Tagungsraum mieten: Bereiten Sie Ihre Auswahl vor.

Leiten Sie den Raumbedarf aus dem Programm ab.

Eine Plenarsitzung, Workshops und informelle Gespräche benötigen unterschiedliche Raumaufteilungen. Beschreiben Sie die Programmpunkte, die gleichzeitig anwesenden Personen und notwendige Umbauten. Fordern Sie einen zum Programm passenden Plan statt einer einzigen beworbenen Kapazitätsangabe an.

Fiktives Beispiel: Ein Team arbeitet zunächst gemeinsam und teilt sich danach in zwei Workshops auf. Prüfen Sie, ob zwei Räume gleichzeitig nutzbar sind, wie sie akustisch getrennt sind und wie viel Zeit für die Rückkehr ins Plenum nötig ist.

• Unterscheiden Sie Teilnehmende, Referierende und Organisationsteam.
• Fragen Sie nach der Kapazität in der gewählten Raumaufteilung.
• Prüfen Sie Wege und Pausenbereiche.

Prüfen Sie die Erreichbarkeit entlang des gesamten Weges.

Vergleichen Sie die Anreise von den Ausgangsorten, vom Bahnhof oder Hotel sowie die Wege innerhalb des Veranstaltungsortes. Die französische Umweltagentur ADEME empfiehlt, öffentliche Verkehrsmittel und Barrierefreiheit bereits bei der Planung zu berücksichtigen.

Erfassen Sie organisatorisch relevante Bedürfnisse, ohne medizinische Einzelheiten abzufragen. Lassen Sie Wege, Empfang, Sanitäranlagen und passende Ausstattung durch die verantwortliche Person vor Ort bestätigen.

Quelle: ADEME · Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes.

• Prüfen Sie den letzten Wegabschnitt bis zum Raum.
• Planen Sie geeignete Beschilderung und einen passenden Empfang.
• Bestätigen Sie die Möglichkeiten für Teilnehmende und Referierende.

Lassen Sie Kapazität und Nutzungsbedingungen bestätigen.

In Frankreich richtet sich die zulässige Belegung öffentlich zugänglicher Gebäude nach dem von Service Public beschriebenen Rahmen. Fragen Sie die verantwortliche Person nach der Kapazität und den Nutzungsbedingungen für Ihre Raumaufteilung. Diese französische Quelle beschreibt nicht die deutschen Vorschriften; klären Sie die örtlichen Anforderungen mit dem Veranstaltungsort.

Eine Größenangabe im Prospekt reicht zur Prüfung des Vorhabens nicht aus. Eine dichte Bestuhlung, zusätzliche Technik oder nicht nutzbare Bereiche können die tatsächlichen Möglichkeiten verändern. Prüfen Sie bei Veranstaltungen außerhalb Frankreichs den örtlichen Rahmen mit dem Veranstaltungsort.

Quelle: Service Public Entreprendre · Öffentlich zugängliche Gebäude in Frankreich.

• Fordern Sie einen Raumplan und die Nutzungsbedingungen an.
• Klären Sie, welche Bereiche mit anderen Veranstaltungen geteilt werden.
• Prüfen Sie Ausweichmöglichkeiten für Programmpunkte im Freien.

Testen Sie die für Ihr Programm wichtige Technik.

Erstellen Sie eine praktische Liste: Sicht auf die Leinwand, Ton, Mikrofone, Internetverbindung, Steckdosen und Unterstützung. Klären Sie bei hybriden Veranstaltungen die Bedingungen mit zugeschalteten Referierenden und dem Veranstaltungsort.

Achten Sie bei der Besichtigung auf Akustik, Licht, Belüftung und ungestörte Workshopmöglichkeiten. Eine beworbene Eigenschaft muss zu Ihrer Nutzung passen; sie ersetzt keinen Test, wenn das Programm davon abhängt.

• Fragen Sie nach enthaltenen Geräten und optionaler Ausstattung.
• Benennen Sie die Ansprechperson für technische Tests.
• Planen Sie eine Alternative bei technischen Schwierigkeiten.

Vergleichen Sie Angebote mit gleichem Leistungsumfang.

Ordnen Sie jedem Kriterium eine Antwort, einen Nachweis oder einen offenen Punkt zu. Unverzichtbare Anforderungen helfen, ungeeignete Orte auszuschließen; Wünsche dienen anschließend zum Vergleich der verbleibenden Möglichkeiten.

Ergänzen Sie Zugangszeiten, Verpflegung, zugelassene externe Dienstleister und Änderungsbedingungen. Die Checkliste unterstützt die Suche mit dem Team von Sourcing Force auch dann, wenn Sie bereits einen Raum gewählt haben und nur weitere Leistungen beauftragen möchten.

• Bewahren Sie Angebote und Antworten des Veranstaltungsortes auf.
• Trennen Sie enthaltene Leistungen, Optionen und unbestätigte Punkte.
• Übernehmen Sie Anforderungen und bestehende Entscheidungen in Ihr Briefing.