# Préparer un budget événementiel | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/fr/simulateurs/budget-evenement/ Cadrez votre budget événementiel : participants, lieu, postes, inclusions et hypothèses à compléter. Demandez une estimation IA indicative, avec hypothèses et exclusions explicites. Accueil/Votre budget Votre événement · Un budget à cadrer # Préparez le budget de votre événement. Un séminaire, une soirée ou une conférence : identifiez les postes à prévoir et les choix déjà faits. Construisez un cadre clair avant de comparer les propositions. Votre budget MICE ## Cadrez votre budget événement. Demandez une estimation IA indicative en ligne, puis affinez votre projet avec l’équipe Sourcing Force si vous le souhaitez. ParticipantsDurée (jours)NuitsDestinationPériode DuAuGamme souhaitéeÀ définirÉconomiqueStandardPremiumLuxeDeviseEURUSDCADGBPLes lots de votre événementLieu et sallesÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireHébergementÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireRestaurationÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireActivitésÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireTransport collectifÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireCoordinationÀ définirEstimation à inclureDéjà couvert (prestataire ou devis existant)Non nécessaireDevis existants, prestataires et précisions ### Estimation par notre Agent IA Évènementiel Hypothèse générée par Intelligence Artificielle, sans tarifs vérifiés ni devis définitif. Estimer mon budget avec l’IA Renseignez au minimum les participants, la durée et la destination. ### Un devis adapté à votre événement. L’équipe Sourcing Force vous accompagne pour préciser les prestations et les montants. Demander un devis↗ Effacer mes saisies Les paramètresLes hypothèsesLes postesLire les devisPréparer la ficheLe circuit achatsFAQ 01 · Les repères de votre projet ## Le budget commence avec votre projet. Définissez les éléments de cadrage avant de comparer des propositions : les participants, la durée, les nuits, la destination, la période et le niveau de prestation. Les réponses encore inconnues peuvent rester à préciser. Ce parcours propose une estimation IA indicative sur demande, sans contacter l’équipe Sourcing Force, puis transmet vos choix au brief. La fourchette reste hypothétique ; les tarifs ne sont pas vérifiés. ParticipantsQuel effectif approximatif, quels besoins d’accueil et d’accessibilité ? Durée & nuitsCombien de journées, de nuitées et de créneaux à prévoir ? Destination & accèsQuel lieu ou quelle zone, quels trajets et accès pour les participants ? Période & flexibilitéQuelle période envisagée, et quelles alternatives de dates ? Niveau de prestationQuels espaces, repas, équipements et activités sont attendus ? Périmètre & deviseQuels lots sont déjà choisis, que reste-t-il à confier et dans quelle devise ? 02 · Les repères de votre projet ## Des hypothèses visibles, des montants à documenter. Un budget se relit plus facilement lorsque son périmètre et ses bases sont explicites. Gardez les inclusions, exclusions et points à confirmer près des montants lorsqu’ils seront disponibles. Distinguez les coûts fixes, les coûts liés aux quantités et les prestations couvertes par un forfait. Les repas, salles, hébergements ou transports déjà inclus ne doivent pas être comptés une seconde fois. ### Les repères de votre fiche - Votre enveloppe cible est une information de cadrage, distincte de l’estimation IA indicative et d’un prix ferme. - Chaque poste se documente avec une quantité, une unité, une source et une date. Un montant inconnu reste à renseigner. - Faites confirmer la base HT ou TTC, les taxes et les inclusions de chaque proposition ; aucun taux universel n’est appliqué. - Conservez une devise explicite pour chaque montant. Une comparaison entre devises exige une convention de conversion documentée. - Les honoraires et la provision éventuelle pour aléas se précisent séparément. Aucun pourcentage ni commission contractuelle Sourcing Force n’est calculé ici. 03 · Les repères de votre projet ## Huit postes pour préparer la discussion. Ces postes sont des repères à adapter à votre événement. Tous ne s’appliquent pas systématiquement ; conservez les prestations déjà choisies et identifiez les seuls lots restant à confier. Aucun prix ou pourcentage n’est associé à ces cartes. 01 ### Lieu & salles Espaces et créneaux à réserver Précisez les salles, les horaires, les accès et les espaces privatifs. Distinguez ce qui est inclus dans le lieu des prestations à prévoir séparément. 02 ### Hébergement Nuitées et catégories de chambres Documentez les nuits, l’occupation et les catégories de chambres. Vérifiez les prestations incluses, les conditions de réservation et les éventuelles taxes. 03 ### Restauration Participants et services prévus Listez les pauses, repas et boissons, ainsi que les régimes alimentaires. Vérifiez les quantités, le personnel, le matériel et les horaires de service. 04 ### Technique Équipements et durée de mobilisation Identifiez le son, l’image, l’éclairage et les connexions nécessaires. Clarifiez les frais de montage, d’exploitation et de démontage. 05 ### Activités & animation Groupes et programme Précisez les activités, l’encadrement et les moyens nécessaires. Faites confirmer les inclusions, l’accessibilité et les alternatives en cas d’aléa. 06 ### Transport collectif Trajets, véhicules et rotations Décrivez les points de départ, les arrivées et les rotations. Vérifiez la capacité, les horaires, les attentes et les prestations prévues par le devis. 07 ### Organisation & coordination Périmètre confié et présence attendue Définissez la préparation, les intervenants et la présence sur place. Les honoraires et prestations d’accompagnement restent à confirmer selon le périmètre. 08 ### Provision pour aléas Risques et décisions à documenter Identifiez les risques et convenez d’une provision explicite si nécessaire. Aucun pourcentage standard n’est appliqué ; évitez de compter deux fois un poste déjà couvert. 04 · Les repères de votre projet ## Comparer les périmètres avant les montants. Pour chaque proposition, relevez la prestation, la quantité, l’unité, la devise, la base HT ou TTC, les inclusions et exclusions, la source et la date de validité. Faites préciser les conditions d’acomptes, d’annulation et les pièces attendues avec les interlocuteurs concernés. Comparez des périmètres équivalents. Une enveloppe cible, un devis sélectionné, un engagement dans le circuit Sourcing Force, un réalisé documenté et un paiement sont des repères distincts ; cette page ne les fusionne pas dans un total. ### Les inclusions Vérifier ce que couvrent le lieu, les repas, la technique et la coordination. ### Les bases de comparaison Documenter les quantités, unités, devises, taxes et dates des propositions. ### Les points ouverts Faire préciser les honoraires, aléas et conditions propres à chaque lot. 05 · Les repères de votre projet ## Rassembler les informations pour la suite. Utilisez le brief pour décrire vos paramètres, vos choix existants et les postes à préciser. Décrivez les informations utiles dans le brief, sans pièce jointe. Les exemples ci-dessous sont des situations de préparation fictives, sans devis validé, prestation réservée ni événement attribué à un client. Ils peuvent vous aider à formuler votre propre point de départ. Séminaire ### Cadrer un séminaire Exemple fictif : séminaire pour 80 personnes, deux jours et une nuit près de Lyon. Prévoir salles, hébergement, repas et une activité collective. Budget à définir en EUR, dates flexibles.Rédiger mon brief↗ Réunion ou journée d’équipe ### Garder les choix existants Exemple fictif : journée d’équipe pour 40 personnes. Salle et matériel déjà choisis ; conserver ces lots. Cadrer seulement restauration et coordination. Enveloppe à définir en EUR.Rédiger mon brief↗ Soirée d’entreprise ### Préparer la lecture des devis Exemple fictif : soirée pour 120 personnes. Devis de lieu disponible ; reprendre ses inclusions, exclusions, unités, devise et validité. Clarifier traiteur et animation ; montants à renseigner.Rédiger mon brief↗ 06 · Les repères de votre projet ## Un cadre de préparation, puis des décisions par lot. L’équipe Sourcing Force vous accompagne dans un circuit d’achats avec un fournisseur unique. Une Demande d’Achats ou commande client correspond à chaque fournisseur réel ; le lieu peut être confirmé avant la restauration. La préparation du budget ne crée aucune Demande d’Achats ni commande. La commission est calculée dans Sourcing Force lors de la création de la Demande d’Achats, puis le devis définitif permet au client d’émettre son Bon de Commande officiel. La confirmation exige le Bon de Commande reçu par le fournisseur unique pour la Demande d’Achats concernée ; une fiche ou la sélection d’un devis ne confirme aucune prestation. Après confirmation, Sourcing Force émet les commandes fournisseurs et l’équipe Sourcing Force suit les prestations, factures et paiements. Le pilotage budgétaire général relève de Sourcing Force, complémentaire de l’ERP/S2P. L’estimation IA reste hypothétique et un devis exige des propositions validées ; aucune intégration, avance de fonds ou condition financière n’est garantie par cette page. Events cadre les besoins et les postes de votre événement. Le circuit achats conserve les décisions de chaque lot ; cette présentation ne déclenche ni demande d’achat, ni commande, ni paiement. Comprendre les achats événementiels avec Sourcing Force↗ Explorer le pilotage des budgets achats dans Sourcing Force↗ Un accompagnement humain ## L’équipe Sourcing Force accompagne votre événement. Recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis. Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. Les questions à se poser ## Préparer, avec vos choix. Cette page calcule-t-elle le coût de mon événement ?+ Vous pouvez demander une estimation IA indicative sans contacter l’équipe Sourcing Force. Elle présente une fourchette hypothétique pour les seuls lots estimés, avec hypothèses et exclusions. Ce n’est pas un devis ; si le service est indisponible ou les données insuffisantes, le budget reste à compléter. Peut-on commencer avec un budget à définir ?+ Oui. Décrivez le format, les participants, le lieu ou la zone et les prestations attendues. Les inconnues restent à préciser ; une estimation IA peut expliciter ses hypothèses, sans intégrer de taxes ni de provision. Comment intégrer nos fournisseurs ou devis existants ?+ Indiquez les lots déjà couverts, les prestations retenues et ce qui reste à confier. Reprenez les éléments utiles en texte. Le budget doit conserver ce périmètre existant. Comment traiter les taxes, devises et honoraires ?+ Documentez la base HT ou TTC et les taxes de chaque proposition, puis faites confirmer les inclusions et honoraires. Gardez les devises distinctes sans convention de conversion documentée. La page n’applique aucun taux de taxe, de change ou de commission. La fiche est-elle un devis ou une demande envoyée ?+ Préparez votre brief dans la popup commune, puis demandez un devis dans le formulaire HubSpot après votre validation. L’IA pose jusqu’à trois questions utiles, ou aucune si votre projet est clair. Une copie de votre brief vous est envoyée dans le corps d’un email. Le brief ne vaut ni devis, ni réservation, ni demande d’achat, ni commande. Le prochain temps fort de vos équipes ## Partons de votre point de départ. Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes. Préparer mon budget↗