Vergleichen Sie Angebote für Ihr Firmenseminar.

Geben Sie beiden Angeboten denselben Rahmen.

Legen Sie ein Referenzprogramm fest: Teilnehmende, Termine, Dauer, Übernachtungen, Räume und Mahlzeiten. Trennen Sie unverzichtbare Bedürfnisse von Optionen. Wenn ein Angebot einen Besprechungstag und das andere einen Aufenthalt mit Übernachtung betrifft, fragen Sie vor einem Preisvergleich einen vergleichbaren Umfang an.

Notieren Sie Datum und Version jedes Dokuments. Bewahren Sie das Original und ergänzende Antworten auf; eine neue Version sollte die Bedingungen, auf die Sie sich gestützt haben, nicht verdrängen.

• Vergleichen Sie dieselbe Personenzahl und dieselben Arbeitstermine.
• Verwenden Sie dieselbe Raumaufteilung und dieselben Zugangszeiten.
• Beschreiben Sie Unterkunft und Mahlzeiten getrennt.

Prüfen Sie Mengen vor den Gesamtsummen.

Bestimmen Sie für jede Position die Einheit: Person, Nacht, Tag, Raum, Fahrt oder Pauschale. Prüfen Sie die angesetzte Menge und den Umfang einer Pauschale. Übernachtungen ergeben sich nicht automatisch aus Tagen; weniger Personen können übernachten als insgesamt teilnehmen.

Behalten Sie die Angebote in ihrer ursprünglichen Währung und lassen Sie bestätigen, ob Steuern enthalten sind. Vergleichen Sie Gesamtsummen mit unterschiedlicher Währung oder Steuerbehandlung nicht unmittelbar. Ein fehlender Betrag ist ein zu klärender Punkt, keine kostenlose Leistung.

• Lassen Sie Mengen und mögliche Mindestzahlen präzisieren.
• Unterscheiden Sie Einzelpreise, Pauschalen und Optionen.
• Fordern Sie eine gemeinsame Darstellung von Steuern und Währung an.

Ermitteln Sie die Gründe für Unterschiede.

Raum, Technik, Verpflegung, Transfers und Koordination: Halten Sie enthaltene, ausgeschlossene und optionale Leistungen fest. Am Veranstaltungsort vorhandene Technik ist nicht zwangsläufig mit der für Ihr Programm nötigen Unterstützung enthalten.

Fiktives Beispiel: Ein Angebot enthält eine Leinwand und technische Betreuung, das andere nur den Raum. Fragen Sie die zusätzliche Technik an, bevor Sie das zweite Angebot für günstiger halten. Allein aus dieser unterschiedlichen Beschreibung lässt sich keine Ersparnis ableiten.

• Vergleichen Sie Auf- und Abbauzeiten.
• Prüfen Sie Personalbesetzung und Zeitüberschreitungen.
• Identifizieren Sie bereits durch Ihre Dienstleister abgedeckte Leistungen.

Lesen Sie die Bedingungen zusammen mit dem Angebot.

Service Public beschreibt allgemeine Geschäftsbedingungen als Rahmen der Geschäftsbeziehung in Frankreich. Die Hinweise zu französischen Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen behandeln unter anderem Preise und Zahlungsbedingungen. Diese Quelle beschreibt nicht die deutschen Vertragsanforderungen. Prüfen Sie die für Ihr Angebot geltenden Dokumente mit Ihrer Einkaufsverantwortung, wenn eine Auslegung nötig ist.

Prüfen Sie Bedingungen gesondert: Angebotsgültigkeit, Anzahlungsfristen, Bestätigung der Personenzahl, Änderungen und Stornierung. Eine Anzahlung ist ein Teil der Zahlung für die Leistung; ihre separate Darstellung rechtfertigt keine doppelte Berücksichtigung im Gesamtpreis.

Quelle: Service Public Entreprendre · Allgemeine Geschäftsbedingungen in Frankreich.

• Beschaffen Sie beigefügte Bedingungen und besondere Vereinbarungen.
• Klären Sie die Folgen geänderter Termine oder Personenzahlen.
• Benennen Sie die zur Auswahlentscheidung befugte Person.

Machen Sie aus Unterschieden hilfreiche Fragen.

Fragen Sie bei jedem Unterschied, ob er aus einer Leistung, Menge oder Bedingung entsteht. Kennzeichnen Sie Antworten als bestätigt, zu klären oder außerhalb des Umfangs. Behalten Sie bestehende Angebote und fragen Sie Unterstützung nur für benötigte Leistungen an.

Bereiten Sie eine Zusammenfassung des Programms und offener Fragen statt eines Dossiers mit unnötigen personenbezogenen Daten vor. Die CNIL empfiehlt, die Erhebung auf das für den Zweck Nötige zu beschränken. Die Vorbereitung eines Briefings und die Auswahl eines Angebots erzeugen weder eine Bestellanforderung noch einen bestätigten Auftrag.

Quelle: CNIL · Die sechs Grundsätze der DSGVO.

• Fassen Sie Anforderungen ohne Kontaktdaten der Teilnehmenden zusammen.
• Bewahren Sie Antworten und die gewählte Version auf.
• Fordern Sie ein Angebot nur für noch fehlende Leistungen an.