Eventbudget: Bereiten Sie ein vollständiges Angebot vor.

Beginnen Sie mit einem gemeinsamen Leistungsumfang.

Erfassen Sie Teilnehmende, Termine, Dauer, Übernachtungen und gewünschte Leistungen. Planen Sie Übernachtungen unabhängig von Veranstaltungstagen. Ein Angebot mit Unterkunft lässt sich nicht unmittelbar mit einer reinen Raummiete vergleichen.

Ordnen Sie jeder Position eine verantwortliche Person und einen Status zu: enthalten, zu kalkulieren, bereits abgedeckt oder außerhalb des Umfangs. Behalten Sie Ihre vertrauten Dienstleister und vorhandenen Angebote; fragen Sie nur die nötigen Ergänzungen an.

• Lassen Sie enthaltene Leistungen schriftlich bestätigen.
• Notieren Sie Währung und Darstellung inklusive oder exklusive Steuern.
• Vergleichen Sie gleiche Dauer, Teilnehmerzahl und Leistungen.

Verfolgen Sie die Wege von Teilnehmenden und Material.

Prüfen Sie Anreisen, Transfers zwischen Bahnhof, Veranstaltungsort und Hotel sowie Lieferungen. Ein abgelegener Ort kann zusätzliche Logistik erfordern. Prüfen Sie auch Ladezugänge, Parkplätze und Lieferzeiten.

Die ADEME empfiehlt, bei der Ortswahl Anreise und nahe gelegene Unterkünfte zu berücksichtigen. Diese Kriterien helfen bei der Logistikplanung; sie liefern keinen Transportpreis.

Quelle: ADEME · Einen geeigneten Ort wählen.

• Wer organisiert Transfers und nach welchem Zeitplan?
• Sind Materiallieferung und Abholung enthalten?
• Erfordern späte Ankünfte eine eigene Leistung?

Beschreiben Sie Technik und Einsatzzeiten.

Bildschirm, Verbindung, Beschallung, Mikrofone und Betreuung: Unterscheiden Sie vorhandene Ausstattung von ihrer Bereitstellung für Ihre Konfiguration. Hybride Treffen oder parallele Workshops können besondere Technik benötigen.

Fragen Sie nach dem gesamten Nutzungszeitraum: Aufbau, Tests, Empfang, Veranstaltung und Abbau. Mehrstunden, technisches Personal und Reinigung sollten als enthaltene oder noch zu klärende Positionen erscheinen.

• Prüfen Sie Verbindungs- und Übertragungsbedarf mit dem Veranstaltungsort.
• Klären Sie Einsatzzeiten und Bedingungen bei Überschreitung.
• Prüfen Sie Wiederherstellung der Räume und Abfallmanagement.

Trennen Sie Budget und Zahlungsbedingungen.

Erfragen Sie Anzahlungsfristen, den Termin zur Bestätigung der Teilnehmerzahl sowie Änderungs- und Stornobedingungen. Eine Anzahlung ist ein Zahlungstermin: Addieren Sie sie nicht ein zweites Mal zum Leistungspreis.

Klären Sie Steuern, Koordinationsgebühren und Ausschlüsse, bevor Sie eine interne Reserve vorsehen. Eine von Ihrer Organisation beschlossene Reserve bleibt vom Angebot getrennt. Es gibt keinen universellen Prozentsatz für alle Veranstaltungen.

• Wer genehmigt eine Änderung des Leistungsumfangs?
• Welcher Betrag ist noch von wem zu bestätigen?
• Was gilt bei Änderungen der Teilnehmerzahl oder des Zeitraums?

Ein Lesebeispiel ohne erfundene Preise.

Fiktives Beispiel: ein Arbeitstag mit zwei Workshops und anschließendem Abendessen. Hauptraum und Mittagessen sind in einem Angebot enthalten; ein zweiter Raum, Abendessen und Rückfahrten müssen noch kalkuliert werden.

Ergänzen Sie diese drei Leistungen, prüfen Sie Aufbauzeiten und behalten Sie das erste Angebot. Der Simulator kann eine unverbindliche KI-Annahme strukturieren; erst ein bestätigtes Angebot konkretisiert Leistungen und Bedingungen.

• Behalten Sie bereits abgedeckte Leistungen.
• Übertragen Sie offene Fragen in Ihr Briefing.
• Fordern Sie ein Angebot für den zu ergänzenden Umfang an.