Sede e sale
Spazi e periodi di prenotazione
Specifica sale, orari, accessi e spazi riservati. Separa i servizi inclusi dalle esigenze aggiuntive.
Il tuo evento · Un budget da definire
Pianifica il budget del tuo evento.
Un seminario, una serata o una conferenza: individua i servizi da prevedere e le scelte già fatte. Definisci un quadro chiaro prima di confrontare le proposte.
Il tuo budget MICE
Definisci il budget del tuo evento.
Richiedi una stima indicativa IA online e, se lo desideri, approfondisci il progetto con il team Sourcing Force.
01 · I punti chiave del tuo progetto
Inizia dal tuo progetto.
Definisci partecipanti, durata, notti, destinazione, periodo e livello di servizio. I dati sconosciuti possono restare aperti.
Richiedi una stima indicativa IA senza contattare il team Sourcing Force e trasferisci le decisioni nel brief. L’intervallo è ipotetico; le tariffe non sono verificate.
- Partecipanti
- Quante persone sono previste e quali esigenze di accessibilità ci sono?
- Durata e notti
- Quanti giorni, notti e fasce orarie servono?
- Destinazione e accesso
- Quale luogo o zona, quali tragitti e accessi sono previsti?
- Periodo e flessibilità
- Quale periodo è previsto e sono possibili date alternative?
- Livello di servizio
- Quali spazi, pasti, attrezzature e attività sono richiesti?
- Perimetro e valuta
- Quali servizi sono già coperti, quali gestirà il team Sourcing Force e in quale valuta?
02 · I punti chiave del tuo progetto
Rendi visibili le ipotesi.
Documenta perimetro, inclusioni, esclusioni e punti da confermare accanto agli importi offerti.
Separa costi fissi, costi legati alle quantità e servizi inclusi. Non conteggiare un servizio incluso due volte.
03 · I punti chiave del tuo progetto
Otto voci per orientare la conversazione.
Adatta le voci al tuo evento. Conserva i fornitori scelti e indica solo i servizi da affidare al team Sourcing Force. Queste voci non includono prezzi indicativi.
Alloggio
Notti e categorie di camere
Documenta notti, occupazione e categorie. Verifica inclusioni, condizioni di prenotazione e imposte applicabili.
Ristorazione
Partecipanti e pasti
Elenca pause, pasti e bevande. Verifica quantità, personale, attrezzature e orari.
Servizi tecnici
Attrezzature e durata
Individua audio, video, illuminazione e connettività. Chiarisci costi di montaggio, gestione e smontaggio.
Attività e animazione
Gruppi e programma
Descrivi attività, supervisione e mezzi. Conferma inclusioni, accessibilità e alternative.
Trasporto collettivo
Tragitti, veicoli e turni
Descrivi partenze, arrivi e turni. Conferma capacità, orari, attese e servizi offerti.
Organizzazione e coordinamento
Perimetro concordato e supporto sul posto
Definisci preparazione, collaboratori e presenza sul posto. I compensi restano da confermare per il perimetro concordato.
Riserva per imprevisti
Rischi e decisioni documentate
Individua i rischi e concorda una riserva esplicita se necessaria. Non si applica una percentuale standard né si conteggiano due volte i servizi inclusi.
04 · I punti chiave del tuo progetto
Confronta il perimetro prima degli importi.
Registra servizio, quantità, unità, valuta, base imponibile, inclusioni, esclusioni, fonte e validità. Chiarisci acconti e condizioni di cancellazione.
Budget obiettivo, offerta selezionata, impegno di acquisto, costi effettivi documentati e pagamento sono dati distinti. Questa pianificazione non li unisce.
Servizi inclusi
Verifica cosa coprono sede, pasti, servizi tecnici e coordinamento.
Basi di confronto
Documenta quantità, unità, valute, imposte e date delle proposte.
Punti aperti
Chiarisci compensi, imprevisti e condizioni di ogni lotto.
05 · I punti chiave del tuo progetto
Riunisci le informazioni.
Trasferisci dati, accordi esistenti e informazioni sconosciute dal modulo al brief. I dettagli aggiuntivi restano modificabili.
Gli esempi sono situazioni fittizie di pianificazione, non offerte confermate, prenotazioni o eventi di clienti.
Seminario
Pianificare un seminario
Esempio fittizio: seminario per 80 persone, due giorni e una notte vicino a Lione. Sale, alloggio, pasti e attività da organizzare. Budget da definire in EUR; date flessibili.Scrivere il mio brief
Riunione o giornata di team
Conservare le decisioni esistenti
Esempio fittizio: giornata di team per 40 persone. Sala e attrezzature già scelte; conservare gli accordi. Supporto necessario solo per ristorazione e coordinamento. Budget da definire in EUR.Scrivere il mio brief
Serata aziendale
Preparare il confronto delle offerte
Esempio fittizio: serata per 120 persone. È disponibile un’offerta per la sede. Verificare perimetro, esclusioni, unità, valuta e validità. Ristorazione e animazione restano da confermare.Scrivere il mio brief
06 · I punti chiave del tuo progetto
Ogni lotto conserva le proprie decisioni.
Il team Sourcing Force ti accompagna in un processo di acquisto con un fornitore unico. Ogni fornitore effettivo ha una propria richiesta di acquisto o ordine del cliente; la sede può essere confermata prima della ristorazione. Preparare il budget non crea richieste di acquisto né ordini.
Sourcing Force calcola la commissione alla creazione della richiesta di acquisto; il preventivo definitivo permette al cliente di emettere il proprio ordine ufficiale. La conferma richiede che il fornitore unico riceva tale ordine per la richiesta interessata; una scheda o un preventivo selezionato non conferma servizi. Dopo la conferma, Sourcing Force emette gli ordini ai fornitori e il team Sourcing Force segue servizi, fatture e pagamenti.
Sourcing Force gestisce il budget generale come complemento del tuo ERP/S2P. La stima IA rimane ipotetica e un preventivo richiede proposte convalidate; questa pagina non garantisce integrazione, finanziamento anticipato né condizioni finanziarie.
Supporto umano
Il team Sourcing Force accompagna il tuo evento.
Ricerca dei servizi, organizzazione e coordinamento del perimetro affidato, mantenendo i tuoi fornitori e i servizi già scelti.
Un brief non crea richieste di acquisto né ordini.
Le domande da porsi
Pianifica con le scelte già fatte.
Questa pagina calcola il costo dell’evento?
Puoi richiedere una stima indicativa IA senza contattare il team Sourcing Force. Mostra un intervallo ipotetico solo per i lotti stimati, con ipotesi ed esclusioni. Non è un preventivo; senza servizio o dati sufficienti, il budget resta da completare.
Posso iniziare con un budget sconosciuto?
Sì. Lascia aperti i dati sconosciuti e indica i servizi necessari. Costi, imposte, compensi e riserva restano da confermare.
Posso conservare fornitori o offerte esistenti?
Sì. Segna i servizi come già coperti e descrivi i fornitori o le offerte esistenti. Il team Sourcing Force può occuparsi solo del perimetro restante.
Come vengono gestite imposte, valute e compensi?
Documenta la base al netto o al lordo delle imposte e le imposte di ogni proposta; conferma servizi inclusi e compensi. Mantieni separate le valute senza un criterio di conversione documentato. La pagina non applica aliquote fiscali, tassi di cambio né commissioni.
La scheda è un preventivo o una richiesta inviata?
Prepara il brief nel popup comune e richiedi un preventivo nel modulo HubSpot dopo averlo convalidato. L’IA pone fino a tre domande utili, o nessuna se il progetto è chiaro. Una copia del brief viene inviata nel corpo di un’email. Il brief non costituisce un preventivo, prenotazione, richiesta di acquisto né ordine.
Il prossimo momento importante per il tuo team
Partiamo dal tuo punto di partenza.
I tuoi obiettivi, le scelte già fatte e le domande ancora aperte.
Preparare il mio budget