confirmación de los proveedores afectados. ¿Un programa propuesto confirma disponibilidad?+ No. Horarios, capacidad, equipamiento y disponibilidad deben confirmarse para cada proyecto. ¿El brief confirma un pedido?+ El brief prepara su proyecto. Tras revisarlo puede solicitar un presupuesto mediante HubSpot. No constituye presupuesto, reserva, solicitud de compra ni pedido. En Sourcing Force, BME confirma la prestación únicamente después de recibir el pedido oficial correspondiente a la solicitud de compra. La próxima ocasión compartida de su equipo ## Parta de su situación actual. Sus objetivos, decisiones existentes y preguntas abiertas. Delegar mi coordinación↗