Presupuesto y compromiso
Separe presupuesto estimado, seleccionado, comprometido en Sourcing Force y gasto documentado; indique prestaciones incluidas y datos pendientes.
Su evento · Sus indicadores
Sus gastos de eventos. Referencias para decidir.
Presupuestos, proveedores y documentos: explore un ejemplo de reporting MICE y defina los indicadores útiles para sus equipos.
01 · Orientaciones para su proyecto
Leer cada importe dentro de su alcance.
El reporting parte de un alcance: evento, entidad cliente, centro, centro de coste, categoría, proveedor real, periodo y moneda. Use las mismas dimensiones para comparar importes.
BME es el proveedor único de compra; los proveedores reales siguen identificados por prestación. Proveedores habituales, presupuestos existentes y acompañamiento parcial pueden formar parte del brief.
02 · Orientaciones para su proyecto
Separar estimación, compromiso y gasto documentado.
El presupuesto estimado es una hipótesis; el seleccionado refleja decisiones del alcance. El compromiso en Sourcing Force exige confirmar la prestación: BME debe recibir el pedido oficial correspondiente a la solicitud de compra. Un presupuesto firmado o elegido no equivale a confirmación ni a gasto pagado.
El gasto documentado depende de datos de ejecución y documentos disponibles. El coste por participante indica base y número; las desviaciones comparan igual alcance, moneda y base fiscal. Vencimientos, documentos pendientes, calidad y satisfacción aportan contexto sin sustituir datos faltantes por cero.
Desviaciones y vencimientos
Defina base de comparación, coste por participante, fechas por verificar y documentos por recopilar.
Calidad y satisfacción
Defina criterios y comentarios. Una nota solo existe con datos y metodología disponibles.
03 · Orientaciones para su proyecto
Un informe para su dirección.
Una síntesis para decidir, seguida de presupuestos, proveedores y próximas acciones. Explore el informe y descargue el PDF para compartirlo o imprimirlo.
Ejemplo de reporting MICE · Ejemplo ficticio
Informe para dirección · Retiro con alojamiento
Encuentro de dirección 2026
Domaine des Terrasses · Annecy
- 3 de junio de 2026 — 4 de junio de 2026
- 100 participantes previstos
APTAR FranceResumen
Su evento de un vistazo.
El alcance EUR queda por debajo de la estimación. Dos prestaciones están comprometidas; el catering espera el pedido oficial. El gasto documentado cubre espacio y técnica.
FR-COM-2610Centro: Domaine des Terrasses · AnnecyPeriodo: Junio de 2026EUR · Sin impuestos 3 prestaciones
- Presupuesto estimado
- 20.000 €3/3 prestaciones documentadas
- Presupuesto seleccionado
- 19.500 €3/3 prestaciones documentadas
- Comprometido en Sourcing Force
- 13.000 €2/3 prestaciones documentadas · parcial
- Gasto documentado
- 12.750 €2/3 prestaciones documentadas · parcial
Del presupuesto al gasto documentado
Mismo alcance · EUR sin impuestos
Compromiso y gasto documentado: 2/3 prestaciones documentadas. La selección no prueba un pago.
Distribución del presupuesto seleccionado
Por categoría de prestación · EUR sin impuestos
- Espacio11.000 € · 56,4%
- Catering6500 € · 33,3%
- Técnica2000 € · 10,3%
- Coste por participante
- 195 €Previstos · presupuesto seleccionado ÷ 100
- Calidad
- 4,5/ 5Evaluación del organizador: recepción, catering y técnica.
- Satisfacción
- 4,6/ 582 respuestas · Encuesta posterior al evento · puntuación sobre 5.
Desviación seleccionado − estimado: -500 € sin impuestosMismo alcance; no se deducen ahorros realizados.
Actividad · USDMoneda separada, fuera del total EUR. Sin conversión.
- Presupuesto estimado
- 3000 US$
- Presupuesto seleccionado
- 2800 US$
- Comprometido en Sourcing Force
- No disponible
- Gasto documentado
- No disponible
Proveedores y próximas acciones
Cada prestación conserva su estado.
BME sigue siendo el proveedor único de compra. Los proveedores reales de las prestaciones se identifican a continuación.
Espacio · EUR sin impuestos
ConfirmadoMaison Belvédère
- Presupuesto estimado
- 12.000 €
- Presupuesto seleccionado
- 11.000 €
- Comprometido en Sourcing Force
- 11.000 €
- Gasto documentado
- 10.800 €
Pedido oficial recibido por BME el 15 de mayo de 2026
Prestación y factura contrastadas; pago no documentado
- Vencimiento
- 30 de junio de 2026
- Documento pendiente
- Justificante de pago no disponible
Catering · EUR sin impuestos
Por confirmarAtelier des Saveurs
- Presupuesto estimado
- 6000 €
- Presupuesto seleccionado
- 6500 €
- Comprometido en Sourcing Force
- No disponible
- Gasto documentado
- No disponible
Pedido oficial pendiente · prestación no confirmada
Gasto no disponible: faltan datos de ejecución y documentos.
- Vencimiento
- 12 de junio de 2026
- Documento pendiente
- Pedido oficial y factura no disponibles
Técnica · EUR sin impuestos
ConfirmadoLumière & Scène
- Presupuesto estimado
- 2000 €
- Presupuesto seleccionado
- 2000 €
- Comprometido en Sourcing Force
- 2000 €
- Gasto documentado
- 1950 €
Pedido oficial recibido por BME el 21 de mayo de 2026
Prestación y factura contrastadas; pago no documentado
- Vencimiento
- 25 de junio de 2026
- Documento pendiente
- Justificante de pago no disponible
Actividad · USD sin impuestos
Por confirmarAlpine Collective
- Presupuesto estimado
- 3000 US$
- Presupuesto seleccionado
- 2800 US$
- Comprometido en Sourcing Force
- No disponible
- Gasto documentado
- No disponible
Pedido oficial pendiente · prestación no confirmada
Gasto no disponible: faltan datos de ejecución y documentos.
- Vencimiento
- 18 de junio de 2026
- Documento pendiente
- Pedido oficial y factura no disponibles
Lectura del informe: importes sin impuestos, monedas separadas y gasto limitado a pruebas documentales. Una factura o vencimiento no prueba un pago. Las actualizaciones dependen de Sourcing Force; esta vista no está conectada a un flujo de datos.
04 · Orientaciones para su proyecto
Los datos disponibles determinan las conclusiones.
Las monedas permanecen separadas sin regla documentada de conversión: moneda de referencia, tipo, fuente y fecha. El ejemplo muestra importes sin impuestos y no es una oferta comercial.
Las actualizaciones dependen del proceso de Sourcing Force y los documentos recibidos. Un gasto parcial, factura recibida o fecha prevista no prueban un pago.
brief no crea solicitudes ni pedidos. Cada proveedor real conserva su prestación y solicitud de compra o pedido de cliente; las confirmaciones pueden separarse. Los pedidos a proveedores y seguimiento de ejecución, facturas y pagos pertenecen al modelo existente Sourcing Force/BME después de confirmar.
05 · Orientaciones para su proyecto
MICE dentro de su visión de compras.
Defina dimensiones, indicadores, responsables de recopilar datos y frecuencia útil. Accesos, fuentes y posibles flujos deben verificarse dentro del marco autorizado.
Events prepara la necesidad MICE. El análisis de gastos entre categorías y la conexión con su ERP/S2P corresponden a Sourcing Force.
Acompañamiento humano
BME acompaña su evento.
BME presta el servicio humano: búsqueda, organización y coordinación dentro del alcance delegado. Actúa como proveedor único, conservando sus proveedores existentes y las prestaciones elegidas.
Sourcing Force es un software de compras que complementa su ERP o S2P. El servicio de eventos y el software tienen funciones distintas en su proceso de compras.
El brief no crea solicitudes de compra ni pedidos. BME debe recibir el pedido oficial para confirmar las prestaciones correspondientes.
Referencias de eventos BME
Proyectos confiados. La voz de nuestros clientes.
Descubra lugares y servicios confiados a BME para eventos de empresa. Cada referencia describe un proyecto concreto.
Boralex
Un seminario con alojamiento en un lugar singular
La Tour d’Oncin · Plaine de l’Ain
Servicios confiados a BME
- Lugar
- Alojamiento
- Restauración
- Salas de trabajo
« Un lugar singular, coherente con nuestros valores, encontrado y contratado en pocos días. »
Lesieur
Adaptar los espacios y los horarios de acceso al programa
COMET Bercy et The Guest House · Paris
Servicios confiados a BME
- Espacios de reunión
- Restauración
- Horarios de acceso
« BME negoció los horarios de acceso que nos faltaban. »
SPHEREA Test et Services
Un lugar y una actividad para un seminario de empresa
L’Orangerie des Demoiselles
Servicios confiados a BME
- Alquiler del lugar
- Actividad
- Seguimiento de anticipos
« BME gestionó los anticipos y la compleja facturación del lugar por nosotros. »
Orientación para su proyecto
Prepare sus decisiones con guías prácticas.
Compare opciones con criterios concretos y listas de comprobación descargables.
Preguntas para preparar su proyecto
Prepare a partir de sus decisiones.
¿Qué indicadores elegir para el reporting de eventos?
Empiece por presupuestos y desviaciones por evento, servicio y proveedor real, vencimientos y documentos pendientes. Añada entidades, sedes, centros de coste y monedas pertinentes. El coste por participante o un indicador de satisfacción exige datos disponibles y un método definido.
¿Cómo hacer fiable un informe antes de compartirlo?
Precise el alcance, las fuentes, la fecha de recogida, las monedas y los estados representados. Señale datos pendientes e información por confirmar. Un presupuesto seleccionado, un servicio realizado y un pago confirmado deben mantenerse separados.
¿Un presupuesto firmado cuenta como gasto pagado?
No. Selección, confirmación en Sourcing Force, gasto documentado y pago son distintos. Comprometer una prestación exige el pedido oficial recibido por BME; el pago depende de información del proceso correspondiente.
¿Se pueden sumar presupuestos en monedas distintas?
Antes de agregarlos hace falta una regla de conversión documentada. En este ejemplo EUR y USD quedan separados; no se calcula un total entre monedas.
¿El informe se actualiza en tiempo real?
La frecuencia depende del proceso de Sourcing Force y de flujos reales. Este ejemplo estático no está conectado ni muestra actualizaciones automáticas.
¿Puedo seguir solo determinadas prestaciones o proveedores habituales?
Sí. Describa prestaciones, decisiones e indicadores deseados. Fuentes, responsabilidades, condiciones y seguimiento deben definirse para ese alcance.
¿Mi brief envía cifras o documentos a un equipo?
Prepare el brief en el diálogo compartido y, tras revisarlo, solicite un presupuesto mediante HubSpot. La IA plantea hasta tres preguntas útiles o ninguna si el proyecto está claro. Recibirá una copia por correo. El brief no es presupuesto, reserva, solicitud de compra ni pedido.
La próxima ocasión compartida de su equipo
Parta de su situación actual.
Sus objetivos, decisiones existentes y preguntas abiertas.
Definir mis indicadores