Votre événement · Les décisions à préparer
Préparer un séminaire d’entreprise sur deux jours.
Construisez un programme sur deux jours avec une nuit : travail, activités, repas et trajets. Téléchargez la checklist pour préparer les lots à chiffrer.
Deux jours de programme ne décrivent pas tout le séjour.
Un séminaire d’entreprise de deux jours peut comprendre une nuit sur place, mais les départs et les arrivées peuvent nécessiter des nuits supplémentaires. Notez les horaires de transport de chaque groupe avant de fixer la première séance et la fin du second jour.
Choisissez un objectif principal : décision collective, préparation d’un projet ou partage d’une feuille de route. Définissez ce qui doit être produit à la fin de la rencontre. Les activités et le séjour doivent laisser le temps de travailler sur ce résultat.
- Distinguer jours, nuits et journées de déplacement.
- Définir une restitution ou une décision attendue.
- Prévoir les arrivées des participants éloignés.
Jour 1 : poser le cadre, travailler puis se retrouver.
Exemple indicatif à adapter, sans réservation : 9 h 30 accueil ; 10 h cadrage et objectifs ; 11 h atelier ; 12 h 30 déjeuner ; 14 h travail en sous-groupes ; 16 h pause et restitution ; 17 h 30 installation dans les chambres ; 19 h 30 dîner.
Le programme dépend des trajets et du besoin de concentration. Une arrivée tardive peut conduire à déplacer la première séance après le déjeuner. Prévoyez du temps pour les transitions et gardez une pause avant le dîner, plutôt que de remplir toutes les plages disponibles.
- Vérifier l’heure d’accès aux salles et aux chambres.
- Prévoir des espaces pour les ateliers simultanés.
- Coordonner la restitution avec les intervenants.
Jour 2 : consolider les décisions et préparer la suite.
Suite du même exemple : 9 h synthèse du premier jour ; 9 h 30 atelier de décision ; 11 h 30 plan d’action ; 12 h 30 déjeuner ; 14 h activité collective facultative ; 15 h 30 bilan ; 16 h départs. Remplacez l’activité par du travail si l’objectif du séminaire le demande.
Attribuez aux décisions un responsable et une prochaine échéance. Anticipez la libération des chambres et la gestion des bagages pour que le dernier atelier reste utilisable. La disponibilité des trains et les sites de retour déterminent l’heure limite de départ.
- Préparer un support de restitution commun.
- Vérifier le rangement des bagages.
- Confirmer les transferts et l’heure de clôture.
Répartir les besoins entre salle, séjour et activités.
Pour une nuit, vérifiez les chambres nécessaires, les conditions d’attribution et les éventuelles arrivées anticipées. Comptez séparément les pauses, les deux déjeuners, le dîner et le petit-déjeuner, selon votre programme réel. Une formule résidentielle doit détailler ce qu’elle comprend.
Ajoutez les espaces de travail, la technique, les déplacements et les besoins d’accessibilité. Une activité extérieure demande un plan de repli. Les prestataires déjà sélectionnés peuvent être conservés : la recherche porte alors uniquement sur les lots encore ouverts.
- Détailler les quantités par jour et par prestation.
- Faire confirmer espaces et équipements utilisés.
- Distinguer les lots existants des compléments.
Demander un chiffrage sur une hypothèse commune.
Il n’existe pas de prix universel pour deux jours de séminaire. Effectif, destination, dates, chambres, restauration, technique et transports définissent les prestations à chiffrer. Comparez les devis sur les mêmes quantités, horaires, inclusions et conditions de modification.
Le budget interne et l’acompte ont des rôles différents : une échéance de paiement ne s’ajoute pas une seconde fois au prix total. Un brief ou une estimation IA ne réserve aucun lieu. Faites valider les conditions et transmettre le bon de commande officiel à BME avant la confirmation des prestations concernées.
- Vérifier les taxes et les frais annexes.
- Identifier les échéances d’effectif et de validation.
- Garder les options non confirmées dans un état distinct.
| Point de décision | À préciser | À faire confirmer |
|---|---|---|
| Objectif | Résultat attendu après deux jours | Responsable de la restitution |
| Arrivées | Départs, trajets et nuits nécessaires | Horaires par groupe |
| Travail | Plénière, ateliers et équipements | Espaces simultanés |
| Séjour | Chambres, repas et pauses par jour | Quantités et inclusions |
| Activité | Objectif, participation et durée | Accessibilité et repli |
| Départs | Bagages, transferts et clôture | Échéances et conditions |
Sources
- ADEME · Événementiel responsable — consulté le 10 octobre 2026.