Behalten Sie Ihre bewährten Event-Dienstleister.

Unterscheiden Sie einen Wunsch von einer Verpflichtung.

Listen Sie Ihre Dienstleister auf und geben Sie für jede Leistung den Status an: gewünschter Partner, erhaltenes Angebot, intern bestätigte Auswahl oder bestehende Verpflichtung. Eine frühere Zusammenarbeit bestätigt weder Termine noch Bedingungen der nächsten Veranstaltung.

Bewahren Sie aktuelle Angebote und Vereinbarungen mit Datum und Version auf. Kennzeichnen Sie bereits beauftragte Leistungen und lassen Sie deren Umfang vor neuen Schritten prüfen. Das Briefing verändert keine bestehende Vereinbarung.

• Beschreiben Sie, was Sie behalten möchten und warum.
• Identifizieren Sie bereits abgedeckte Leistungen.
• Notieren Sie noch zu bestätigende Verfügbarkeiten und Bedingungen.

Sammeln Sie die für das Projekt wichtigen Bedingungen.

Bereiten Sie Leistungsangaben, dokumentierte Preise, Einheiten und Gültigkeitszeiträume vor. Klären Sie enthaltene Leistungen, Optionen und besondere Vereinbarungen. Eine Bedingung der vorherigen Veranstaltung gilt nicht automatisch für die nächste.

In Frankreich unterscheidet Service Public allgemeine Geschäftsbedingungen von besonderen Vereinbarungen für eine Geschäftsbeziehung. Diese französische Quelle beschreibt nicht die deutschen Vertragsanforderungen. Sammeln Sie geltende Dokumente und prüfen Sie die Regelungen mit befugten Personen; ein Eintrag in einer Planungsübersicht ist keine Annahme.

Quelle: Service Public Entreprendre · Allgemeine Geschäftsbedingungen in Frankreich.

• Ermitteln Sie Fristen und Änderungsbedingungen.
• Unterscheiden Sie erhaltene Angebote von angenommenen Vereinbarungen.
• Lassen Sie Fragen offen, statt fehlende Klauseln zu vermuten.

Übertragen Sie einen klaren Umfang.

Die Unterstützung kann eine Ergänzung betreffen: Unterkunft rund um einen gewählten Ort, Verpflegung für einen ausgewählten Raum, eine Aktivität oder die Koordination mehrerer Leistungen. Beschreiben Sie Grenzen und Schnittstellen, insbesondere Zeiten, Lieferungen und Zugänge.

Fiktives Beispiel: Ihr bewährter Caterer bereitet das Abendessen am gewählten Ort vor; ein ergänzendes Team soll Transfers organisieren. Das Briefing behält Caterer und Ort bei und beschreibt die vorzubereitenden Fahrten. Diese Entscheidungen müssen dafür nicht erneut ausgeschrieben werden.

• Listen Sie nur zu suchende oder zu klärende Leistungen auf.
• Benennen Sie Abhängigkeiten vom Ort oder anderen Dienstleistern.
• Bereiten Sie je Leistung eine Ansprechperson und eine erwartete Entscheidung vor.

Klären Sie Betreuung und Freigaben.

Entscheiden Sie, wer mit jedem Dienstleister spricht, Angebote zusammenführt und Änderungen genehmigt. Beschreiben Sie Fristenüberwachung, Organisation am Veranstaltungstag und Prüfung der Leistungen. Die Übertragung muss eine Aufgabe benennen, statt mehrere Beteiligte annehmen zu lassen, dass jeweils jemand anderes zuständig ist.

Im Events-Verfahren unterstützt das Team von Sourcing Force das Projekt. BME handelt als zentraler Lieferant im festgelegten Einkaufsprozess für die anvertrauten Leistungen. Jede Leistung behält ihren eigenen Status. Ein Auftrag in diesem Prozess wird erst bestätigt, nachdem BME das entsprechende offizielle Bestelldokument erhalten hat; ein Klick, eine KI-Zusammenfassung oder ein eingereichtes Briefing reichen nicht aus.

• Benennen Sie entscheidungsbefugte Personen.
• Trennen Sie beauftragte von noch vorzubereitenden Leistungen.
• Klären Sie den geltenden Prozess, bevor Sie eine Verpflichtung übertragen.

Beginnen Sie mit einer hilfreichen Zusammenfassung.

Fassen Sie zum Start des Briefings Veranstaltung, bestehende Entscheidungen und anzuvertrauende Leistungen zusammen. Geben Sie Referenzen und Prüfpunkte an und organisieren Sie die Übermittlung freigegebener Dokumente mit Ihrer Ansprechperson. Kopieren Sie keine vertraulichen Angaben oder unnötigen Kontaktdaten in ein KI-Feld.

Die CNIL empfiehlt, nur für den Zweck notwendige Daten zu erfassen und Zugriffe zu beschränken. Wenden Sie dies auf die Vorbereitung an: Eine zusammengefasste Übersicht reicht zur Eingrenzung des Projekts; detaillierte Unterlagen bleiben im autorisierten Verfahren Ihrer Organisation.

Quelle: CNIL · Die sechs Grundsätze der DSGVO.

• Beschreiben Sie Einschränkungen ohne Namenslisten der Teilnehmenden.
• Prüfen Sie, welche Unterlagen und Informationen Sie übermitteln dürfen.
• Fordern Sie ein Angebot für den mit dem Team von Sourcing Force vereinbarten Umfang an.