# Organisation et coordination | Sourcing Force Events

Source: https://events.sourcing-force.com/fr/services/gestion-evenements/

Coordonnez votre événement d’entreprise avec BME : programme, responsabilités, prestataires et changements. Conservez vos choix et confiez les lots utiles.

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Du programme aux détails · Ensemble

# Organisation événementielle. Chaque rôle, chaque étape.

BME coordonne les prestations confiées pour votre séminaire, soirée ou conférence. Le programme, les responsabilités et les étapes de validation se définissent avec vos équipes ; vous gardez vos prestataires et vos choix existants.

Confier mon organisation↗

PérimètreCoordinationPlanningChangementsQualitéSuiviFAQ

01 · Les repères de votre projet

## Commencer par les responsabilités à partager.

La coordination événementielle consiste à relier le programme, les intervenants et les contraintes pratiques. BME prend en charge les missions convenues ; votre entreprise garde la décision sur le périmètre, le budget et les validations.

Listez les prestations, les choix déjà faits et ce que vos équipes souhaitent conserver : lieu, restauration, technique, activités ou déplacements liés à l’événement. L’accompagnement peut porter sur un seul lot ou un périmètre plus large à convenir.

Les informations utiles sont l’objectif, les participants, les dates ou leur flexibilité, le programme envisagé, le budget connu ou à définir, les devis existants et les personnes qui valident. Le périmètre confié et les responsabilités se cadrent avant l’organisation.

### Votre équipe

Fixer les objectifs, partager les contraintes et définir son circuit de décision.

### L’accompagnement

Convenir des lots à coordonner, des livrables et des points de passage.

### Les prestataires

Préciser les prestations, les conditions et les éléments pratiques relevant de chaque lot.

02 · Les repères de votre projet

## Relier les lots, sans repartir de zéro.

Un lieu réservé, un traiteur habituel ou un devis à approfondir font partie du point de départ. Identifiez les interfaces : accès des prestataires, installation technique, horaires de repas, pauses, circulation et besoins d’accessibilité.

Les livrables à convenir peuvent comprendre un récapitulatif du périmètre, un planning de préparation, une répartition des responsabilités et une liste des informations à confirmer. Leur contenu et leur fréquence de mise à jour se définissent avec le projet.

03 · Les repères de votre projet

## Un déroulé à confirmer avec les intervenants.

Distinguez les échéances de préparation du programme du jour J : décisions sur les lots, confirmations nécessaires, informations aux participants et coordination des arrivées, installations et départs.

Exemple de séquence à adapter : accueil, temps de travail ou intervention, pause, repas et échanges. Ce n’est ni un programme client ni une prestation disponible. Les horaires, espaces et capacités restent à vérifier auprès des prestataires concernés.

### Avant

Cadrer le programme, les décisions attendues et les informations nécessaires.

### Pendant

Préciser le déroulé, les interfaces entre lots et les rôles sur place.

### Après

Définir les éléments de bilan et les pièces à transmettre selon le périmètre convenu.

04 · Les repères de votre projet

## Un ajustement mérite une décision explicite.

Changement de jauge, d’horaire, de lieu ou de prestation : identifiez les lots concernés et les impacts à examiner. Documentez la proposition et les conditions à confirmer avant de retenir l’ajustement.

Une demande de modification n’est pas une acceptation du prestataire. Les conditions, montants éventuels, dates limites et validations suivent les devis et contrats concernés.

05 · Les repères de votre projet

## Des points de contrôle adaptés à votre programme.

Définissez les attentes utiles : conditions d’accueil, adéquation des espaces, qualité attendue de la prestation, accessibilité et informations pratiques. Les critères de contrôle et les modalités de retour se conviennent avec votre événement.

Les disponibilités, équipements, autorisations et capacités doivent être confirmés pour le projet. Cette page n’attribue aucune certification, note de satisfaction ou garantie de résultat à un prestataire.

06 · Les repères de votre projet

## Voir les prochains points à valider, lot par lot.

Le suivi rassemble les informations ouvertes, les responsabilités à préciser et les décisions attendues.

BME intervient comme fournisseur unique dans le circuit d’achats. Les lots conservent des états distincts ; choisir un devis ne vaut pas commande. Dans Sourcing Force, la confirmation requiert le bon de commande officiel reçu par BME pour la demande d’achat concernée. Le brief ne crée ni Demande d’Achats ni commande.

Exemple fictif de coordination de lots

LotPoint de départProchaine décision

LieuChoix existantAccès et horaires à confirmer

RestaurationPrestataire habituelProgramme des repas à préciser

TechniqueLot à coordonnerInstallation à valider

Cette page prépare la coordination de votre événement. Pour le cadre des achats événementiels et voyages dans votre ERP/S2P, consultez la présentation sectorielle de Sourcing Force.

Comprendre le circuit d’achats événementiels dans Sourcing Force ↗

Un accompagnement humain

## BME accompagne votre événement.

BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.

Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.

Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.

Références événementielles BME

## Des projets confiés. La parole de nos clients.

Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.

ASSA ABLOY France

### Une soirée d’entreprise sur une péniche privatisée

Sur la Seine · Paris

Prestations confiées

- Lieu privatisé

- Cocktail et dîner

- DJ, son et lumière

- Borne photo

« Une soirée sur la Seine organisée clé en main, avec un seul interlocuteur. »

ASSA ABLOY France · Témoignage clientDécouvrir l’accompagnement soirée d’entreprise →

Lesieur

### Adapter les espaces et les horaires au programme

COMET Bercy et The Guest House · Paris

Prestations confiées

- Espaces de réunion

- Restauration

- Horaires d’accès

« BME a négocié les horaires d’accès qui nous manquaient. »

Lesieur · Témoignage clientDécouvrir l’accompagnement lieux et prestataires →

Les repères de votre projet

## Préparer vos choix avec les guides pratiques.

Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.

### Rétroplanning de votre séminaire : préparez les jalons. →

### Gardez vos prestataires événementiels habituels. →

Les questions à se poser

## Préparer, avec vos choix.

Quelle différence entre rechercher un prestataire et coordonner l’événement ?+

La recherche de prestataires sert à identifier et comparer les options pour un lot. La coordination relie les prestations retenues : horaires, accès, installation, programme et responsabilités. Vous pouvez confier une seule de ces missions ou les deux, selon votre point de départ.

Que faut-il préciser pour une coordination sur place ?+

Indiquez le lieu, le programme, les intervenants, les horaires d’installation et les besoins d’accueil. Le périmètre sur place, les contacts, les responsabilités et les conditions d’intervention de BME sont à convenir avant l’engagement ; une présence n’est pas réservée par le brief.

Puis-je conserver mon lieu et mes prestataires ?+

Oui. Indiquez les choix déjà faits et les lots qui restent à coordonner. Le périmètre d’accompagnement se définit à partir de cet existant.

Puis-je confier uniquement une partie de l’organisation ?+

Oui. Décrivez le lot ou la mission concernée, les interfaces avec vos équipes et les décisions qui vous reviennent. Le reste du programme peut rester organisé par vos équipes ou partenaires.

Comment traiter un changement de participants ou de programme ?+

Identifiez les lots affectés, les informations nouvelles et les conditions à vérifier. Les ajustements sont à valider avec les parties concernées ; cette fiche ne modifie aucun contrat.

Qui valide les propositions et les responsabilités ?+

Votre circuit de décision et le périmètre de l’accompagnement se cadrent avant l’organisation. Les conditions des lots sont à confirmer auprès des prestataires. Le clic sur un devis ou un formulaire ne confirme pas de commande.

Que permet le bouton « Confier mon organisation » ici ?+

Décrivez votre objectif, vos choix existants et les missions à confier. Vous obtenez une synthèse IA gratuite avant de communiquer vos coordonnées. La demande de devis humain nécessite votre email et votre téléphone. Le brief ne vaut ni devis, ni réservation, ni demande d’achat, ni commande.

## Un formateur ou un expert déjà choisi pour votre rencontre ?

Pour une mission de formation, de coaching ou de création confiée à un indépendant déjà sélectionné, découvrez Sourcing Force Talents : formation et création pour préparer son référencement, son contrat et sa facturation.

Le prochain temps fort de vos équipes

## Partons de votre point de départ.

Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.

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