Le cadre
Objectif, nombre de participants connu ou à préciser, dates, destination et déplacements.
Un cadre à trouver · Vos choix à garder
Trouver une salle de séminaire ou un lieu de soirée adapté.
Location de salle de séminaire, lieu pour une soirée d’entreprise ou hébergement : précisez votre programme et votre zone de recherche. Conservez les lieux et prestataires déjà choisis, puis confiez les besoins encore ouverts.
01 · Les repères de votre projet
Le point de départ : ce que votre événement doit permettre.
Séminaire résidentiel, journée d’étude, soirée, Team Building, conférence ou lancement de produit : décrivez l’objectif, les participants, le format et les temps forts attendus.
Ville, hôtel, campagne ou destination internationale : précisez votre zone de recherche, les dates ou leur flexibilité, les accès, les besoins d’hébergement et les contraintes d’accessibilité. Le budget et les inconnues peuvent rester à définir.
Les besoins
Espaces, chambres, restauration, technique, activités et exigences utiles au programme.
Le périmètre à confier
Lots concernés, choix déjà faits et critères qui guideront votre décision.
02 · Les repères de votre projet
Vos partenaires habituels font partie du projet.
Un lieu repéré, un prestataire référencé ou un devis déjà reçu : indiquez ces éléments dans le brief. La recherche peut compléter votre panel et porter sur un seul lot, sans remettre à zéro le reste de l’organisation.
Distinguez ce qui est choisi, ce qui doit encore être comparé et ce qui reste à valider. Dans le brief, reprenez les informations utiles en texte ; l’import de devis ou de documents n’est pas encore activé.
03 · Les repères de votre projet
Salle de séminaire, lieu de soirée : des critères pour votre recherche.
La recherche se cadre par lot et par zone : lieu et hébergement, restauration, technique ou activité collective. Définissez les critères indispensables et les préférences pour orienter les propositions à étudier.
Un lieu premium doit aussi convenir à votre programme : configuration des espaces, accès, confidentialité, conditions d’accueil et équipements. Capacités, disponibilité aux dates visées et conditions des prestataires sont à vérifier pour chaque projet ; aucune sélection n’est garantie par cette page.
Lieu & séjour
Espaces de travail et de rencontre, hébergement éventuel, accès et proximité des activités.
Accueil & restauration
Pauses, repas, horaires et besoins alimentaires à préciser avec le prestataire concerné.
Technique & activités
Besoins de scène, son, image et animation, cohérence avec les objectifs et accessibilité.
04 · Les repères de votre projet
Comparer des propositions sur un périmètre lisible.
Pour une location de salle de séminaire, demandez la configuration utilisable, les horaires d’accès, les équipements, l’assistance et les conditions de modification. Pour un lieu de soirée, ajoutez les contraintes sonores, l’accueil, les espaces de restauration et la fin de prestation. Les capacités et disponibilités doivent être confirmées pour vos dates.
Les livrables à convenir sont le récapitulatif du brief, les propositions de lieux ou de prestataires à examiner et une synthèse des points à confirmer. Le périmètre de recherche et le nombre de propositions se définissent avec votre projet.
Pour chaque lot, comparez les prestations incluses et exclues, les montants et taxes figurant au devis, les conditions de modification ou d’annulation et les questions ouvertes. Les informations manquantes restent à confirmer ; les prix et conditions seront précisés dans les devis.
05 · Les repères de votre projet
Des décisions explicites, à chaque point de passage.
Vos équipes précisent le brief, les critères et leur circuit de décision. Le périmètre et les responsabilités de l’accompagnement Sourcing Force Events se cadrent avant la recherche. Les éléments commerciaux des propositions doivent être confirmés auprès des prestataires concernés.
Validez le périmètre recherché, puis les options à approfondir et les conditions retenues. Les lots peuvent être examinés et engagés séparément selon vos validations ; le choix d’une proposition ne vaut pas commande.
BME intervient comme fournisseur unique dans le circuit d’achats. Chaque prestataire réel conserve un lot distinct dans ce suivi. Dans le circuit Sourcing Force, la confirmation de commande requiert le bon de commande officiel reçu par BME pour la demande d’achat concernée. Le parcours brief ne crée ni demande d’achat ni commande.
06 · Les repères de votre projet
Un suivi de recherche, lot par lot.
Gardez une vue des choix existants, des besoins encore à préciser et des prochaines décisions.
| Lot | Point de départ | Prochaine décision |
|---|---|---|
| Lieu & hébergement | Zone de recherche définie | Critères à compléter |
| Restauration | Prestataire habituel | Périmètre à confirmer |
| Technique | Lot à rechercher | Besoins à préciser |
Un accompagnement humain
BME accompagne votre événement.
BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.
Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.
Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.
Références événementielles BME
Des projets confiés. La parole de nos clients.
Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.
Lesieur
Adapter les espaces et les horaires au programme
COMET Bercy et The Guest House · Paris
Prestations confiées
- Espaces de réunion
- Restauration
- Horaires d’accès
« BME a négocié les horaires d’accès qui nous manquaient. »
Boralex
Un séminaire résidentiel dans un lieu atypique
La Tour d’Oncin · Plaine de l’Ain
Prestations confiées
- Lieu
- Hébergement
- Restauration
- Salles de travail
« Un lieu atypique, en cohérence avec nos valeurs, trouvé et contractualisé en quelques jours. »
SPHEREA Test et Services
Un lieu et une animation pour un séminaire
L’Orangerie des Demoiselles
Prestations confiées
- Location du lieu
- Animation
- Suivi des acomptes
« BME a géré les acomptes et la facturation complexe du lieu à notre place. »
Les repères de votre projet
Préparer vos choix avec les guides pratiques.
Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.
Les questions à se poser
Préparer, avec vos choix.
Comment comparer les lieux proposés pour un événement ?
Utilisez le même programme, les mêmes horaires et le même effectif. Comparez les espaces, l’accès, les équipements, la restauration, les inclusions et les conditions de modification. Séparez les critères indispensables des préférences et conservez les points non confirmés dans votre brief.
Puis-je conserver mes prestataires habituels ?
Oui. Précisez votre panel existant, les choix faits et les éventuels devis reçus. La recherche peut compléter ces éléments, selon le périmètre à confier.
Puis-je confier uniquement la recherche d’un lieu ou d’un lot ?
Oui. Indiquez le lot concerné et les contraintes déjà définies. Les autres prestations peuvent rester organisées par vos équipes ou vos partenaires.
Et si mes dates, ma destination ou mon budget ne sont pas fixés ?
Décrivez les éléments connus et ce qui reste ouvert. Une flexibilité de dates ou de destination fait partie du brief ; elle ne constitue pas une disponibilité garantie.
Comment transmettre un devis existant dans le brief ?
Choisissez le point de départ correspondant, puis reprenez les informations utiles dans la description. Aucun fichier ne peut encore être importé ; décrivez les informations utiles sans joindre de document.
Le bouton « Confier ma recherche » engage-t-il un prestataire ?
Préparez votre brief dans la popup commune, puis demandez un devis dans le formulaire HubSpot après votre validation. L’IA pose jusqu’à trois questions utiles, ou aucune si votre projet est clair. Une copie de votre brief vous est envoyée dans le corps d’un email. Le brief ne vaut ni devis, ni réservation, ni demande d’achat, ni commande.
Le prochain temps fort de vos équipes
Partons de votre point de départ.
Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.
Confier ma recherche