# Organisation soirée entreprise | SF Events

Source: https://events.sourcing-force.com/fr/evenements/soiree-entreprise/

Préparez votre soirée d’entreprise : occasion, lieu, traiteur, technique et déroulé. Gardez vos prestataires et précisez les lots à confier.

Accueil/Soirée d’entreprise

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# Organiser une soirée d’entreprise qui rassemble.

Pour l’organisation de votre soirée d’entreprise, précisez les invités, le lieu, le traiteur et l’animation. Gardez les prestataires déjà choisis et confiez les seuls lots à compléter.

Préparer ma soirée↗

OccasionsTraiteur & techniqueLieuBudgetDérouléAccompagnementFAQ

01 · Les repères de votre projet

## Le rendez-vous qui correspond à votre occasion.

Réunir les équipes, remercier vos partenaires ou marquer une étape de l’entreprise : partez du public invité, du message et du rythme souhaité.

### Cocktail & échanges

Favoriser les rencontres avec une circulation, des espaces et un service à penser autour des invités.

### Dîner d’entreprise

Préparer un moment à table : accueil, placement, restauration et prises de parole éventuelles.

### Temps fort collectif

Associer un message, une animation ou une célébration à un déroulé adapté à votre public.

02 · Les repères de votre projet

## Chaque prestation a son rôle dans la soirée.

L’organisation d’une soirée d’entreprise relie accueil, restauration, animation et prises de parole. Précisez les horaires et les responsables des transitions pour comparer les propositions et définir les seuls lots à confier. Une animation peut être recherchée séparément du lieu ou du traiteur.

Votre lieu, votre traiteur ou vos partenaires habituels restent le point de départ. Précisez les lots déjà réglés et ceux que vous souhaitez confier.

### Traiteur & service

Format du repas, horaires, besoins alimentaires sans données sensibles, service et matériel à confirmer.

### Son & lumière

Prises de parole, éclairage, projection et conditions techniques à vérifier avec le lieu et les intervenants.

### Accueil & animation

Invitations, accueil, circulation et rythme des animations : définir les responsabilités du périmètre confié.

03 · Les repères de votre projet

## Un lieu de caractère, pensé pour vos invités.

Hôtel en ville, lieu patrimonial ou domaine à la campagne : ce sont des typologies à explorer, pas des lieux partenaires ou disponibles annoncés.

Nombre d’invités, accès, configuration, circulation, vestiaire, horaires et solution de retour sont à cadrer. Capacités, accessibilité, restrictions sonores et conditions d’accueil doivent être confirmées pour chaque projet.

04 · Les repères de votre projet

## Rendre le périmètre aussi clair que l’ambiance.

Lieu, durée, effectif, restauration, personnel, technique, animation et transport : identifiez les postes et les choix déjà financés. Budget, dates ou nombre d’invités peuvent rester à définir.

La fiche ne produit pas de prix. Les propositions devront préciser taxes, horaires inclus, éventuels dépassements, conditions d’annulation et prestations réellement comprises.

05 · Les repères de votre projet

## Un fil conducteur, de l’accueil au dernier échange.

Exemple à adapter : accueil et cocktail, prise de parole éventuelle, dîner ou animation, puis départ des invités. Cette séquence est une suggestion, sans référence client ni réservation.

### Préparer l’arrivée

Horaires, accès, accueil et informations pratiques pour les invités.

### Accorder les temps forts

Articuler service, prises de parole et animation avec les intervenants concernés.

### Prévoir la fin de soirée

Conditions de sortie, retour des invités et clôture des prestations à confirmer.

06 · Les repères de votre projet

## Une soirée, plusieurs lots à coordonner.

Le rôle de l’accompagnement est à cadrer : recherche des prestations manquantes, préparation du déroulé, coordination et suivi du périmètre confié. BME porte le principe de fournisseur unique dans votre circuit d’achats, sans imposer de valider tous les lots au même moment.

Exemple fictif de suivi de lots

LotPoint de départProchaine décision

LieuDéjà choisiConditions à confirmer

TraiteurDevis existantPérimètre à préciser

TechniqueLot à préparerBesoins à décrire

Cette page prépare votre soirée et son organisation. Consultez la présentation sectorielle de Sourcing Force pour le cadre des achats événementiels et voyages, en complément de votre ERP ou S2P.

Comprendre le circuit d’achats événementiels dans Sourcing Force ↗

Un accompagnement humain

## BME accompagne votre événement.

BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.

Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.

Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.

Références événementielles BME

## Des projets confiés. La parole de nos clients.

Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.

ASSA ABLOY France

### Une soirée d’entreprise sur une péniche privatisée

Sur la Seine · Paris

Prestations confiées

- Lieu privatisé

- Cocktail et dîner

- DJ, son et lumière

- Borne photo

« Une soirée sur la Seine organisée clé en main, avec un seul interlocuteur. »

ASSA ABLOY France · Témoignage client

Les repères de votre projet

## Préparer vos choix avec les guides pratiques.

Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.

### Quelle animation choisir pour une soirée d’entreprise ? →

### Traiteur entreprise : préparez votre devis. →

### Budget événementiel : préparez un devis complet. →

Les questions à se poser

## Préparer, avec vos choix.

Peut-on confier l’animation sans changer le lieu ou le traiteur ?+

Oui. Décrivez le lieu et le traiteur déjà choisis, puis le format d’animation, les horaires et les besoins techniques. BME peut accompagner le seul lot confié, selon le périmètre convenu. Le lieu et l’intervenant doivent confirmer les contraintes et les conditions de la prestation.

Puis-je garder mon traiteur ou mon lieu ?+

Oui. Précisez les prestataires déjà choisis et les lots à confier. Il n’est pas nécessaire de reprendre ce qui est déjà réglé.

Puis-je confier seulement le son ou l’animation ?+

Oui. Le besoin peut porter sur un lot partiel. Décrivez la prestation et ses liens avec le lieu ou les autres intervenants.

Que faire si je ne connais pas encore le nombre d’invités ?+

Indiquez une estimation si vous en avez une, ou « à définir ». La fiche conserve les inconnues et ne confirme aucune capacité ni disponibilité.

Puis-je commencer avec un devis déjà reçu ?+

Oui. Choisissez l’entrée correspondante et reprenez les éléments utiles dans la description.

Le brief vaut-il réservation ou commande ?+

Non. Le brief prépare votre projet ; la demande de devis se fait dans le formulaire HubSpot après votre validation. Le brief ne crée aucune réservation, demande d’achat ou commande. Dans le circuit Sourcing Force, la confirmation requiert le bon de commande officiel reçu par BME pour la demande d’achat concernée.

Le prochain temps fort de vos équipes

## Partons de votre point de départ.

Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.

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