Budget del vostro evento: preparate un preventivo completo.

Partite da un perimetro comune.

Elencate partecipanti, date, durata, notti e prestazioni attese. Preparate il numero di notti separatamente dai giorni. Una proposta con pernottamento non è direttamente confrontabile con il solo affitto di una sala.

Assegnate a ogni voce un responsabile e uno stato: inclusa, da quantificare, già coperta o fuori perimetro. Conservate fornitori abituali e preventivi esistenti; chiedete solo le integrazioni necessarie.

• Fate confermare le inclusioni per iscritto.
• Annotate la valuta e se le imposte sono incluse.
• Confrontate la stessa durata, numero di partecipanti e prestazioni.

Seguite gli spostamenti di partecipanti e materiali.

Esaminate viaggi, trasferimenti tra stazione, sede e hotel, e consegne. Una sede lontana può aumentare le esigenze logistiche. Verificate anche accessi per il carico, parcheggi e orari di consegna.

ADEME raccomanda di considerare gli spostamenti e la vicinanza degli alloggi nella scelta della sede. Questi criteri aiutano a preparare la logistica; non stabiliscono una tariffa di trasporto.

Riferimento: ADEME · Scegliere una sede adeguata.

• Chi organizza i trasferimenti e con quali orari?
• Consegna e ritiro delle attrezzature sono inclusi?
• Gli arrivi tardivi richiedono una prestazione distinta?

Precisate attrezzature e tempi di intervento.

Schermo, connessione, audio, microfoni e assistenza: distinguete la presenza di un’attrezzatura dalla sua disponibilità nella vostra configurazione. Riunioni ibride o workshop simultanei possono richiedere un sistema specifico.

Chiedete informazioni sull’intero periodo di utilizzo: allestimento, prove, accoglienza, evento e smontaggio. Ore aggiuntive, personale tecnico e pulizia devono comparire tra le inclusioni o le voci da chiarire.

• Verificate con la sede le esigenze di connessione e trasmissione.
• Precisate tempi di assistenza e condizioni per gli straordinari.
• Verificate ripristino degli spazi e gestione dei rifiuti.

Separate il budget dalle condizioni di pagamento.

Chiedete scadenze degli acconti, data di conferma dei partecipanti e condizioni di modifica o annullamento. Un acconto è una parte del pagamento: non aggiungetelo una seconda volta al costo della prestazione.

Identificate imposte, compensi di coordinamento ed esclusioni prima di prevedere una riserva interna. Una riserva decisa dalla vostra organizzazione resta distinta dal preventivo. Non esiste una percentuale universale per tutti gli eventi.

• Chi approva una variazione del perimetro?
• Quale importo resta da confermare e con chi?
• Cosa accade se cambiano partecipanti o periodo?

Un esempio di lettura senza prezzi inventati.

Esempio fittizio: una giornata di lavoro con due workshop, seguita da una cena. Sala principale e pranzo sono inclusi in una proposta; una seconda sala, la cena e il rientro dei partecipanti restano da quantificare.

Completate queste tre prestazioni, verificate gli orari di allestimento e conservate il preventivo iniziale. Il simulatore può strutturare un’ipotesi indicativa dell’IA; solo un preventivo confermato precisa prestazioni e condizioni.

• Conservate i servizi già coperti.
• Riportate i punti aperti nel brief.
• Richiedete un preventivo per il perimetro da completare.