Budget e impegno
Separate budget stimato, selezionato, impegnato in Sourcing Force e spesa documentata; indicate servizi inclusi e dati mancanti.
Il vostro evento · I vostri indicatori
Le vostre spese per eventi. Riferimenti per decidere.
Budget, fornitori e documenti: esplorate un esempio di reporting MICE e definite gli indicatori utili per i vostri team.
01 · Indicazioni per il progetto
Leggere ogni importo nel suo perimetro.
Il reporting parte da un perimetro: evento, entità cliente, sede, centro di costo, categoria, fornitore reale, periodo e valuta. Usate le stesse dimensioni per confrontare gli importi.
BME è il fornitore unico di acquisto; i fornitori reali restano identificati per servizio. Fornitori abituali, preventivi esistenti e supporto parziale possono essere inclusi nel brief.
02 · Indicazioni per il progetto
Separare stima, impegno e spesa documentata.
Il budget stimato è un’ipotesi; quello selezionato riflette le scelte del perimetro. L’impegno in Sourcing Force richiede la conferma del servizio: BME deve ricevere l’ordine ufficiale corrispondente alla richiesta di acquisto. Un preventivo firmato o scelto non equivale a conferma né a spesa pagata.
La spesa documentata dipende da dati di esecuzione e documenti disponibili. Il costo per partecipante indica base e numero; gli scostamenti confrontano stesso perimetro, valuta e base fiscale. Scadenze, documenti mancanti, qualità e soddisfazione forniscono contesto senza sostituire con zero i dati assenti.
Scostamenti e scadenze
Definite base di confronto, costo per partecipante, date da verificare e documenti da raccogliere.
Qualità e soddisfazione
Definite criteri e riscontri. Un punteggio esiste solo con dati e metodologia disponibili.
03 · Indicazioni per il progetto
Un report per la vostra direzione.
Una sintesi per decidere, seguita da budget, fornitori e prossime azioni. Esplorate il report e scaricate il PDF per condividerlo o stamparlo.
Esempio di reporting MICE · Esempio fittizio
Report per la direzione · Seminario residenziale
Incontro della direzione 2026
Domaine des Terrasses · Annecy
- 3 giugno 2026 — 4 giugno 2026
- 100 partecipanti previsti
APTAR FrancePanoramica
Il vostro evento a colpo d’occhio.
Il perimetro EUR è inferiore alla stima. Due servizi sono impegnati; il catering attende l’ordine ufficiale. La spesa documentata copre location e tecnica.
FR-COM-2610Sede: Domaine des Terrasses · AnnecyPeriodo: Giugno 2026EUR · Al netto delle imposte 3 servizi
- Budget stimato
- 20.000 €3/3 servizi documentati
- Budget selezionato
- 19.500 €3/3 servizi documentati
- Impegnato in Sourcing Force
- 13.000 €2/3 servizi documentati · parziale
- Spesa documentata
- 12.750 €2/3 servizi documentati · parziale
Dal budget alla spesa documentata
Stesso perimetro · EUR imposte escluse
Impegno e spesa documentata: 2/3 servizi documentati. La selezione non prova un pagamento.
Ripartizione del budget selezionato
Per categoria di servizio · EUR imposte escluse
- Location11.000 € · 56,4%
- Ristorazione6500 € · 33,3%
- Tecnica2000 € · 10,3%
- Costo per partecipante
- 195 €Previsti · budget selezionato ÷ 100
- Qualità
- 4,5/ 5Valutazione dell’organizzatore: accoglienza, ristorazione e tecnica.
- Soddisfazione
- 4,6/ 582 risposte · Sondaggio dopo l’evento · punteggio su 5.
Scostamento selezionato − stimato: -500 € imposte escluseStesso perimetro; non si deducono risparmi realizzati.
Attività · USDValuta separata, fuori dal totale EUR. Nessuna conversione.
- Budget stimato
- 3000 USD
- Budget selezionato
- 2800 USD
- Impegnato in Sourcing Force
- Non disponibile
- Spesa documentata
- Non disponibile
Fornitori e prossime azioni
Ogni servizio conserva il proprio stato.
BME resta il fornitore unico di acquisto. I fornitori reali dei servizi sono identificati di seguito.
Location · EUR imposte escluse
ConfermatoMaison Belvédère
- Budget stimato
- 12.000 €
- Budget selezionato
- 11.000 €
- Impegnato in Sourcing Force
- 11.000 €
- Spesa documentata
- 10.800 €
Ordine ufficiale ricevuto da BME il 15 maggio 2026
Servizio e fattura confrontati; pagamento non documentato
- Scadenza
- 30 giugno 2026
- Documento mancante
- Prova del pagamento non disponibile
Ristorazione · EUR imposte escluse
Da confermareAtelier des Saveurs
- Budget stimato
- 6000 €
- Budget selezionato
- 6500 €
- Impegnato in Sourcing Force
- Non disponibile
- Spesa documentata
- Non disponibile
Ordine ufficiale atteso · servizio non confermato
Spesa non disponibile: servizio e documenti da registrare.
- Scadenza
- 12 giugno 2026
- Documento mancante
- Ordine ufficiale e fattura non disponibili
Tecnica · EUR imposte escluse
ConfermatoLumière & Scène
- Budget stimato
- 2000 €
- Budget selezionato
- 2000 €
- Impegnato in Sourcing Force
- 2000 €
- Spesa documentata
- 1950 €
Ordine ufficiale ricevuto da BME il 21 maggio 2026
Servizio e fattura confrontati; pagamento non documentato
- Scadenza
- 25 giugno 2026
- Documento mancante
- Prova del pagamento non disponibile
Attività · USD imposte escluse
Da confermareAlpine Collective
- Budget stimato
- 3000 USD
- Budget selezionato
- 2800 USD
- Impegnato in Sourcing Force
- Non disponibile
- Spesa documentata
- Non disponibile
Ordine ufficiale atteso · servizio non confermato
Spesa non disponibile: servizio e documenti da registrare.
- Scadenza
- 18 giugno 2026
- Documento mancante
- Ordine ufficiale e fattura non disponibili
Lettura del report: importi al netto delle imposte, valute separate e spesa limitata alle prove documentali. Una scadenza o fattura non prova un pagamento. Gli aggiornamenti dipendono da Sourcing Force; questa vista non è collegata a un flusso di dati.
04 · Indicazioni per il progetto
I dati disponibili determinano le conclusioni.
Le valute restano separate senza regola di conversione documentata: valuta di riferimento, tasso, fonte e data. L’esempio mostra importi al netto delle imposte e non è un’offerta commerciale.
Gli aggiornamenti dipendono dal processo Sourcing Force e dai documenti ricevuti. Una spesa parziale, una fattura ricevuta o una data prevista non provano un pagamento.
brief non crea richieste né ordini. Ogni fornitore reale conserva servizio e richiesta di acquisto o ordine cliente; le conferme possono essere separate. Ordini ai fornitori e monitoraggio di esecuzione, fatture e pagamenti appartengono al modello esistente Sourcing Force/BME dopo la conferma.
05 · Indicazioni per il progetto
MICE nella vostra visione degli acquisti.
Definite dimensioni, indicatori, responsabili della raccolta e frequenza utile. Accessi, fonti e possibili flussi devono essere verificati nel quadro autorizzato.
Events prepara l’esigenza MICE. Analisi delle spese tra categorie e collegamento con ERP/S2P appartengono a Sourcing Force.
Accompagnamento umano
BME accompagna il suo evento.
BME offre il servizio umano: ricerca, organizzazione e coordinamento nel perimetro delegato. Agisce come fornitore unico, conservando i fornitori esistenti e le prestazioni scelte.
Sourcing Force è un software di acquisti che integra il suo ERP o S2P. Il servizio eventi e il software hanno ruoli distinti nel processo di acquisto.
Il brief non crea richieste di acquisto né ordini. BME deve ricevere l’ordine ufficiale per confermare le prestazioni interessate.
Referenze di eventi BME
Progetti affidati. La voce dei nostri clienti.
Scopra luoghi e servizi affidati a BME per eventi aziendali. Ogni referenza descrive un singolo progetto.
Boralex
Un seminario residenziale in un luogo insolito
La Tour d’Oncin · Plaine de l’Ain
Servizi affidati a BME
- Location
- Alloggio
- Ristorazione
- Sale di lavoro
« Un luogo insolito, coerente con i nostri valori, trovato e contrattualizzato in pochi giorni. »
Lesieur
Adattare spazi e orari di accesso al programma
COMET Bercy et The Guest House · Paris
Servizi affidati a BME
- Spazi per riunioni
- Ristorazione
- Orari di accesso
« BME ha negoziato gli orari di accesso che ci mancavano. »
SPHEREA Test et Services
Una location e un’attività per un seminario aziendale
L’Orangerie des Demoiselles
Servizi affidati a BME
- Affitto della location
- Attività
- Monitoraggio degli acconti
« BME ha gestito per noi gli acconti e la complessa fatturazione della location. »
Indicazioni per il suo progetto
Prepari le decisioni con guide pratiche.
Confronti le opzioni con criteri concreti e checklist da scaricare.
Domande per preparare il progetto
Parta dalle sue scelte.
Quali indicatori scegliere per il reporting degli eventi?
Inizi da budget e scostamenti per evento, prestazione e fornitore effettivo, scadenze e documenti mancanti. Aggiunga entità, sedi, centri di costo e valute pertinenti. Un costo per partecipante o indicatore di soddisfazione richiede dati disponibili e un metodo definito.
Come rendere affidabile un report prima di condividerlo?
Precisi ambito, fonti, data di raccolta, valute e stati rappresentati. Segnali dati mancanti e informazioni da confermare. Un budget selezionato, una prestazione svolta e un pagamento confermato devono restare distinti.
Un preventivo firmato conta come spesa pagata?
No. Selezione, conferma in Sourcing Force, spesa documentata e pagamento sono distinti. Impegnare un servizio richiede l’ordine ufficiale ricevuto da BME; il pagamento dipende dai dati del processo pertinente.
Si possono sommare budget in valute diverse?
Prima di aggregarli serve una regola di conversione documentata. In questo esempio EUR e USD restano separati; non viene calcolato un totale tra valute.
Il report viene aggiornato in tempo reale?
La frequenza dipende dal processo Sourcing Force e dai flussi reali. Questo esempio statico non è collegato e non mostra aggiornamenti automatici.
Posso seguire solo alcuni servizi o fornitori abituali?
Sì. Descrivete servizi, scelte e indicatori desiderati. Fonti, responsabilità, condizioni e monitoraggio vanno definiti per quel perimetro.
Il brief invia cifre o documenti a un team?
Preparate il brief nel dialogo condiviso e, dopo averlo verificato, richiedete un preventivo tramite HubSpot. L’IA pone fino a tre domande utili, oppure nessuna se il progetto è chiaro. Riceverete una copia via email. Il brief non è un preventivo, una prenotazione, una richiesta di acquisto né un ordine.
La prossima occasione condivisa del team
Parta dalla situazione attuale.
Obiettivi, scelte esistenti e domande aperte.
Definire gli indicatori