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Briefing vorbereiten

Der Leitfaden · Team-Offsites

Ihre Checkliste für das Team-Offsite.

Ein Ort, an dem Menschen gern zusammenkommen. Ein Programm für Ihre Ziele. Praktische Orientierung für Entscheidungen: Schritt für Schritt mit Ihren bestehenden Entscheidungen und offenen Fragen.

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Ihre Begegnungen, Ihre Begleitung

Ihr Offsite, Schritt für Schritt

Ein Leitfaden für Ziele, Teilnehmer und Dienstleister vor Ihrer Angebotsanfrage.

BME übernimmt die persönliche Betreuung. Sourcing Force ist Einkaufssoftware, die Ihr ERP oder S2P ergänzt.

Teilnehmende bei einer Präsentation.

01 · Ausgangspunkt

Beginnen Sie, bevor jedes Detail feststeht.

Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung Ihres Offsites. Sammeln Sie je Schritt bekannte Angaben und noch zu bestätigende Punkte.

Ort, Dienstleister oder Angebot bereits vorhanden? Behalten Sie diese Angaben. Ihr Bedarf kann eine einzelne Leistung betreffen: Catering, Aktivitäten, Unterkunft, Technik oder Koordination.

02 · Fünf Schritte

Vom ersten Ziel bis zum Veranstaltungstag.

Nutzen Sie die fünf Schritte in der passenden Reihenfolge. Bestimmen Sie für jede Entscheidung, wer sie freigibt und was mit Dienstleistern zu prüfen ist.

  1. Die Richtung festlegen

    • Ziel definieren: Team ausrichten, Strategie teilen, zusammenarbeiten oder Zusammenhalt stärken.
    • Teilnehmerzahl, Ausgangsorte, Barrierefreiheit und Einschränkungen erfassen.
    • Organisator, Entscheider und interne Freigaben bestimmen.

  2. Format und Rahmen wählen

    • Offsite mit Übernachtung oder Tagung, gewünschte Termine, Dauer und Flexibilität angeben.
    • Destination oder Suchgebiet, Erreichbarkeit, Transfers und Unterkunft bestimmen.
    • Räume für Plenum, Workshops, Catering, Aktivitäten und Alternativen beschreiben. Kapazitäten und Verfügbarkeit prüfen.

  3. Budget und Umfang definieren

    • Positionen auflisten: Ort, Zimmer, Catering, Transport, Aktivitäten, Technik und Koordination.
    • Bekanntes Budget, Währung, Steuerbasis sowie Annahmen zu Teilnehmerzahl und Dauer angeben.
    • Einschlüsse, Ausschlüsse, Optionen, Stornobedingungen und Angebotsfristen prüfen. Unterschiedliche Umfänge nicht direkt vergleichen.

  4. Freigaben organisieren

    • Bestehende Angebote sammeln und erhaltene Vorschläge von bestätigten Leistungen trennen.
    • Festlegen, wer je Leistung im Einkaufsprozess vergleicht, freigibt und bestätigt.
    • Benötigte Unterlagen, Vertragsfristen und Anzahlungsbedingungen vor einer Verpflichtung klären.

  5. Programm und Auswertung planen

    • Ablauf erstellen: Ankunft, Empfang, Workshops, Pausen, Aktivitäten und Abreise einschließlich Technik.
    • Teilnehmerinformationen, Ansprechpartner und Alternativen mit den Beteiligten prüfen.
    • Auswertung planen: Teilnehmerzahl, Feedback, Ist-Kosten und erhaltene Unterlagen. Geschätzte, verpflichtete und bezahlte Beträge trennen.

03 · Ein Beispiel

Wie sieht ein klarer Veranstaltungsplan aus?

Ein hilfreiches Briefing trennt Entscheidungen, Annahmen und offene Leistungen. Es kann einfach bleiben, ohne einen möglichen Ort als Reservierung zu behandeln.

Fiktives Planungsbeispiel: Diese Angaben veranschaulichen die Checkliste.

Ein Offsite mit Übernachtung vorbereiten

Ein Team mit 80 Personen plant zwei Tage Arbeit und Teamaktivitäten. Destination und Budget sind offen; ein möglicher Ort wurde bereits identifiziert.

Ziel
Prioritäten für die nächsten sechs Monate teilen und einen Workshop planen.
Bestehende Auswahl
Den identifizierten Ort als Option behalten. Kapazität, Zimmer, Zugang und Verfügbarkeit vor Bestätigung prüfen.
Zu übertragende Leistungen
Catering und Gruppenaktivität vergleichen. Einschlüsse prüfen und Freigabeverantwortliche festlegen.
Offene Fragen
Teilnehmerzahl, Termine, Budget und Freigaben bestätigen. Alternative zur Aktivität im Freien planen.

04 · Nächste Schritte

Ihre Planung in einem Briefing bündeln.

Übertragen Sie Ihre Notizen ins Briefing. Unbekanntes darf offenbleiben; behalten Sie vertraute Dienstleister. Nach Ihrer Prüfung können Sie über das HubSpot-Formular ein Angebot anfragen.

Budgetpositionen klären

Ein Rahmen für Parameter, Einschlüsse und Annahmen, ohne automatische Schätzung.

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Formate, Leistungen und Ortswahl für Ihre Veranstaltung vorbereiten.

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Mein Briefing vorbereiten

Notizen und offene Leistungen im Briefing sammeln, bevor Sie bei BME ein Angebot anfragen.

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Fragen zur Vorbereitung

Mit bekannten Angaben weiterkommen.

Können wir ohne feste Termine oder Budget beginnen?

Ja. Gewünschten Zeitraum, Flexibilität und Positionen angeben. Teilnehmerzahl, Beträge und offene Entscheidungen können im Briefing offenbleiben.

Müssen wir gewählte Dienstleister neu prüfen?

Behalten Sie Entscheidungen und Angebote. Trennen Sie Option, Vorschlag und bestätigte Leistung und bestimmen Sie nur noch zu übertragende Leistungen.

Bestätigt diese Checkliste eine Reservierung?

Das Lesen und das Briefing bestätigen keine Reservierung. Jede Leistung folgt ihren Freigaben, Vertragsbedingungen und Einkaufsprozessen.

Ihre nächste Veranstaltung

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Ein Ziel, bestehende Entscheidungen und offene Leistungen: Beginnen Sie mit dem, was Sie wissen.

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