Traiteur entreprise : préparez votre devis.

Partez du déroulé, puis choisissez le format.

Listez les séquences de restauration : accueil, pauses, déjeuner, cocktail ou dîner. Précisez leur place dans le programme, le temps disponible et les espaces prévus. Demandez si le service envisagé permet de reprendre les ateliers ou les prises de parole à l’heure souhaitée.

Exemple fictif : une journée de travail comporte une pause et un déjeuner avant deux ateliers. Le brief décrit un service compatible avec cette reprise ; il ne suppose pas qu’un buffet et un repas assis aient les mêmes besoins de personnel et d’espace.

• Distinguer chaque séquence et son horaire.
• Préciser service assis, buffet ou autre format à confirmer.
• Identifier les temps d’installation et de remise en état.

Préparez les effectifs et les ajustements.

Indiquez l’effectif attendu pour chaque séquence, y compris les intervenants et l’équipe d’organisation lorsque leurs repas sont à prévoir. Tous les participants ne restent pas nécessairement pour le dîner ; évitez d’appliquer le même nombre à chaque repas sans vérification.

Demandez à quelle date le nombre doit être confirmé, comment une variation est traitée et quelles quantités ou prestations sont incluses. Conservez les hypothèses comme telles tant que le prestataire ne les a pas confirmées.

• Préparer un nombre par repas ou pause.
• Identifier les minimums éventuels et les modalités d’ajustement.
• Noter qui transmet l’effectif final au prestataire.

Faites préciser les menus et l’information alimentaire.

Décrivez les besoins de menus sous forme agrégée pour le cadrage. Faites vérifier avec le traiteur les possibilités concrètes, l’information disponible sur les plats et l’organisation adaptée aux besoins particuliers. Une mention de préférence de menu ne garantit pas la prise en charge d’une allergie.

Service Public présente les obligations d’information sur les allergènes, notamment en restauration. Demandez au prestataire comment cette information sera disponible pendant le service. Les détails personnels nécessaires se traitent ensuite avec les interlocuteurs autorisés, pas dans le champ du brief IA.

Repère : Service Public · Information sur les allergènes.

• Faire confirmer les adaptations possibles avec le prestataire.
• Vérifier comment l’information sur les plats sera accessible.
• Préparer les besoins sans liste nominative ni détail médical dans le cadrage.

Reliez la prestation au lieu et aux équipements.

Faites préciser les accès de livraison, les possibilités de préparation sur place, le matériel et les espaces de service. Qui fournit la vaisselle, les tables, le personnel et la remise en état ? Un traiteur déjà choisi doit aussi connaître les conditions du lieu.

Le guide ADEME aborde les approvisionnements, les menus, le gaspillage et les déchets. Utilisez ces thèmes pour poser des questions concrètes : ajustement des quantités, présentation des menus, conditionnements et organisation du tri avec le lieu. Une intention ne remplace pas une prestation confirmée.

Repère : ADEME · Guide pour une restauration événementielle durable.

• Vérifier les horaires et les contraintes de livraison.
• Distinguer matériel inclus et équipements à prévoir.
• Faire préciser les responsabilités de fin de service.

Demandez un devis sur un périmètre explicite.

Comparez le nombre de convives, les séquences, les menus, les boissons, le personnel et les matériels. Relevez la devise, le traitement des taxes, les options et les conditions de modification. Gardez les accords existants et demandez seulement les compléments nécessaires.

Pour commencer, transmettez une synthèse du programme et des besoins. Le principe de minimisation rappelé par la CNIL conduit à limiter les données personnelles à ce qui sert l’objectif. Le brief prépare la discussion avec l’équipe Sourcing Force ; il ne réserve pas le traiteur et ne confirme aucune commande.

Repère : CNIL · Les six grands principes du RGPD.

• Conserver les prestations déjà couvertes et les points ouverts.
• Vérifier les horaires, les inclusions et les échéances applicables.
• Demander un devis sur le lot à compléter.