# Organisation séminaire entreprise | SF Events

Source: https://events.sourcing-force.com/fr/evenements/seminaire-entreprise/

Organisation de séminaire d’entreprise : cadre, lieu, programme et lots à coordonner. Gardez vos prestataires et préparez une demande de devis adaptée.

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# Organiser un séminaire d’entreprise pour avancer ensemble.

Pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise, partez de l’objectif, des participants et du programme. Une journée ou plusieurs jours : gardez vos choix et confiez les seuls lots à rechercher ou coordonner.

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FormatsPrestationsLieuBudgetCalendrierSuiviFAQ

01 · Les repères de votre projet

## Le bon format pour votre temps ensemble.

Commencez par ce que vous souhaitez partager : un cap, un travail collectif ou un temps de cohésion. La durée et le cadre se précisent autour de cet objectif.

### Séminaire résidentiel

Prévoir plusieurs temps de travail et de rencontre, avec l’hébergement et les repas à cadrer dans le programme.

### Journée d’étude

Réunir les équipes autour de sessions de travail, de pauses et d’un repas, dans un déroulé adapté à une journée.

### Équipe & direction

Préciser les participants, la confidentialité des échanges et les conditions utiles pour travailler ensemble.

02 · Les repères de votre projet

## Vos choix déjà faits. Les lots qui restent à préparer.

Vous recherchez une agence d’organisation de séminaire ? Décrivez le périmètre à accompagner : recherche du lieu, restauration, technique, activités et coordination. Un séminaire avec team building se prépare avec des temps de travail et une activité distincts, selon vos objectifs.

Un lieu déjà choisi, un traiteur habituel ou un devis en cours : indiquez ce qui est prévu et le périmètre que vous souhaitez confier. Les prestations peuvent être préparées séparément.

### Lieu & hébergement

Salle, espaces de pause, chambres éventuelles, accueil et accès des participants.

### Restauration & rencontres

Pauses, repas, dîner et moments collectifs, selon le rythme et les contraintes de votre programme.

### Technique & activités

Son, projection, connexion, ateliers ou activité de cohésion : précisez ce qui est utile, sans ajouter de lot par défaut.

03 · Les repères de votre projet

## Un lieu de caractère, adapté à vos usages.

Hôtel en ville, domaine à la campagne ou destination à l’international : ce sont des cadres à explorer, selon les déplacements, la durée et le nombre de participants.

Précisez les espaces de travail, l’accessibilité, les conditions de confidentialité, les équipements et les besoins d’hébergement. Un lieu prestigieux doit aussi convenir à votre programme. Les disponibilités et capacités se vérifient pour chaque projet.

04 · Les repères de votre projet

## Un budget qui se construit avec le périmètre.

Participants, destination, saison, durée, nuits, repas, technique, activités et transport collectif : listez les postes à prévoir et distinguez les choix déjà faits des options à étudier.

Votre budget peut rester « à définir ». Cette fiche ne calcule pas de tarif et ne vérifie aucune disponibilité. Les montants, taxes, inclusions, exclusions et conditions devront être précisés dans les devis correspondant au projet.

05 · Les repères de votre projet

## Un déroulé à ajuster à votre objectif.

Exemple de séquence à adapter : accueil et échanges, atelier de travail, pause et repas, puis restitution ou activité collective. Ce n’est pas un programme client ni une prestation réservée.

### Cadrer

Objectif, participants, dates ou flexibilité, choix existants et questions ouvertes.

### Comparer & décider

Périmètre des lots, propositions, conditions et validations dans votre circuit d’achats.

### Préparer le jour J

Programme, responsabilités, points de contact et informations pratiques à confirmer.

06 · Les repères de votre projet

## Un périmètre lisible, lot par lot.

Gardez une vue sur ce qui est choisi, ce qui reste à préciser et les prochaines décisions. Le périmètre et les responsabilités de l’accompagnement se cadrent à partir de votre besoin.

Exemple fictif de suivi de lots

LotPoint de départProchaine décision

SalleLieu déjà choisiPérimètre à confirmer

RestaurationBesoin à préciserRepas et pauses à décrire

Activité collectiveOption à étudierObjectif et format à choisir

Votre séminaire et son organisation sont le point de départ ici. Pour le cadre des achats événementiels et voyages, consultez la présentation sectorielle de Sourcing Force.

Comprendre le circuit d’achats événementiels dans Sourcing Force ↗

Un accompagnement humain

## BME accompagne votre événement.

BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.

Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.

Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.

Jérémy Ferrer présente BME et son activité. Transcription disponible ci-dessous.Lire la transcription de l’interview

Merci de nous recevoir. Jérémy Ferrer, directeur de la société BME Consulting. Notre objectif, en fait, c’est d’aider nos clients à améliorer la productivité de leur service achat et, pour ça, on simplifie la gestion de leurs achats de classe C. En d’autres termes, on évite à nos clients la création de nouveaux comptes fournisseurs pour lesquels il n’y aurait pas de potentiel d’achat récurrent ou d’enjeux stratégiques pour leur entreprise.

L’objectif de la journée, c’est de partager des expériences avec l’ensemble des exposants. Des échanges sur les bonnes pratiques et sur les évolutions du métier achat, et surtout rencontrer un maximum d’acheteurs d’entreprises de la région lyonnaise et, j’espère, d’un peu plus loin en France.

Références événementielles BME

## Des projets confiés. La parole de nos clients.

Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.

Boralex

### Un séminaire résidentiel dans un lieu atypique

La Tour d’Oncin · Plaine de l’Ain

Prestations confiées

- Lieu

- Hébergement

- Restauration

- Salles de travail

« Un lieu atypique, en cohérence avec nos valeurs, trouvé et contractualisé en quelques jours. »

Boralex · Témoignage client

Mayoly Spindler

### Des espaces de réunion et un séjour sur place

La Guitoune

Prestations confiées

- Salons privatisés

- Hébergement

- Pauses et petit-déjeuner

« Tout était prévu, des salles au petit déjeuner : nous n’avions qu’à animer. »

Mayoly Spindler · Témoignage client

Les repères de votre projet

## Préparer vos choix avec les guides pratiques.

Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.

### Préparer un séminaire d’entreprise sur deux jours. →

### Rétroplanning de votre séminaire : préparez les jalons. →

### Devis de séminaire : comparez les prestations. →

### Comment choisir une salle de séminaire ? →

Les questions à se poser

## Préparer, avec vos choix.

Comment se répartissent les rôles pour organiser le séminaire ?+

Vous décrivez l’objectif, les participants, les contraintes et les choix existants. BME recherche et coordonne les prestations du périmètre convenu. Votre entreprise conserve ses décisions et son circuit de validation ; Sourcing Force complète votre ERP ou S2P. Les responsabilités de chaque lot sont à définir avant l’engagement.

Puis-je garder un lieu ou un prestataire déjà choisi ?+

Oui. Indiquez les choix existants et les prestations encore à confier. Le périmètre peut partir de votre lieu, de vos fournisseurs habituels ou d’un devis déjà reçu.

Puis-je préparer uniquement la restauration ou un autre lot ?+

Oui. Précisez le lot concerné et les éléments déjà réglés. Votre besoin ne suppose pas de recommencer toute l’organisation.

Et si mes dates ou mon budget restent à définir ?+

Conservez les inconnues dans votre description. Précisez l’objectif, les participants ou les contraintes déjà connus, sans inventer de date ni de montant.

Comment utiliser un devis ou un brief existant ?+

Choisissez cette entrée puis reprenez les éléments utiles dans la description.

Le brief confirme-t-il une prestation ?+

Le brief prépare votre projet. La demande de devis se fait à l’étape dédiée, dans le formulaire HubSpot après votre validation. Le brief ne constitue ni un devis, ni une demande d’achat, ni une commande. Dans le circuit Sourcing Force, la confirmation d’une commande requiert le bon de commande officiel reçu par BME pour la demande d’achat concernée.

Le prochain temps fort de vos équipes

## Partons de votre point de départ.

Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.

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