Préparez l’organisation de votre convention multisites.

Précisez comment les sites participent.

Une convention multisites peut réunir des équipes venant de plusieurs implantations dans un lieu commun, ou relier plusieurs lieux pendant les mêmes séquences. Décrivez le format retenu, les sites concernés et les moments partagés avant de rechercher les prestations.

Identifiez les effectifs par site, les intervenants et les contraintes horaires. Si les équipes sont dans plusieurs fuseaux, vérifiez les heures locales de chaque séquence. Une même invitation ne garantit pas que tous puissent suivre le programme dans les mêmes conditions.

• Distinguer sites de départ et lieux de participation.
• Préciser les séquences communes et les séquences locales.
• Faire valider les effectifs et les horaires par chaque site.

Préparez les trajets et les nuits par groupe.

Recensez les points de départ utiles, les arrivées, les retours et les besoins de transfert entre gare, lieu et hébergement. Les nuits se préparent séparément des jours du programme ; des groupes peuvent avoir des parcours différents.

L’ADEME inclut les choix de lieu et de transport dans la conception responsable d’un événement. Comparez les possibilités concrètes avec les contraintes du programme, sans annoncer une réduction d’impact qui n’a pas été mesurée.

Repère : ADEME · Événementiel responsable.

• Faire confirmer les plages d’arrivée et de départ.
• Distinguer nuits, transferts et trajets principaux.
• Vérifier les besoins pratiques d’accès pour chaque groupe.

Vérifiez ce dont les séquences communes dépendent.

Pour une convention répartie sur plusieurs lieux, précisez les prises de parole, la diffusion, les échanges à distance et la personne qui coordonne chaque site. Faites vérifier le son, l’image, la connexion et les possibilités d’assistance dans la configuration attendue.

Préparez un essai avec les interlocuteurs concernés et une solution de repli à confirmer. Pour un lieu commun, vérifiez plutôt les salles simultanées, les circulations et les transitions. Le dispositif dépend de l’usage ; il ne se déduit pas d’une simple mention de salle équipée.

• Attribuer un référent opérationnel par lieu.
• Préparer un déroulé et une version de référence.
• Faire confirmer les essais et la solution de repli.

Gardez une vue commune et des états par lot.

Préparez un tableau commun des prestations, des responsables et des points ouverts : lieux, technique, transport, hébergement et restauration. Conservez les prestataires déjà choisis et indiquez les seuls compléments à rechercher ou à coordonner.

BME intervient comme fournisseur unique dans le dispositif Sourcing Force, mais les lots gardent leurs états séparés. Une confirmation pour un lieu ne confirme pas les prestations des autres sites. Le brief public prépare la demande ; il ne crée ni demande d’achat ni commande.

• Identifier le site, le lot et le responsable de validation.
• Conserver les devis existants et leurs inclusions.
• Noter les dépendances entre prestations communes et locales.

Préparez une synthèse utile pour votre brief.

Exemple fictif : deux équipes rejoignent un lieu commun, tandis qu’une troisième suit la plénière à distance. Le brief distingue les trajets et les nuits des deux premiers groupes, puis le besoin technique et le référent du groupe distant. Chaque lot garde ses informations à confirmer.

La CNIL rappelle la finalité et la minimisation des données. Commencez par des effectifs et des besoins pratiques agrégés, sans liste nominative, détail médical ou dossier interne dans le champ IA. Indiquez le format, les contraintes et les prestations à confier pour demander un devis.

Repère : CNIL · Les six grands principes du RGPD.

• Décrire le format et les parcours de chaque groupe.
• Nommer les référents et les décisions à préparer.
• Partager uniquement les informations utiles avec les interlocuteurs autorisés.