# Eventi ibridi: coordinare un congresso in più sedi | SF Events Source: https://events.sourcing-force.com/it/blog/congresso-ibrido-piu-sedi/ Preparate gruppi, spostamenti e tecnica per un congresso in più sedi o ibrido. Richiedete un preventivo per i servizi che necessitano di coordinamento. Budget dell’evento / Guide pratiche / Guide pratiche Il vostro evento · Decisioni da preparare # Preparate il vostro congresso in più sedi. Gli eventi ibridi e i congressi in più sedi richiedono un quadro comune e bisogni distinti per gruppo. Specificate spostamenti, sedi e servizi da coordinare prima di richiedere un preventivo con un ambito chiaro. Richiedere un preventivo ↗Calcolare il budget del mio evento ↗ ## La vostra checklist da scaricare Lista di controllo per un congresso in più sedi. Sei punti da verificare e uno spazio per preparare il brief. Scaricare la checklist PDF (1 pagina) ↧Chiarite come partecipa ogni sede.Preparate spostamenti e notti per gruppo.Verificate le dipendenze delle sessioni comuni.Mantenete una visione comune e stati separati.Preparate una sintesi utile per il brief. ## Chiarite come partecipa ogni sede. Un congresso può riunire team provenienti da più centri in una sede comune oppure collegare più luoghi durante sessioni condivise. Descrivete formato scelto, sedi e momenti comuni prima di cercare fornitori. Identificate partecipanti per sede, relatori e vincoli orari. Se ci sono fusi orari diversi, verificate l’ora locale di ogni sessione. Un invito comune non garantisce condizioni equivalenti di partecipazione. - Distinguete sedi di partenza e luoghi di partecipazione. - Specificate sessioni comuni e locali. - Fate confermare partecipanti e orari da ogni sede. ## Preparate spostamenti e notti per gruppo. Elencate punti di partenza utili, arrivi, ritorni e trasferimenti tra stazione, sede e alloggio. Pianificate le notti separatamente dai giorni di programma; i gruppi possono seguire itinerari diversi. ADEME include la scelta della sede e del trasporto nella progettazione responsabile degli eventi. Confrontate opzioni pratiche e vincoli del programma senza dichiarare riduzioni d’impatto non misurate. Riferimento: ADEME · Eventi responsabili. - Confermate le fasce di arrivo e partenza. - Distinguete notti, trasferimenti e viaggi principali. - Verificate i bisogni pratici di accesso di ogni gruppo. ## Verificate le dipendenze delle sessioni comuni. Per più sedi, specificate presentazioni, trasmissione, scambi a distanza e coordinamento in ogni luogo. Fate verificare audio, video, connessione e assistenza nella configurazione richiesta. Preparate una prova con i contatti competenti e un’alternativa da confermare. Se la sede è comune, verificate sale simultanee, percorsi e transizioni. L’attrezzatura dipende dall’uso; la semplice dicitura «sala attrezzata» non basta. - Assegnate un contatto operativo a ogni sede. - Preparate una scaletta e una versione di riferimento. - Confermate prove e soluzione alternativa. ## Mantenete una visione comune e stati separati. Preparate un quadro condiviso di servizi, responsabili e punti aperti: sedi, tecnica, trasporto, alloggio e catering. Conservate fornitori scelti e precisate solo le integrazioni da cercare o coordinare. Nel modello Sourcing Force, BME opera come fornitore unico, mentre i servizi mantengono stati separati. Confermare una sede non conferma i servizi delle altre sedi. Il brief pubblico prepara la richiesta; non crea una richiesta di acquisto né un ordine. - Identificate sede, servizio e responsabile dell’approvazione. - Conservate preventivi esistenti e relative inclusioni. - Annotate dipendenze tra servizi comuni e locali. ## Preparate una sintesi utile per il brief. Esempio fittizio: due team raggiungono una sede comune e un terzo segue la plenaria a distanza. Il brief separa viaggi e notti dei primi gruppi, poi esigenze tecniche e contatto del gruppo remoto. Ogni servizio mantiene informazioni da confermare. CNIL richiama limitazione della finalità e minimizzazione dei dati. Partite da numeri aggregati e bisogni pratici, senza elenchi nominativi, dettagli medici o fascicoli interni nel campo IA. Descrivete formato, vincoli e servizi da affidare per richiedere un preventivo. Riferimento: CNIL · Sei principi del GDPR. - Descrivete formato e itinerari di ogni gruppo. - Indicate contatti per sede e decisioni da preparare. - Condividete solo informazioni utili con contatti autorizzati. Lista di controllo per un congresso in più sedi Punto da preparareInformazione utileDecisione da registrare FormatoSedi di partenza e luoghi di partecipazioneSessioni comuni e locali PartecipantiNumero atteso per gruppoContatto e data di conferma SpostamentiViaggi, trasferimenti e nottiOrari e bisogni da verificare TecnicaTrasmissione, scambi e assistenzaProve e alternativa ServiziBisogni e scelte esistentiStato e responsabile dell’approvazione CoordinamentoScaletta e punti apertiVersione condivisa e prossima azione ## Dalla pianificazione al brief del vostro evento. Richiedete un preventivo per i servizi affidati del vostro congresso in più sedi. Richiedere un preventivo ↗ Preparare l’approvazione per servizio → ## Fonti - ADEME · Eventi responsabili — consultato il 7 ottobre 2026. - CNIL · Sei principi del GDPR — consultato il 7 ottobre 2026.