Lieu & salles
Espaces et créneaux à réserver
Précisez les salles, les horaires, les accès et les espaces privatifs. Distinguez ce qui est inclus dans le lieu des prestations à prévoir séparément.
Votre événement · Un budget à cadrer
Préparez le budget de votre événement.
Un séminaire, une soirée ou une conférence : identifiez les postes à prévoir et les choix déjà faits. Construisez un cadre clair avant de comparer les propositions.
Votre budget MICE
Cadrez votre budget événement.
Demandez une estimation IA indicative en ligne, puis affinez votre projet avec l’équipe Sourcing Force si vous le souhaitez.
01 · Les repères de votre projet
Le budget commence avec votre projet.
Définissez les éléments de cadrage avant de comparer des propositions : les participants, la durée, les nuits, la destination, la période et le niveau de prestation. Les réponses encore inconnues peuvent rester à préciser.
Ce parcours propose une estimation IA indicative sur demande, sans contacter l’équipe Sourcing Force, puis transmet vos choix au brief. La fourchette reste hypothétique ; les tarifs ne sont pas vérifiés.
- Participants
- Quel effectif approximatif, quels besoins d’accueil et d’accessibilité ?
- Durée & nuits
- Combien de journées, de nuitées et de créneaux à prévoir ?
- Destination & accès
- Quel lieu ou quelle zone, quels trajets et accès pour les participants ?
- Période & flexibilité
- Quelle période envisagée, et quelles alternatives de dates ?
- Niveau de prestation
- Quels espaces, repas, équipements et activités sont attendus ?
- Périmètre & devise
- Quels lots sont déjà choisis, que reste-t-il à confier et dans quelle devise ?
02 · Les repères de votre projet
Des hypothèses visibles, des montants à documenter.
Un budget se relit plus facilement lorsque son périmètre et ses bases sont explicites. Gardez les inclusions, exclusions et points à confirmer près des montants lorsqu’ils seront disponibles.
Distinguez les coûts fixes, les coûts liés aux quantités et les prestations couvertes par un forfait. Les repas, salles, hébergements ou transports déjà inclus ne doivent pas être comptés une seconde fois.
03 · Les repères de votre projet
Huit postes pour préparer la discussion.
Ces postes sont des repères à adapter à votre événement. Tous ne s’appliquent pas systématiquement ; conservez les prestations déjà choisies et identifiez les seuls lots restant à confier. Aucun prix ou pourcentage n’est associé à ces cartes.
Hébergement
Nuitées et catégories de chambres
Documentez les nuits, l’occupation et les catégories de chambres. Vérifiez les prestations incluses, les conditions de réservation et les éventuelles taxes.
Restauration
Participants et services prévus
Listez les pauses, repas et boissons, ainsi que les régimes alimentaires. Vérifiez les quantités, le personnel, le matériel et les horaires de service.
Technique
Équipements et durée de mobilisation
Identifiez le son, l’image, l’éclairage et les connexions nécessaires. Clarifiez les frais de montage, d’exploitation et de démontage.
Activités & animation
Groupes et programme
Précisez les activités, l’encadrement et les moyens nécessaires. Faites confirmer les inclusions, l’accessibilité et les alternatives en cas d’aléa.
Transport collectif
Trajets, véhicules et rotations
Décrivez les points de départ, les arrivées et les rotations. Vérifiez la capacité, les horaires, les attentes et les prestations prévues par le devis.
Organisation & coordination
Périmètre confié et présence attendue
Définissez la préparation, les intervenants et la présence sur place. Les honoraires et prestations d’accompagnement restent à confirmer selon le périmètre.
Provision pour aléas
Risques et décisions à documenter
Identifiez les risques et convenez d’une provision explicite si nécessaire. Aucun pourcentage standard n’est appliqué ; évitez de compter deux fois un poste déjà couvert.
04 · Les repères de votre projet
Comparer les périmètres avant les montants.
Pour chaque proposition, relevez la prestation, la quantité, l’unité, la devise, la base HT ou TTC, les inclusions et exclusions, la source et la date de validité. Faites préciser les conditions d’acomptes, d’annulation et les pièces attendues avec les interlocuteurs concernés.
Comparez des périmètres équivalents. Une enveloppe cible, un devis sélectionné, un engagement dans le circuit Sourcing Force, un réalisé documenté et un paiement sont des repères distincts ; cette page ne les fusionne pas dans un total.
Les inclusions
Vérifier ce que couvrent le lieu, les repas, la technique et la coordination.
Les bases de comparaison
Documenter les quantités, unités, devises, taxes et dates des propositions.
Les points ouverts
Faire préciser les honoraires, aléas et conditions propres à chaque lot.
05 · Les repères de votre projet
Rassembler les informations pour la suite.
Utilisez le brief pour décrire vos paramètres, vos choix existants et les postes à préciser. Décrivez les informations utiles dans le brief, sans pièce jointe.
Les exemples ci-dessous sont des situations de préparation fictives, sans devis validé, prestation réservée ni événement attribué à un client. Ils peuvent vous aider à formuler votre propre point de départ.
Séminaire
Cadrer un séminaire
Exemple fictif : séminaire pour 80 personnes, deux jours et une nuit près de Lyon. Prévoir salles, hébergement, repas et une activité collective. Budget à définir en EUR, dates flexibles.Rédiger mon brief
Réunion ou journée d’équipe
Garder les choix existants
Exemple fictif : journée d’équipe pour 40 personnes. Salle et matériel déjà choisis ; conserver ces lots. Cadrer seulement restauration et coordination. Enveloppe à définir en EUR.Rédiger mon brief
Soirée d’entreprise
Préparer la lecture des devis
Exemple fictif : soirée pour 120 personnes. Devis de lieu disponible ; reprendre ses inclusions, exclusions, unités, devise et validité. Clarifier traiteur et animation ; montants à renseigner.Rédiger mon brief
06 · Les repères de votre projet
Un cadre de préparation, puis des décisions par lot.
L’équipe Sourcing Force vous accompagne dans un circuit d’achats avec un fournisseur unique. Une Demande d’Achats ou commande client correspond à chaque fournisseur réel ; le lieu peut être confirmé avant la restauration. La préparation du budget ne crée aucune Demande d’Achats ni commande.
La commission est calculée dans Sourcing Force lors de la création de la Demande d’Achats, puis le devis définitif permet au client d’émettre son Bon de Commande officiel. La confirmation exige le Bon de Commande reçu par le fournisseur unique pour la Demande d’Achats concernée ; une fiche ou la sélection d’un devis ne confirme aucune prestation. Après confirmation, Sourcing Force émet les commandes fournisseurs et l’équipe Sourcing Force suit les prestations, factures et paiements.
Le pilotage budgétaire général relève de Sourcing Force, complémentaire de l’ERP/S2P. L’estimation IA reste hypothétique et un devis exige des propositions validées ; aucune intégration, avance de fonds ou condition financière n’est garantie par cette page.
Un accompagnement humain
L’équipe Sourcing Force accompagne votre événement.
Recherche des prestations, organisation et coordination du périmètre confié, en conservant vos prestataires et les lots déjà choisis.
Un brief ne crée aucune demande d’achat ni commande.
Les questions à se poser
Préparer, avec vos choix.
Cette page calcule-t-elle le coût de mon événement ?
Vous pouvez demander une estimation IA indicative sans contacter l’équipe Sourcing Force. Elle présente une fourchette hypothétique pour les seuls lots estimés, avec hypothèses et exclusions. Ce n’est pas un devis ; si le service est indisponible ou les données insuffisantes, le budget reste à compléter.
Peut-on commencer avec un budget à définir ?
Oui. Décrivez le format, les participants, le lieu ou la zone et les prestations attendues. Les inconnues restent à préciser ; une estimation IA peut expliciter ses hypothèses, sans intégrer de taxes ni de provision.
Comment intégrer nos fournisseurs ou devis existants ?
Indiquez les lots déjà couverts, les prestations retenues et ce qui reste à confier. Reprenez les éléments utiles en texte. Le budget doit conserver ce périmètre existant.
Comment traiter les taxes, devises et honoraires ?
Documentez la base HT ou TTC et les taxes de chaque proposition, puis faites confirmer les inclusions et honoraires. Gardez les devises distinctes sans convention de conversion documentée. La page n’applique aucun taux de taxe, de change ou de commission.
La fiche est-elle un devis ou une demande envoyée ?
Préparez votre brief dans la popup commune, puis demandez un devis dans le formulaire HubSpot après votre validation. L’IA pose jusqu’à trois questions utiles, ou aucune si votre projet est clair. Une copie de votre brief vous est envoyée dans le corps d’un email. Le brief ne vaut ni devis, ni réservation, ni demande d’achat, ni commande.
Le prochain temps fort de vos équipes
Partons de votre point de départ.
Vos objectifs, les choix déjà faits et les questions encore ouvertes.
Préparer mon budget