Business Catering: Bereiten Sie Ihr Angebot vor.

Beginnen Sie mit dem Ablauf und wählen Sie dann das Format.

Listen Sie die Verpflegungsphasen auf: Empfang, Pausen, Mittagessen, Empfang mit Getränken oder Abendessen. Beschreiben Sie ihre Position im Programm, die verfügbare Zeit und vorgesehene Räume. Fragen Sie, ob die geplante Bewirtung den pünktlichen Neustart von Workshops oder Vorträgen ermöglicht.

Fiktives Beispiel: Ein Arbeitstag umfasst eine Pause und ein Mittagessen vor zwei Workshops. Das Briefing beschreibt eine dazu passende Bewirtung; es setzt nicht voraus, dass ein Buffet und ein serviertes Essen denselben Personal- und Raumbedarf haben.

• Unterscheiden Sie jede Verpflegungsphase und ihre Zeiten.
• Beschreiben Sie serviertes Essen, Buffet oder ein noch zu bestätigendes Format.
• Klären Sie Aufbau- und Aufräumzeiten.

Bereiten Sie Personenzahlen und Anpassungen vor.

Geben Sie die erwartete Personenzahl für jede Phase an, einschließlich Referierender und Organisationsteam, sofern deren Mahlzeiten eingeplant werden müssen. Nicht alle bleiben zum Abendessen; verwenden Sie daher nicht ungeprüft dieselbe Zahl für alle Mahlzeiten.

Fragen Sie, wann Zahlen bestätigt werden müssen, wie Änderungen behandelt werden und welche Mengen oder Leistungen enthalten sind. Kennzeichnen Sie Annahmen als solche, bis der Dienstleister sie bestätigt.

• Planen Sie eine Personenzahl je Mahlzeit oder Pause.
• Klären Sie mögliche Mindestzahlen und Anpassungsbedingungen.
• Halten Sie fest, wer die endgültigen Zahlen übermittelt.

Lassen Sie Menüs und Lebensmittelinformationen präzisieren.

Beschreiben Sie Menübedürfnisse für die erste Planung in zusammengefasster Form. Prüfen Sie mit dem Caterer konkrete Möglichkeiten, Informationen zu Speisen und den Umgang mit besonderen Anforderungen. Eine Menüpräferenz garantiert keine sichere Berücksichtigung einer Allergie.

Service Public erläutert die französischen Pflichten zur Allergeninformation, auch in der Gastronomie. Diese Quelle beschreibt nicht das deutsche Recht. Fragen Sie den Caterer nach den örtlich geltenden Anforderungen und der Bereitstellung der Informationen während der Bewirtung. Notwendige personenbezogene Angaben gehören später zu autorisierten Ansprechpersonen, nicht in das KI-Briefing.

Quelle: Service Public · Allergeninformation in Frankreich.

• Lassen Sie mögliche Anpassungen vom Dienstleister bestätigen.
• Prüfen Sie den Zugang zu Informationen über die Speisen.
• Vermeiden Sie Namenslisten und medizinische Angaben in der ersten Planung.

Stimmen Sie Catering, Veranstaltungsort und Ausstattung ab.

Klären Sie Lieferzugänge, Zubereitung vor Ort, Geräte und Ausgabebereiche. Wer stellt Geschirr, Tische, Personal und Reinigung bereit? Auch ein bereits gewählter Caterer muss die Bedingungen des Veranstaltungsortes kennen.

Der ADEME-Leitfaden behandelt Beschaffung, Menüs, Lebensmittelverschwendung und Abfälle. Nutzen Sie diese Themen für konkrete Fragen zu Mengenanpassungen, Menüpräsentation, Verpackungen und Abfalltrennung mit dem Veranstaltungsort. Eine Absicht ersetzt keine bestätigte Leistung.

Quelle: ADEME · Nachhaltige Veranstaltungsverpflegung.

• Prüfen Sie Lieferzeiten und Einschränkungen.
• Trennen Sie enthaltene Ausstattung von noch benötigten Geräten.
• Klären Sie die Zuständigkeiten nach Ende der Bewirtung.

Fordern Sie ein Angebot mit klarem Leistungsumfang an.

Vergleichen Sie Gästezahlen, Verpflegungsphasen, Menüs, Getränke, Personal und Ausstattung. Halten Sie Währung, Steuerbehandlung, Optionen und Änderungsbedingungen fest. Behalten Sie bestehende Vereinbarungen bei und fragen Sie nur benötigte Ergänzungen an.

Übermitteln Sie zunächst eine Zusammenfassung des Programms und der Anforderungen. Der von der CNIL erläuterte Grundsatz der Datenminimierung bedeutet, personenbezogene Daten auf das für den Zweck Erforderliche zu begrenzen. Das Briefing bereitet das Gespräch mit dem Team von Sourcing Force vor; es reserviert keinen Caterer und bestätigt keinen Auftrag.

Quelle: CNIL · Die sechs Grundsätze der DSGVO.

• Bewahren Sie den Überblick über abgedeckte Leistungen und offene Fragen.
• Prüfen Sie Zeiten, enthaltene Leistungen und geltende Fristen.
• Fordern Sie ein Angebot für die noch fehlenden Leistungen an.