Le lot concerné
Relier les pièces au prestataire réel et au périmètre de la prestation.
Les échéances visibles · Les pièces réunies
Acomptes & factures. Chaque échéance à sa place.
Repérez les dates, les conditions et les pièces utiles pour chaque lot de votre événement. La prise en charge et toute avance éventuelle se définissent dans le cadre contractuel BME.
01 · Les repères de votre projet
Commencer par les dates et les conditions du lot.
Le suivi des acomptes et factures relie chaque pièce à son fournisseur réel, à sa prestation et à son échéance. BME suit les prestations confiées dans le circuit convenu ; les conditions d’une éventuelle avance de fonds restent contractuelles.
Recensez les devis et contrats concernés, les étapes de validation, les échéances d’acompte et de solde et les pièces attendues. Distinguez les dates connues de celles qui restent à confirmer.
Un échéancier reste propre à chaque fournisseur réel. Une date prévue, une facture reçue ou un devis sélectionné ne prouve pas qu’un paiement a été effectué. Aucun montant ni pourcentage d’acompte n’est supposé par cette page.
02 · Les repères de votre projet
Une prise en charge sous conditions contractuelles.
BME peut avancer des fonds dans son dispositif existant ; la capacité, les conditions et les engagements restent contractuels. Les modalités de prise en charge se vérifient pour votre périmètre avant tout engagement.
Les commissions, la facturation, les paiements et la comptabilité relèvent du dispositif Sourcing Force existant ;
03 · Les repères de votre projet
Réunir les pièces utiles, avec leur contexte.
Pour le suivi à convenir, identifiez les devis ou contrats, les Bon de Commande officiels, les factures d’acompte et de solde et les informations de prestation utiles au lot. Les pièces manquantes ou les références à préciser restent visibles comme questions ouvertes.
Les documents réels et données privées devront passer par le dispositif autorisé. Le brief ne reçoit pas de pièce jointe : décrivez les informations utiles sans document confidentiel.
L’échéance
Identifier la date, sa source et ce qui reste à confirmer.
Les informations ouvertes
Lister les références ou pièces à compléter avant la prochaine validation.
04 · Les repères de votre projet
Des écarts à examiner avant de conclure.
Le suivi administratif peut rapprocher les pièces, les conditions convenues et les informations de prestation. Une différence de périmètre, de référence, de montant ou de taxe doit être examinée dans le circuit concerné.
Ne confondez pas budget prévu, lot engagé, facture reçue et paiement effectué. Les montants, devises, taxes et conditions sont ceux des pièces validées du projet ; cette page ne fait ni calcul financier ni rapprochement automatique.
05 · Les repères de votre projet
Un rôle clair pour chaque prochaine action.
Vos équipes définissent le circuit de validation et transmettent les informations nécessaires selon le dispositif convenu. Les prestataires fournissent les pièces et précisent les conditions de leurs lots ; BME suit la prestation, la facturation et les paiements dans le circuit existant.
Le périmètre de collecte, les points de contrôle, les responsabilités et les conditions de prise en charge se cadrent contractuellement. L’affacturage relève du dispositif financier BME, hors Events ; aucune fonctionnalité d’affacturage n’est activée par ce site.
06 · Les repères de votre projet
Suivre les prochaines décisions, sans déduire un paiement.
Le tableau illustre seulement des informations à compléter et des pièces à vérifier. Il ne représente aucun client, montant réel, état de règlement ou flux comptable.
Chaque fournisseur réel conserve sa Demande d’Achats ou commande client et son lot. La confirmation d’une commande requiert le bon de commande officiel reçu par BME pour la Demande d’Achats concernée ; les lots peuvent être engagés séparément. Le brief ne crée ni demande d’achat ni commande.
| Lot | Point de départ | Prochaine décision |
|---|---|---|
| Lieu | Échéance à confirmer | Conditions du lot à relire |
| Traiteur | Pièce d’acompte manquante | Pièce à demander dans le circuit |
| Technique | Facture de solde à vérifier | Prestation et pièces à rapprocher |
Un accompagnement humain
BME accompagne votre événement.
BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.
Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.
Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.
Références événementielles BME
Des projets confiés. La parole de nos clients.
Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.
SPHEREA Test et Services
Un lieu et une animation pour un séminaire
L’Orangerie des Demoiselles
Prestations confiées
- Location du lieu
- Animation
- Suivi des acomptes
« BME a géré les acomptes et la facturation complexe du lieu à notre place. »
Les repères de votre projet
Préparer vos choix avec les guides pratiques.
Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.
Les questions à se poser
Préparer, avec vos choix.
Quels éléments préparer pour le suivi des acomptes et factures ?
Identifiez les devis ou contrats, les échéanciers, les bons de commande officiels et les factures d’acompte ou de solde disponibles. Reliez chaque pièce au fournisseur réel et au lot concerné. Les pièces manquantes et les références à vérifier seront précisées dans le circuit convenu.
Comment distinguer un acompte, une facture et un paiement ?
L’acompte désigne une somme prévue selon les conditions du lot ; une facture est une pièce reçue ; le paiement est une opération à confirmer dans le circuit concerné. Une échéance ou une facture reçue ne suffit pas à conclure que le fournisseur a été payé.
BME peut-il prendre en charge tous les acomptes sans condition ?
Non. Une avance éventuelle dépend de la capacité, des conditions et des engagements contractuels du dispositif BME. Cette page ne vaut pas accord de financement ou de prise en charge.
Une facture reçue signifie-t-elle que le fournisseur est payé ?
Non. La réception d’une facture, l’échéance prévue et le paiement effectué sont des états différents. Un paiement doit être confirmé par les éléments du circuit concerné, jamais déduit de ce tableau fictif.
Puis-je garder mon traiteur ou un devis déjà reçu ?
Oui. Décrivez les fournisseurs réels, les prestations déjà choisies et les lots dont vous souhaitez cadrer le suivi. Les conditions de prise en charge restent à vérifier pour ce périmètre.
Puis-je joindre mes devis ou factures au brief ?
Le brief sert à décrire votre besoin et ne reçoit pas vos documents confidentiels. Indiquez les lots et les types de pièces disponibles ; l’équipe précisera le circuit autorisé pour transmettre les documents nécessaires au suivi.
Le bouton de préparation déclenche-t-il un règlement ?
Non. Préparer le brief et demander un devis humain ne déclenche aucun règlement, aucune demande d’achat ni commande. Les conditions de prise en charge, les validations et les échéances sont à convenir avant tout engagement.
Votre besoin dépasse les achats de l’événement ?
Pour centraliser d’autres fournisseurs occasionnels de votre entreprise, consultez les achats spots externalisés avec Buy Made Easy et précisez les achats à confier.
Le prochain temps fort de vos équipes
Partons de votre point de départ.
Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.
Confier le suivi administratif