Presupuesto de su evento: prepare una propuesta completa.

Empiece con un alcance común.

Enumere participantes, fechas, duración, noches y prestaciones previstas. Prepare las noches por separado de los días. Una propuesta con alojamiento no se compara directamente con el alquiler de una sala sin alojamiento.

Asigne a cada partida un responsable y un estado: incluida, por presupuestar, ya cubierta o fuera de alcance. Conserve sus proveedores habituales y propuestas existentes; solicite únicamente los complementos necesarios.

• Confirme por escrito las prestaciones incluidas.
• Anote la moneda y si los impuestos están incluidos.
• Compare la misma duración, asistencia y prestaciones.

Revise los recorridos de participantes y materiales.

Examine los trayectos, los traslados entre estación, recinto y hotel, y las entregas. Un lugar alejado puede aumentar las necesidades logísticas. Compruebe también los accesos de carga, el aparcamiento y los horarios de entrega.

ADEME recomienda considerar los desplazamientos y la proximidad del alojamiento al elegir el lugar. Estos criterios ayudan a preparar la logística; no establecen una tarifa de transporte.

Referencia: ADEME · Elegir un lugar adecuado.

• ¿Quién organiza los traslados y con qué horarios?
• ¿Están incluidas la entrega y la recogida del material?
• ¿Las llegadas tardías requieren una prestación adicional?

Detalle los equipos y los tiempos de intervención.

Pantalla, conexión, sonido, micrófonos y asistencia: distinga la presencia de un equipo de su disponibilidad para su configuración. Una reunión híbrida o talleres simultáneos pueden necesitar un dispositivo específico.

Pregunte por todo el periodo de uso: montaje, pruebas, recepción, evento y desmontaje. Las horas adicionales, el personal técnico y la limpieza deben figurar como incluidos o como partidas por aclarar.

• Compruebe las necesidades de conexión y transmisión con el recinto.
• Aclare los periodos de asistencia y las condiciones de horas adicionales.
• Revise la restitución de espacios y la gestión de residuos.

Separe el presupuesto de las condiciones de pago.

Solicite las fechas de anticipos, la confirmación del número de asistentes y las condiciones de modificación o cancelación. Un anticipo es una parte del pago: no lo sume por segunda vez al coste de la prestación.

Identifique impuestos, honorarios de coordinación y exclusiones antes de prever una reserva interna. Una reserva decidida por su organización sigue siendo distinta del presupuesto del proveedor. No existe un porcentaje universal para todos los eventos.

• ¿Quién aprueba un cambio de alcance?
• ¿Qué importe queda por confirmar y con quién?
• ¿Qué ocurre si cambia la asistencia o el periodo?

Un ejemplo de lectura sin precios inventados.

Ejemplo ficticio: una jornada de trabajo con dos talleres, seguida de una cena. La sala principal y el almuerzo están incluidos en una propuesta; una segunda sala, la cena y el regreso de los participantes quedan por presupuestar.

Complete estas tres prestaciones, compruebe los horarios de montaje y conserve la propuesta inicial. El simulador puede ayudar a estructurar una hipótesis orientativa de IA; solo un presupuesto confirmado precisa las prestaciones y sus condiciones.

• Conserve las prestaciones ya cubiertas.
• Traslade las preguntas abiertas a su briefing.
• Solicite un presupuesto para el alcance pendiente.