Catering para empresas: prepare su presupuesto.

Empiece por el programa y después elija el formato.

Enumere las fases de restauración: bienvenida, pausas, almuerzo, cóctel o cena. Indique su lugar en el programa, el tiempo disponible y los espacios previstos. Pregunte si el servicio propuesto permite reanudar los talleres o las intervenciones a la hora prevista.

Ejemplo ficticio: una jornada de trabajo incluye una pausa y un almuerzo antes de dos talleres. El brief describe un servicio compatible con ese horario; no presupone que un bufé y una comida servida requieran el mismo personal o espacio.

• Distinga cada fase y su horario.
• Indique servicio en mesa, bufé u otro formato que confirmar.
• Identifique los tiempos de montaje y recogida.

Prepare los asistentes y los ajustes.

Indique los asistentes previstos en cada fase, incluyendo ponentes y equipo organizador cuando deban contemplarse sus comidas. No todos permanecen para la cena; evite aplicar la misma cifra a cada comida sin comprobarla.

Pregunte cuándo debe confirmarse el número, cómo se gestionan las variaciones y qué cantidades o servicios están incluidos. Mantenga las hipótesis identificadas hasta que el proveedor las confirme.

• Prepare un número por comida o pausa.
• Identifique mínimos y condiciones de ajuste.
• Anote quién comunica el número final al proveedor.

Aclare los menús y la información alimentaria.

Describa las necesidades de menús de forma agregada para la planificación inicial. Verifique con el catering las opciones concretas, la información sobre los platos y la organización para necesidades particulares. Una preferencia de menú no garantiza la atención de una alergia.

Service Public explica las obligaciones francesas de información sobre alérgenos, también en restauración. Esta referencia no describe la normativa española. Pida al proveedor que confirme los requisitos locales y cómo estará disponible la información durante el servicio. Los datos personales necesarios se tratarán después con interlocutores autorizados, no en el brief de IA.

Referencia: Service Public · Información sobre alérgenos en Francia.

• Confirme las adaptaciones posibles con el proveedor.
• Compruebe cómo se accede a la información de los platos.
• Evite listas nominativas o detalles médicos en la planificación inicial.

Coordine el catering con el recinto y los equipos.

Aclare los accesos de entrega, la preparación en el recinto, los equipos y las zonas de servicio. ¿Quién aporta vajilla, mesas, personal y recogida? Un catering ya elegido también debe conocer las condiciones del recinto.

La guía de ADEME trata el abastecimiento, los menús, el desperdicio alimentario y los residuos. Utilice estos temas para plantear preguntas concretas sobre cantidades, presentación de menús, envases y clasificación de residuos con el recinto. Una intención no sustituye un servicio confirmado.

Referencia: ADEME · Restauración sostenible para eventos.

• Revise horarios y restricciones de entrega.
• Distinga equipos incluidos y equipos que prever.
• Aclare responsabilidades al finalizar el servicio.

Solicite un presupuesto con un alcance explícito.

Compare comensales, fases, menús, bebidas, personal y equipos. Anote la moneda, el tratamiento fiscal, las opciones y las condiciones de modificación. Conserve los acuerdos existentes y solicite solo los complementos necesarios.

Para empezar, transmita un resumen del programa y las necesidades. El principio de minimización descrito por la CNIL implica limitar los datos personales a lo necesario para el objetivo. El brief prepara la conversación con el equipo de Sourcing Force; no reserva el catering ni confirma un pedido.

Referencia: CNIL · Los seis principios del RGPD.

• Conserve los servicios cubiertos y las cuestiones pendientes.
• Revise horarios, servicios incluidos y plazos aplicables.
• Solicite un presupuesto para los servicios que falten.