Factures de votre événement : préparez leur suivi.

Préparez la liste des pièces avant l’événement.

Pour chaque lot, notez le prestataire, les références connues, les documents attendus et la personne qui les reçoit. Gardez les devis et accords existants avec leur version, sans supposer qu’une facture arrivera au même interlocuteur que la proposition initiale.

La collecte peut comprendre une facture d’acompte, une facture finale ou un avoir selon la situation. Décrivez les pièces effectivement attendues et les échéances convenues avec les prestataires ; aucun délai universel ne remplace leurs conditions et votre circuit interne.

• Lister les documents attendus par lot.
• Identifier le destinataire et le canal autorisé.
• Noter les références à reprendre sur les pièces.

Vérifiez les références avec le circuit de facturation.

En France, Service Public présente les mentions générales et particulières d’une facture, notamment son numéro, ses dates, les parties et le détail de la prestation. Utilisez la fiche comme repère et faites vérifier les exigences applicables par votre équipe comptable.

L’identité du destinataire, les références de commande, les taxes et le canal de transmission dépendent du circuit réel. La facturation électronique et ses obligations se vérifient avec les interlocuteurs concernés ; un PDF reçu par e-mail ne suffit pas à démontrer la conformité du traitement.

Repère : Service Public Entreprendre · Mentions obligatoires sur une facture.

• Vérifier le destinataire de facturation avant émission.
• Faire préciser les références et le canal attendus.
• Signaler une mention manquante à l’interlocuteur habilité.

Rapprochez les pièces du lot et de la prestation.

Reliez la facture à la proposition retenue, aux validations et à la prestation effectivement réalisée. Relevez les changements d’effectif, les compléments, les écarts et les avoirs à vérifier. Une pièce reçue n’est pas automatiquement une pièce validée ou payée.

Dans le dispositif Sourcing Force, BME achète et refacture comme fournisseur unique et suit les prestations, la facturation et les paiements après confirmation. Gardez distincts le circuit fournisseur et la facturation client : le rapprochement doit respecter les responsabilités et les pièces du dispositif convenu.

• Conserver un état reçu, à vérifier, validé ou à compléter.
• Identifier l’écart et la personne qui peut le résoudre.
• Éviter le double comptage des acomptes et du solde.

Attribuez une prochaine action à chaque pièce manquante.

Préparez un suivi simple : document attendu, référence du lot, interlocuteur, dernier échange et prochaine date de suivi convenue. Une relance doit préciser ce qui manque, plutôt que demander à nouveau toutes les pièces du dossier.

Exemple fictif : le lieu a transmis sa facture, mais un avoir de restauration reste attendu après un ajustement confirmé. Le dossier garde ce point ouvert jusqu’à vérification ; le paiement d’un autre lot ne suffit pas à le déclarer clos.

• Séparer pièce absente et écart sur une pièce reçue.
• Conserver l’historique utile des échanges.
• Faire valider les exceptions par les personnes habilitées.

Conservez les pièces dans le circuit autorisé.

La CNIL rappelle la nécessité de limiter les données aux finalités poursuivies et d’organiser leur sécurité. Transmettez les documents aux interlocuteurs autorisés, selon les règles de conservation de votre organisation et les obligations applicables.

Pour demander un accompagnement, décrivez les lots, les types de pièces manquantes et les responsabilités dans votre brief. Gardez les documents comptables, les coordonnées bancaires et les données personnelles hors du champ IA. Le site prépare une demande de devis ; il ne valide pas une facture et ne déclenche aucun paiement.

Repère : CNIL · Les six grands principes du RGPD.

• Définir les accès et le lieu de conservation autorisé.
• Demander la règle de conservation applicable à votre équipe.
• Préparer une synthèse sans pièces ou données confidentielles dans l’IA.