Prepare su congreso en varias sedes.

Aclare cómo participa cada sede.

Un congreso puede reunir equipos de varios centros en un mismo lugar o conectar distintos lugares durante sesiones comunes. Describa el formato elegido, las sedes y los momentos compartidos antes de buscar proveedores.

Identifique participantes por sede, ponentes y restricciones horarias. Si hay distintas zonas horarias, compruebe las horas locales de cada sesión. Una invitación común no garantiza condiciones equivalentes de participación.

• Distinga centros de origen y lugares de participación.
• Especifique sesiones comunes y locales.
• Pida a cada sede que confirme participantes y horarios.

Prepare desplazamientos y noches por grupo.

Liste puntos de salida útiles, llegadas, regresos y traslados entre estación, lugar y alojamiento. Planifique las noches por separado de los días de programa; los grupos pueden seguir itinerarios distintos.

ADEME incorpora la elección del lugar y del transporte al diseño responsable de eventos. Compare opciones prácticas con las restricciones del programa, sin afirmar una reducción de impacto que no se haya medido.

Referencia: ADEME · Eventos responsables.

• Confirme las franjas de llegada y salida.
• Distinga noches, traslados y desplazamientos principales.
• Compruebe las necesidades prácticas de acceso de cada grupo.

Compruebe las dependencias de las sesiones comunes.

Para varias sedes, especifique presentaciones, retransmisión, intercambios a distancia y coordinación en cada lugar. Pida que se comprueben sonido, vídeo, conectividad y asistencia en la configuración necesaria.

Prepare una prueba con los contactos pertinentes y una alternativa que confirmar. Si hay un lugar común, compruebe salas simultáneas, circulación y transiciones. El equipamiento depende del uso; la expresión «sala equipada» no basta para deducirlo.

• Asigne un contacto operativo a cada lugar.
• Prepare un programa detallado y una versión de referencia.
• Confirme las pruebas y la alternativa.

Mantenga una visión común y estados separados.

Prepare una visión compartida de prestaciones, responsables y puntos abiertos: lugares, técnica, transporte, alojamiento y catering. Conserve proveedores elegidos y precise solo los complementos que buscar o coordinar.

En el modelo Sourcing Force, BME actúa como proveedor único, mientras las prestaciones mantienen estados separados. Confirmar un lugar no confirma las prestaciones de las otras sedes. El brief público prepara la solicitud; no crea una solicitud de compra ni un pedido.

• Identifique sede, prestación y responsable de aprobación.
• Conserve presupuestos existentes y sus inclusiones.
• Anote dependencias entre prestaciones comunes y locales.

Prepare un resumen útil para el brief.

Ejemplo ficticio: dos equipos viajan al lugar común y un tercero sigue la sesión plenaria a distancia. El brief separa desplazamientos y noches de los primeros grupos, y necesidades técnicas y contacto del grupo remoto. Cada prestación conserva datos por confirmar.

CNIL destaca la limitación de finalidad y la minimización de datos. Empiece por cantidades agregadas y necesidades prácticas, sin listas nominativas, datos médicos ni archivos internos en el campo IA. Describa formato, restricciones y prestaciones delegadas para solicitar un presupuesto.

Referencia: CNIL · Seis principios del RGPD.

• Describa el formato y los itinerarios de cada grupo.
• Indique contactos por sede y decisiones que preparar.
• Comparta solo información útil con contactos autorizados.