Prepare el seguimiento de las facturas de su evento.

Liste los documentos necesarios antes del evento.

Para cada prestación, anote el proveedor, las referencias conocidas, los documentos esperados y su destinatario. Conserve los presupuestos y acuerdos existentes con sus versiones; la factura no siempre se envía al contacto que recibió la propuesta inicial.

Según la situación, pueden esperarse una factura de anticipo, una factura final o una factura rectificativa. Describa los documentos reales y los plazos acordados; ningún plazo universal sustituye las condiciones del proveedor y su proceso interno.

• Liste los documentos esperados por prestación.
• Identifique el destinatario y el canal autorizado.
• Anote las referencias necesarias en los documentos.

Compruebe las referencias del proceso de facturación.

En Francia, Service Public describe datos generales y específicos de las facturas, como números, fechas, partes y detalles de las prestaciones. Esta referencia francesa no establece requisitos de facturación españoles. Pida a su equipo contable que compruebe los requisitos aplicables a su situación.

La identidad del destinatario, las referencias de compra, los impuestos y el canal de envío dependen del proceso real. Compruebe las obligaciones de facturación electrónica con los contactos pertinentes; recibir un PDF por correo no demuestra que el tratamiento sea conforme.

Referencia: Service Public Entreprendre · Datos de facturación en Francia.

• Compruebe el destinatario antes de emitir la factura.
• Aclare las referencias y el canal de envío.
• Señale los datos faltantes a un contacto autorizado.

Relacione los documentos con la prestación realizada.

Vincule la factura con la propuesta elegida, las aprobaciones y la prestación real. Registre cambios de participantes, ampliaciones, diferencias y documentos rectificativos que revisar. Un documento recibido no está automáticamente aprobado ni pagado.

En el modelo Sourcing Force, BME compra y refactura como proveedor único, siguiendo prestaciones, facturación y pagos tras la confirmación. Separe el proceso del proveedor de la facturación al cliente: la conciliación sigue las responsabilidades y documentos del modelo acordado.

• Mantenga estados recibido, pendiente de revisión, aprobado o incompleto.
• Identifique la diferencia y quién puede resolverla.
• Evite contar dos veces anticipos y saldo.

Asigne una acción a cada documento pendiente.

Prepare un seguimiento sencillo: documento esperado, referencia de la prestación, contacto, último intercambio y próxima fecha acordada. El recordatorio debe precisar qué falta, sin volver a solicitar todos los documentos.

Ejemplo ficticio: se ha recibido la factura del lugar, pero falta un documento rectificativo del catering tras un ajuste confirmado. Mantenga el punto abierto hasta revisarlo; el pago de otra prestación no lo cierra.

• Separe documentos faltantes y diferencias en los recibidos.
• Conserve un historial útil de los intercambios.
• Pida a personas autorizadas que aprueben las excepciones.

Conserve los documentos en el proceso autorizado.

CNIL destaca la limitación de datos a la finalidad y su seguridad. Comparta documentos con contactos autorizados conforme a las reglas de conservación de su organización y las obligaciones aplicables.

Para solicitar apoyo, describa prestaciones, tipos de documentos pendientes y responsabilidades en el brief. No introduzca documentos contables, datos bancarios ni datos personales en el campo IA. El sitio prepara una solicitud de presupuesto; no aprueba facturas ni inicia pagos.

Referencia: CNIL · Seis principios del RGPD.

• Defina el acceso y almacenamiento autorizados.
• Consulte a su equipo la regla de conservación aplicable.
• Prepare un resumen sin documentos ni datos confidenciales en la IA.