Catering aziendale: preparate il vostro preventivo.

Partite dal programma, poi scegliete il formato.

Elencate le fasi di ristorazione: accoglienza, pause, pranzo, cocktail o cena. Precisate la loro posizione nel programma, il tempo disponibile e gli spazi previsti. Chiedete se il servizio proposto consente di riprendere workshop o interventi all’orario desiderato.

Esempio fittizio: una giornata di lavoro include una pausa e un pranzo prima di due workshop. Il brief descrive un servizio compatibile con questo programma; non presume che un buffet e un pasto servito richiedano lo stesso personale e spazio.

• Distinguete ogni fase e il relativo orario.
• Precisate servizio al tavolo, buffet o altro formato da confermare.
• Individuate i tempi di allestimento e riordino.

Preparate i numeri e gli adeguamenti.

Indicate le presenze previste per ogni fase, compresi relatori e team organizzativo quando i loro pasti devono essere previsti. Non tutti restano per cena; evitate di applicare lo stesso numero a ogni pasto senza verifica.

Chiedete quando confermare i numeri, come vengono gestite le variazioni e quali quantità o servizi sono inclusi. Mantenete le ipotesi indicate come tali finché il fornitore non le conferma.

• Preparate un numero per ogni pasto o pausa.
• Individuate eventuali minimi e condizioni di adeguamento.
• Annotate chi comunica il numero finale al fornitore.

Chiarite menu e informazioni alimentari.

Descrivete le esigenze di menu in forma aggregata per la pianificazione iniziale. Verificate con il catering le possibilità concrete, le informazioni sui piatti e l’organizzazione per esigenze particolari. Una preferenza di menu non garantisce la gestione di un’allergia.

Service Public illustra gli obblighi francesi di informazione sugli allergeni, anche nella ristorazione. Questa fonte non descrive il diritto italiano. Chiedete al fornitore di confermare i requisiti locali e come le informazioni saranno disponibili durante il servizio. I dati personali necessari vanno trattati successivamente con interlocutori autorizzati, non nel brief IA.

Riferimento: Service Public · Informazioni sugli allergeni in Francia.

• Fate confermare gli adattamenti possibili dal fornitore.
• Verificate come accedere alle informazioni sui piatti.
• Evitate elenchi nominativi e dettagli medici nella pianificazione iniziale.

Collegate il servizio alla sede e alle attrezzature.

Chiarite accessi per le consegne, preparazione sul posto, attrezzature e spazi di servizio. Chi fornisce stoviglie, tavoli, personale e riordino? Anche un catering già scelto deve conoscere le condizioni della sede.

La guida ADEME tratta approvvigionamento, menu, spreco alimentare e rifiuti. Utilizzate questi temi per domande concrete su quantità, presentazione dei menu, imballaggi e raccolta differenziata con la sede. Un’intenzione non sostituisce un servizio confermato.

Riferimento: ADEME · Ristorazione sostenibile per eventi.

• Verificate orari e vincoli delle consegne.
• Distinguete attrezzature incluse e dotazioni da prevedere.
• Chiarite le responsabilità a fine servizio.

Richiedete un preventivo con un ambito esplicito.

Confrontate numero di ospiti, fasi, menu, bevande, personale e attrezzature. Annotate valuta, trattamento delle imposte, opzioni e condizioni di modifica. Conservate gli accordi esistenti e richiedete solo le integrazioni necessarie.

Per iniziare, trasmettete una sintesi del programma e delle esigenze. Il principio di minimizzazione ricordato dalla CNIL implica limitare i dati personali a quanto serve allo scopo. Il brief prepara il confronto con il team Sourcing Force; non prenota il catering e non conferma alcun ordine.

Riferimento: CNIL · I sei principi del GDPR.

• Conservate il quadro dei servizi coperti e dei punti aperti.
• Verificate orari, servizi inclusi e scadenze applicabili.
• Richiedete un preventivo per i servizi mancanti.