Organisateurs
Préserver les objectifs de chaque événement, les choix existants et les contraintes des participants.
Vos événements · À l’échelle de votre groupe
Un dispositif MICE adapté à votre groupe.
BME accompagne les prestations événementielles confiées par votre groupe comme fournisseur unique. Définissez le programme, les rôles des organisateurs, achats et finance, et les validations de chaque lot. Sourcing Force complète votre ERP ou S2P.
01 · Les repères de votre projet
Un même programme, plusieurs besoins à relier.
Un programme MICE grands comptes relie les besoins de plusieurs équipes ou entités à un cadre commun : responsabilités, prestations confiées, validations et indicateurs. Les contraintes et les décisions de chaque événement restent identifiées ; une présence locale ou une couverture géographique n’est pas déduite de ce cadre.
Plusieurs sites, équipes et formats peuvent mobiliser des organisateurs différents. Le cadrage rassemble les objectifs, les choix existants et les lots à confier, pour préparer une lecture commune du programme.
BME intervient comme fournisseur unique dans le circuit d’achats. Le lieu, le traiteur, la technique ou l’activité restent identifiés par lot ; un accompagnement partiel et vos prestataires habituels font partie du point de départ.
Achats
Définir le périmètre fournisseurs, les validations et les conditions du dispositif MICE.
Finance
Préciser les centres de coût, les pièces attendues, les échéances et les indicateurs à lire ensemble.
02 · Les repères de votre projet
Des responsabilités explicites, lot par lot.
Définissez qui formule le besoin, compare les propositions, valide le choix et transmet les pièces. Une Demande d’Achats ou commande client par fournisseur réel conserve les décisions de chaque lot ; le lieu peut être confirmé avant la restauration.
Dans Sourcing Force, la commission est calculée à la création de la Demande d’Achats et le devis BME est transmis au client pour son Bon de Commande officiel. BME doit recevoir ce Bon de Commande pour la Demande d’Achats concernée avant confirmation ; ensuite Sourcing Force émet les commandes fournisseurs. Un clic ou une fiche Events ne vaut pas commande, et le brief ne crée aucune Demande d’Achats ni commande.
Le périmètre, les responsabilités, l’accompagnement, les conditions d’annulation et les modalités d’acomptes se conviennent contractuellement. La capacité d’avance de fonds et une facture globale ne sont pas garanties par cette page.
03 · Les repères de votre projet
Organiser les interlocuteurs autour de votre programme.
L’équipe dédiée, les rôles, les relais de vos entités et les points de coordination se définissent avec le périmètre retenu. Les personnes, langues de travail, disponibilités et modalités de service restent à confirmer ; aucune identité ou implantation n’est présumée.
BME suit les prestations, factures et paiements dans le dispositif existant après confirmation. Conservez les validations qui vous reviennent et précisez comment les organisateurs, achats et finance partagent leurs informations.
Votre groupe
Désigner les organisateurs, décideurs achats, contacts finance et responsables des accès.
BME / Sourcing Force
Convenir des interlocuteurs et du suivi des lots dans le dispositif applicable au client.
Les prestataires
Documenter les prestations, conditions et points de coordination propres à chaque lot.
04 · Les repères de votre projet
Commencer par un périmètre partagé, puis l’élargir.
Le parcours ci-dessous décrit une méthode de cadrage à adapter à votre groupe. Les étapes et points de passage se conviennent avec vos équipes ; ils ne constituent ni un calendrier garanti, ni un déploiement déjà réalisé chez un client.
Cadrer le programme
Identifier les événements, entités et sites concernés, les prestataires déjà choisis et les circuits de décision.
Point de passage : périmètre et responsabilités partagés.Éprouver un premier périmètre
Convenir d’un événement ou de quelques lots, des pièces attendues et des indicateurs utiles avant de les appliquer plus largement.
Point de passage : bilan du périmètre pilote et ajustements validés.Étendre après validation
Étudier l’élargissement aux entités ou formats retenus avec les équipes, selon les conditions, capacités et accès confirmés.
Point de passage : périmètre d’extension et modalités de suivi convenus.
05 · Les repères de votre projet
Un programme MICE dans votre environnement achats.
Events prépare le besoin événementiel ; Sourcing Force reste complémentaire de votre environnement ERP/S2P. Identifiez les entités, centres de coût, circuits de validation, référentiels et accès utiles avant de définir les flux éventuels.
Un futur transfert automatique dépend notamment d’un identifiant client Sourcing Force configuré et de flux vérifiés dans le dispositif autorisé. Le circuit manuel existant reste distinct de ce brief. Les interfaces métier seront vérifiées au moment du projet ; la documentation d’intégration générale ne prouve pas leur activation pour votre groupe.
Définissez avec les responsables concernés les droits d’accès, la confidentialité, la conservation et les canaux de partage. Décrivez le périmètre sans joindre de document confidentiel au brief. Aucun stockage privé, connecteur, certification ou résidence de données n’est validé par cette page.
06 · Les repères de votre projet
Les mêmes repères, sans confondre les états.
Pour le programme MICE, définissez les événements, entités, sites, centres de coût, périodes et devises, ainsi que les prestataires réels par lot. Les budgets estimé, sélectionné, engagé selon Sourcing Force et réalisé documenté restent distincts des paiements.
Les devises ne se somment pas sans convention de conversion documentée. Les pièces manquantes et le périmètre couvert restent visibles ; la qualité et la satisfaction exigent une méthode de collecte. L’actualisation dépend du circuit et des pièces disponibles, sans promesse de temps réel.
Une synthèse pour votre direction, puis le détail des lots.
Découvrir l’exemple de reporting et son PDF| Périmètre | État du lot | Prochaine décision |
|---|---|---|
| Lieu · Séminaire | Bon de Commande officiel reçu | Suivre la prestation et les pièces |
| Restauration · Séminaire | Bon de Commande officiel attendu | Confirmer la Demande d’Achats concernée |
| Technique · Conférence | Devis sélectionné | Valider le choix et le circuit de Bon de Commande |
07 · Les repères de votre projet
Des entreprises qui nous ont confié de l’événementiel.
Des entreprises nous confient leurs prestations événementielles.
- APTAR France
- Boralex
- Mayoly Santé
- SPIE Nucléaire
Un accompagnement humain
BME accompagne votre événement.
BME fournit le service humain : recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié. BME intervient comme fournisseur unique, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.
Sourcing Force est le logiciel Achat qui complète votre ERP ou S2P. Le service événementiel et le logiciel ont des rôles distincts dans votre circuit d’achats.
Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande. BME doit recevoir le bon de commande officiel pour confirmer les prestations concernées.
Références événementielles BME
Des projets confiés. La parole de nos clients.
Découvrez les lieux et les prestations confiées à BME pour des événements d’entreprise. Chaque référence décrit un projet particulier.
Boralex
Un séminaire résidentiel dans un lieu atypique
La Tour d’Oncin · Plaine de l’Ain
Prestations confiées
- Lieu
- Hébergement
- Restauration
- Salles de travail
« Un lieu atypique, en cohérence avec nos valeurs, trouvé et contractualisé en quelques jours. »
Les repères de votre projet
Préparer vos choix avec les guides pratiques.
Comparez les options avec des critères concrets et des checklists à télécharger.
Les questions à se poser
Préparer, avec vos choix.
Quelles informations préparer pour cadrer un programme MICE grands comptes ?
Décrivez les équipes ou entités concernées, les types d’événements, le rythme envisagé, les prestataires existants et les lots à confier. Précisez les responsables, le circuit de validation et les indicateurs souhaités. Le budget et certaines dates peuvent rester à définir ; n’inscrivez pas de détail confidentiel dans le brief.
Comment démarrer progressivement plutôt que confier tout le programme ?
Choisissez un premier événement ou un périmètre de lots à cadrer. Définissez les responsabilités, les critères de comparaison, les validations et les points de bilan. L’extension du dispositif se décide à partir de ce périmètre et des conditions convenues ; aucune capacité ni condition identique entre sites n’est présumée.
Peut-on préparer un programme annuel sans date unique ?
Oui. Décrivez le rythme envisagé, les formats, les entités ou sites et les informations encore inconnues. Le programme peut se cadrer avant qu’un premier événement soit daté ; ce formulaire n’impose ni date ni nombre d’événements.
Peut-on conserver nos fournisseurs et confier seulement certains lots ?
Oui. Signalez les prestataires habituels, lieux ou devis déjà choisis, les responsabilités conservées par vos équipes et les lots à confier. Le périmètre se définit à partir de cet existant.
Fournisseur unique signifie-t-il une seule commande pour tout le programme ?
BME reste le fournisseur unique face au client, mais une Demande d’Achats ou commande client correspond à chaque fournisseur réel. Les lots gardent leurs états séparés. La confirmation nécessite le Bon de Commande officiel reçu par BME pour la Demande d’Achats concernée ; une facture globale systématique n’est pas présumée.
Une équipe dédiée et des conditions identiques sont-elles garanties partout ?
Les interlocuteurs, responsabilités, langues, pays, capacité de prise en charge et conditions de service se cadrent pour votre programme.
Events remplace-t-il notre ERP ou connecte-t-il nos achats automatiquement ?
Events prépare le besoin MICE. L’articulation avec votre ERP/S2P relève du dispositif Sourcing Force et nécessite la vérification des accès, identifiants et flux applicables.
Comment préparer le diagnostic et protéger nos informations ?
Le bouton ouvre le brief commun, puis le formulaire de demande de devis. Ne renseignez aucun document ni détail confidentiel. Les modalités de confidentialité, d’accès et de conservation se cadrent avant la transmission de documents réels.
Le prochain temps fort de vos équipes
Partons de votre point de départ.
Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.
Préparer mon programme MICE