# Pianificare il budget del tuo evento | Sourcing Force Events Source: https://events.sourcing-force.com/it/strumenti/budget-evento/ Definisci il budget MICE: partecipanti, durata, destinazione e fornitori esistenti. Richiedi una stima indicativa IA con ipotesi ed esclusioni esplicite. Home/Il tuo budget Il tuo evento · Un budget da definire # Pianifica il budget del tuo evento. Un seminario, una serata o una conferenza: individua i servizi da prevedere e le scelte già fatte. Definisci un quadro chiaro prima di confrontare le proposte. Il tuo budget MICE ## Definisci il budget del tuo evento. Richiedi una stima indicativa IA online e, se lo desideri, approfondisci il progetto con il team Sourcing Force. PartecipantiDurata (giorni)NottiDestinazionePeriodo DalAlFascia desiderataDa definireEconomicaStandardPremiumLussoValutaEURUSDCADGBPI lotti del tuo eventoSede e saleDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioAlloggioDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioRistorazioneDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioAttivitàDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioTrasporto collettivoDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioCoordinamentoDa definireIncludere nella stimaGià coperto (fornitore o offerta esistente)Non necessarioOfferte esistenti, fornitori e dettagli ### Stima del nostro Agente IA per Eventi Ipotesi generata dall’intelligenza artificiale, senza tariffe verificate né preventivo definitivo. Stimare il mio budget con IA Indica almeno partecipanti, durata e destinazione. ### Un preventivo su misura per il tuo evento. Il team Sourcing Force ti aiuta a definire servizi e costi. Richiedi un preventivo↗ Cancella i miei dati I tuoi datiIpotesiVoci di costoConfrontare le offertePreparare il briefProcesso di acquistoFAQ 01 · I punti chiave del tuo progetto ## Inizia dal tuo progetto. Definisci partecipanti, durata, notti, destinazione, periodo e livello di servizio. I dati sconosciuti possono restare aperti. Richiedi una stima indicativa IA senza contattare il team Sourcing Force e trasferisci le decisioni nel brief. L’intervallo è ipotetico; le tariffe non sono verificate. PartecipantiQuante persone sono previste e quali esigenze di accessibilità ci sono? Durata e nottiQuanti giorni, notti e fasce orarie servono? Destinazione e accessoQuale luogo o zona, quali tragitti e accessi sono previsti? Periodo e flessibilitàQuale periodo è previsto e sono possibili date alternative? Livello di servizioQuali spazi, pasti, attrezzature e attività sono richiesti? Perimetro e valutaQuali servizi sono già coperti, quali gestirà il team Sourcing Force e in quale valuta? 02 · I punti chiave del tuo progetto ## Rendi visibili le ipotesi. Documenta perimetro, inclusioni, esclusioni e punti da confermare accanto agli importi offerti. Separa costi fissi, costi legati alle quantità e servizi inclusi. Non conteggiare un servizio incluso due volte. ### I punti chiave del tuo brief - Il budget obiettivo è un dato di pianificazione, distinto dalla stima indicativa IA e da un prezzo definitivo. - Documenta quantità, unità, fonte e validità di ogni offerta. Gli importi sconosciuti restano da confermare. - Conferma se le imposte sono incluse e verifica inclusioni ed esclusioni. Non viene applicata un’aliquota universale. - Indica ogni valuta. Il confronto tra valute diverse richiede un criterio di conversione documentato. - Compensi ed eventuale riserva per imprevisti vanno concordati separatamente. Qui non viene calcolata la commissione contrattuale di Sourcing Force. 03 · I punti chiave del tuo progetto ## Otto voci per orientare la conversazione. Adatta le voci al tuo evento. Conserva i fornitori scelti e indica solo i servizi da affidare al team Sourcing Force. Queste voci non includono prezzi indicativi. 01 ### Sede e sale Spazi e periodi di prenotazione Specifica sale, orari, accessi e spazi riservati. Separa i servizi inclusi dalle esigenze aggiuntive. 02 ### Alloggio Notti e categorie di camere Documenta notti, occupazione e categorie. Verifica inclusioni, condizioni di prenotazione e imposte applicabili. 03 ### Ristorazione Partecipanti e pasti Elenca pause, pasti e bevande. Verifica quantità, personale, attrezzature e orari. 04 ### Servizi tecnici Attrezzature e durata Individua audio, video, illuminazione e connettività. Chiarisci costi di montaggio, gestione e smontaggio. 05 ### Attività e animazione Gruppi e programma Descrivi attività, supervisione e mezzi. Conferma inclusioni, accessibilità e alternative. 06 ### Trasporto collettivo Tragitti, veicoli e turni Descrivi partenze, arrivi e turni. Conferma capacità, orari, attese e servizi offerti. 07 ### Organizzazione e coordinamento Perimetro concordato e supporto sul posto Definisci preparazione, collaboratori e presenza sul posto. I compensi restano da confermare per il perimetro concordato. 08 ### Riserva per imprevisti Rischi e decisioni documentate Individua i rischi e concorda una riserva esplicita se necessaria. Non si applica una percentuale standard né si conteggiano due volte i servizi inclusi. 04 · I punti chiave del tuo progetto ## Confronta il perimetro prima degli importi. Registra servizio, quantità, unità, valuta, base imponibile, inclusioni, esclusioni, fonte e validità. Chiarisci acconti e condizioni di cancellazione. Budget obiettivo, offerta selezionata, impegno di acquisto, costi effettivi documentati e pagamento sono dati distinti. Questa pianificazione non li unisce. ### Servizi inclusi Verifica cosa coprono sede, pasti, servizi tecnici e coordinamento. ### Basi di confronto Documenta quantità, unità, valute, imposte e date delle proposte. ### Punti aperti Chiarisci compensi, imprevisti e condizioni di ogni lotto. 05 · I punti chiave del tuo progetto ## Riunisci le informazioni. Trasferisci dati, accordi esistenti e informazioni sconosciute dal modulo al brief. I dettagli aggiuntivi restano modificabili. Gli esempi sono situazioni fittizie di pianificazione, non offerte confermate, prenotazioni o eventi di clienti. Seminario ### Pianificare un seminario Esempio fittizio: seminario per 80 persone, due giorni e una notte vicino a Lione. Sale, alloggio, pasti e attività da organizzare. Budget da definire in EUR; date flessibili.Scrivere il mio brief↗ Riunione o giornata di team ### Conservare le decisioni esistenti Esempio fittizio: giornata di team per 40 persone. Sala e attrezzature già scelte; conservare gli accordi. Supporto necessario solo per ristorazione e coordinamento. Budget da definire in EUR.Scrivere il mio brief↗ Serata aziendale ### Preparare il confronto delle offerte Esempio fittizio: serata per 120 persone. È disponibile un’offerta per la sede. Verificare perimetro, esclusioni, unità, valuta e validità. Ristorazione e animazione restano da confermare.Scrivere il mio brief↗ 06 · I punti chiave del tuo progetto ## Ogni lotto conserva le proprie decisioni. Il team Sourcing Force ti accompagna in un processo di acquisto con un fornitore unico. Ogni fornitore effettivo ha una propria richiesta di acquisto o ordine del cliente; la sede può essere confermata prima della ristorazione. Preparare il budget non crea richieste di acquisto né ordini. Sourcing Force calcola la commissione alla creazione della richiesta di acquisto; il preventivo definitivo permette al cliente di emettere il proprio ordine ufficiale. La conferma richiede che il fornitore unico riceva tale ordine per la richiesta interessata; una scheda o un preventivo selezionato non conferma servizi. Dopo la conferma, Sourcing Force emette gli ordini ai fornitori e il team Sourcing Force segue servizi, fatture e pagamenti. Sourcing Force gestisce il budget generale come complemento del tuo ERP/S2P. La stima IA rimane ipotetica e un preventivo richiede proposte convalidate; questa pagina non garantisce integrazione, finanziamento anticipato né condizioni finanziarie. Events definisce le esigenze e i lotti del tuo evento. Il processo di acquisto conserva le decisioni di ogni lotto; questa pagina non genera richieste di acquisto, ordini né pagamenti. Scoprire gli acquisti per eventi con Sourcing Force↗ Scoprire la gestione dei budget acquisti con Sourcing Force↗ Supporto umano ## Il team Sourcing Force accompagna il tuo evento. Ricerca dei servizi, organizzazione e coordinamento del perimetro affidato, mantenendo i tuoi fornitori e i servizi già scelti. Un brief non crea richieste di acquisto né ordini. Le domande da porsi ## Pianifica con le scelte già fatte. Questa pagina calcola il costo dell’evento?+ Puoi richiedere una stima indicativa IA senza contattare il team Sourcing Force. Mostra un intervallo ipotetico solo per i lotti stimati, con ipotesi ed esclusioni. Non è un preventivo; senza servizio o dati sufficienti, il budget resta da completare. Posso iniziare con un budget sconosciuto?+ Sì. Lascia aperti i dati sconosciuti e indica i servizi necessari. Costi, imposte, compensi e riserva restano da confermare. Posso conservare fornitori o offerte esistenti?+ Sì. Segna i servizi come già coperti e descrivi i fornitori o le offerte esistenti. Il team Sourcing Force può occuparsi solo del perimetro restante. Come vengono gestite imposte, valute e compensi?+ Documenta la base al netto o al lordo delle imposte e le imposte di ogni proposta; conferma servizi inclusi e compensi. Mantieni separate le valute senza un criterio di conversione documentato. La pagina non applica aliquote fiscali, tassi di cambio né commissioni. La scheda è un preventivo o una richiesta inviata?+ Prepara il brief nel popup comune e richiedi un preventivo nel modulo HubSpot dopo averlo convalidato. L’IA pone fino a tre domande utili, o nessuna se il progetto è chiaro. Una copia del brief viene inviata nel corpo di un’email. Il brief non costituisce un preventivo, prenotazione, richiesta di acquisto né ordine. Il prossimo momento importante per il tuo team ## Partiamo dal tuo punto di partenza. I tuoi obiettivi, le scelte già fatte e le domande ancora aperte. Preparare il mio budget↗